1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации (далее соответственно - Инструкция, Министерство) разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (далее - Федеральный конституционный закон N 2-ФКЗ), Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ), Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера", постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (далее - Правила N 1009), постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (далее - Регламент Правительства Российской Федерации), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Положением о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395 (далее - Положение о Министерстве), Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264, Регламентом Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 17 августа 2020 г. N 310 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 января 2021 г., регистрационный N 62048) (далее - Регламент Министерства), приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 ноября 2011 г., регистрационный N 22304), Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023) (далее - Правила делопроизводства), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. N 199, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный N 75119), Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2025 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 июня 2025 г. N 622-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2025), Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 января 2025 г. N 30-ст.

1.2. Инструкция разработана в целях организации делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, их текущего хранения и подготовки к передаче в архив Министерства.

1.3. Инструкция является обязательной для исполнения всеми государственными гражданскими служащими Министерства (далее - работники). При подготовке государственными гражданскими служащими подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, а также работниками подведомственных Министерству организаций (далее - федеральная служба и федеральные агентства, организации) проектов документов, представляемых на подпись Министру транспорта Российской Федерации, первому заместителю Министра транспорта Российской Федерации, статс-секретарю - заместителю Министра транспорта Российской Федерации, заместителям Министра транспорта Российской Федерации (далее соответственно - Министр, первый заместитель Министра, статс-секретарь - заместитель Министра, заместители Министра, именуемые в дальнейшем "руководство Министерства") <1> необходимо руководствоваться требованиями Инструкции.

--------------------------------

<1> По тексту Инструкции понятие "заместитель Министра" подразумевает под собой совокупность понятий "первый заместитель Министра транспорта Российской Федерации, статс-секретарь - заместитель Министра транспорта Российской Федерации и заместители Министра транспорта Российской Федерации".

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Министерстве независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.5. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием облачной системы электронного документооборота (далее - ОСЭД) в соответствии с требованиями Инструкции.

1.6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.7. Порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве регулируется приказом Министерства от 31 марта 2023 г. N 101 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве транспорта Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 11 июля 2023 г., регистрационный N 74220).

1.8. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (персональные данные), регулируется приказом Министерства от 24 сентября 2020 г. N 388 "Об обработке персональных данных в Министерстве транспорта Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 октября 2020 г., регистрационный N 60340).

1.9. Порядок работы с бухгалтерской документацией регулируется распоряжением Министерства от 15 апреля 2025 г. N КП-75-р "Об утверждении графика документооборота и правил документооборота в Министерстве транспорта Российской Федерации для отражения в бухгалтерском учете первичных (сводных) учетных документов".

1.10. Положения Инструкции к работе с научно-технической документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к их передаче на архивное хранение.

1.11. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства, а также совершенствование ОСЭД в Министерстве осуществляет Департамент управления делами.

1.12. Служебные письма Департамента управления делами по улучшению работы с документами, устранению выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве строго обязательны для исполнения структурными подразделениями.

1.13. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.14. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работниками, ответственными за организацию работы с документами в структурных подразделениях (далее - работники, ответственные за делопроизводство).

1.15. Работники, ответственные за делопроизводство, исполняют следующие обязанности:

прием и регистрация поступающих в структурное подразделение документов;

регистрация исходящих из структурного подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в структурном подразделении;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководителей структурного подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в ОСЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников структурного подразделения;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов, в том числе электронных;

работа в модуле "Электронный архив" в ОСЭД (блок "Исполненные документы"), направленная на обработку (отслеживание не включенных в дела документов и своевременное списание в дела, формирование документов в тома дел в соответствии с номенклатурой дел Министерства, включение дел в сдаточную опись/акт о выделении документов к уничтожению, при необходимости передача проектов описей дел (документов) в блок "Архив организации" модуля "Электронный архив" для проведения дальнейшей работы Департаментом управления делами) электронных документов временного хранения (до десяти лет), создаваемых в ОСЭД работниками структурных подразделений, как правило, подлежащих локальному хранению в данном блоке в течение установленных сроков (без передачи в блок "Архив организации" модуля "Электронный архив") и по истечении сроков хранения выделяемых к уничтожению по результатам проведения экспертизы ценности;

подготовка и своевременная передача дел на бумажном носителе на архивное хранение;

разработка номенклатуры дел структурного подразделения;

проведение для вновь принятых в структурное подразделение работников инструктажа по вопросам основ делопроизводства.

1.16. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, и только в служебных целях.

1.17. Передача служебной информации или документов Министерства представителям средств массовой информации осуществляется Департаментом управления делами по согласованию с заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами.

1.18. Переписка между отделами (работниками) внутри структурного подразделения не допускается.

1.19. Работники обязаны обеспечивать сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и не разглашать содержащуюся в них служебную информацию. За неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение указанных обязанностей работники несут персональную ответственность.

В случае утраты документа работник обязан немедленно доложить об этом руководителю структурного подразделения и сообщить в Департамент управления делами, если документ зарегистрирован в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами. По решению заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента управления делами, проводится служебное расследование, о результатах которого информируются причастные к рассмотрению документа руководители Министерства.

1.20. Изменения, вносимые в Инструкцию, утверждаются приказом Министерства после согласования с Федеральным архивным агентством.