4.7. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

4.7.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Министерстве правилами, а также за согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) возлагается на департамент-исполнителя.

4.7.2. При подготовке проектов докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении поручений исполнителям необходимо руководствоваться требованиями, изложенными в приложении N 14 к Инструкции.

4.7.3. Подготовленный в электронном виде к подписанию у руководства Министерства документ в обязательном порядке согласовывается руководством департамента-исполнителя, руководством департаментов-соисполнителей, заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется департаментом-исполнителем.

При необходимости визы должностных лиц проставляются на обороте подписного листа документа (пример приведен в п. 21 приложения N 4 к Инструкции).

4.7.4. Исполнитель документа заполняет РК (указывает ссылки на связанные документы) и электронный лист согласования, указывая перечень согласующих лиц, срок согласования, тип согласования: параллельный, последовательный, комбинированный. При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в РК (в специальном поле "Комментарии" электронного листа согласования) либо в виде пояснительной записки, которая прикрепляется отдельным файлом к РК.

4.7.5. Проект документа автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным в ОСЭД типом согласования:

при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования; процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно - исполнителем;

при последовательном согласовании проект документа направляется участникам согласования по очереди; после того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику;

при комбинированном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один участник или группа.

4.7.6. До направления проекта документа на согласование в департаменты-соисполнители проект документа должен быть согласован с директором департамента-исполнителя.

4.7.7. Проект документа в ОСЭД после отправки на согласование автоматически поступает лицам, указанным в электронном листе согласования, в соответствии с выбранным исполнителем документа типом согласования.

4.7.8. Если для участника согласования в ОСЭД указаны замещающие лица, параллельно документ поступает замещающему лицу.

4.7.9. Согласующий принимает решение по документу ("Согласовано" или "Не согласовано").

4.7.10. Если согласующим выбрано решение "Не согласовано", согласующий в обязательном порядке должен внести к своему решению замечания, которые будут отражены в листе согласования в ОСЭД.

4.7.11. Если замечания по документу предполагают внесение изменений непосредственно в текст документа, согласующий может скачать файл документа из РК, в котором может вносить изменения с последующим прикреплением к комментариям.

Согласующий (или замещающее его лицо) в ОСЭД имеет возможность до вынесения решения направить проект документа на дополнительное согласование (получение дополнительных виз).

4.7.12. Дополнительное согласование должно быть завершено в тот же срок, что и основное согласование.

4.7.13. Если по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза "Не согласовано", документ автоматически возвращается исполнителю, инициировавшему согласование в ОСЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК в ОСЭД и отправляет на согласование по тому же листу согласования.

4.7.14. Если по проекту документа получены все визы "Согласовано", документ автоматически направляется в ОСЭД на подпись.

4.7.15. Руководитель, уполномоченный на право подписи, подписывает и согласовывает документ ЭП.

4.7.16. Если требуется собственноручная подпись документа, то при формировании электронного листа согласования исполнитель проставляет соответствующую пометку.

4.7.17. Проекты документов Министерства готовятся на бланках установленной формы.

4.7.18. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.7.19. Проекты документов, подготовленных на подпись Министру (рассмотрение, визирование), представляются:

директору Административного департамента - кадровые, наградные документы, докладные о премировании (субсидиях);

референту Административного департамента, ответственному за проверку оформления документов для Министра и дальнейшую их передачу уполномоченному помощнику Министра, - проекты докладов, писем, проекты организационно-распорядительных документов Министерства и иные документы, в том числе с пометкой "Для служебного пользования".

4.7.20. Корреспонденция, содержащая сведения, составляющие государственную тайну, докладывается начальником Специального отдела, а в его отсутствие - заместителем начальника Специального отдела.

4.7.21. Проекты документов, подготовленных на подпись заместителю Министру (рассмотрение, визирование), представляются заместителю Министра через его помощника.

4.7.22. Референт Административного департамента и помощник заместителя Министра обязаны проверить правильность оформления документа, четкость и грамотность его редакции, отсутствие ошибок, наличие документа-основания и писем-согласований заинтересованных организаций в исполнении документа, а также лист согласования документа.

4.7.23. Уполномоченный помощник Министра и помощники заместителей Министра несут персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению Министру на подпись, за четкость и грамотность их редакции, их смысловую нагрузку, наличие виз или писем-согласований причастных, основания документа, предыдущего доклада (при наличии).

4.7.24. Не допускается прием документов для представления Министру на подпись отделом секретариата Министра.

4.7.25. Документы на бумажном носителе, подписанные Министром, передаются референтом Административного департамента в отдел документационного обеспечения Административного департамента.

4.7.26. Документы на бумажном носителе, подписанные заместителем Министра, передаются секретариатом заместителя Министра исполнителям документа для последующей регистрации и отправки.

4.7.27. Заместители Министра при исполнении ими обязанностей Министра в целях исключения срыва сроков исполнения поручений (указаний) Президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации:

лично контролируют подготовку проектов писем на имя Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, в адрес Правительства Российской Федерации (с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации) с учетом сроков и статуса исполнения поручений (указаний);

рассматривают их в приоритетном порядке;

не допускают случаев возврата проектов документов завизированными или неподписанными.

Причины, по которым документы не были рассмотрены, завизированы или подписаны, должны быть изложены и внесены в ОСЭД.

4.7.28. Министр подписывает письма в адрес:

Президента Российской Федерации;

Председателя Правительства Российской Федерации;

полномочных представителей Президента в субъектах Российской Федерации;

глав субъектов Российской Федерации.

При взаимодействии с палатами Федерального Собрания Российской Федерации Министр подписывает исходящие документы в случаях, когда обращение (запрос):

подписано Председателем Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или его заместителем, Председателем Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или его заместителем;

подписано руководителем фракции Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

оформлено в виде "Депутатского запроса" в соответствии со статьей 14 Федерального закона от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ "О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации";

подписано председателем Комитета Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, председателем Комитета Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и адресовано непосредственно Министру, за исключением ответов на приглашения принять участие в мероприятиях, проводимых Комитетами палат Федерального Собрания Российской Федерации".

4.7.29. Заместители Министра в целях сокращения сроков подготовки, согласования и подписания исходящих документов в соответствии с приказом Министерства "О распределении обязанностей между Министром и заместителями Министра транспорта Российской Федерации" подписывают:

письма, адресованные в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, главам субъектов Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных положениями федеральных законов Российской Федерации, иных регламентирующих документов;

письма, адресованные в Министерство юстиции Российской Федерации о направлении нормативных правовых актов на государственную регистрацию;

инициативные письма, адресованные заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, кроме подготовленных по поручению Министра;

доклады в Правительство Российской Федерации, письма в Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, подготовленные в соответствии с протоколами оперативных совещаний (при отсутствии в протоколе записи "подготовить за подписью Министра");

все телеграммы, кроме подготовленных по поручению Министра.

Статс-секретарь - заместитель Министра в том числе подписывает сопроводительные письма к проектам заключений, поправок и официальных отзывов Правительства Российской Федерации на проекты федеральных законов, вносимых на рассмотрение в Правительство Российской Федерации.

4.7.30. Заместителям Министра при подготовке докладов об исполнении поручений Президента Российской Федерации по обращениям глав субъектов Российской Федерации, адресованным Президенту Российской Федерации, проекты докладов до их подписания согласовывать, в том числе по телефону, с главами субъектов Российской Федерации.

О предварительном согласовании позиции Министерства, изложенной в докладе Президенту Российской Федерации, с главой субъекта Российской Федерации указывать в докладе.

4.7.31. Документы отправляются из Министерства только после того, как им присвоены исходящие номера. Соответствующие данные вводятся в ОСЭД.