4.8. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

4.8.1. После согласования в ОСЭД проект документа автоматически поступает подписывающему лицу.

Если в ОСЭД для подписывающего лица настроена работа с замещающими лицами (секретариатом руководителя), проект документа поступает параллельно замещающему лицу. Руководитель получает проект документа, подписывает его либо отклоняет (возвращает на доработку).

4.8.2. Если подписывающим лицом выбрано решение "Не согласовать", то в обязательном порядке должен быть внесен комментарий к этому решению. В этом случае проект документа автоматически направляется на доработку исполнителю.

4.8.3. Подписывающее лицо может внести замечания по проекту документа или организовать дополнительное согласование.

4.8.4. После подписания документа в электронном виде РК документа автоматически направляется на регистрацию.

4.8.5. До указания Министра о переходе на ЭП на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью руководителей Министерства организационно-распорядительные документы, доверенности, договоры, контракты, соглашения и т.п., а также исходящие документы, адресованные:

Президенту Российской Федерации;

в органы власти иностранных государств и международные организации;

юридическим и физическим лицам, не являющимся пользователями МЭДО.

Юридическим и физическим лицам письма подписываются ЭП и направляются на электронный адрес при условии наличия в письме заключительной фразы: "Дополнительно сообщаем, что проверить подлинность электронной подписи можно на Едином портале государственных и муниципальных услуг по ссылке https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds, выбрав для проверки сервис "ЭП - отсоединенная, в формате PKCS#7".

4.8.6. При необходимости использования информации, содержащейся в документе в электронном виде, может быть сделана его бумажная копия.

Бумажная копия заверяется должностным лицом, обладающим полномочиями на заверение документов.

4.8.7. Поступившим на регистрацию документам в электронном виде присваиваются регистрационные номера в РК.

4.8.8. Если документы после подписания направляются адресатам на бумажном носителе, регистрация исходящих документов осуществляется только после поступления подписанных оригиналов на бумажном носителе. После проверки идентичности бумажного документа и документа в электронном виде присваивается номер.

4.8.9. Отдел документационного обеспечения Административного департамента и работники, ответственные за делопроизводство, осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.

4.8.10. Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в ОСЭД.

4.8.11. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Министерства.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного Министром или заместителем Министра, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через дефис - идентификатора исполнителя, через дефис - номера по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: ВС-Д11-15/836.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного директором департамента, состоит из идентификатора департамента, через косую черту - порядкового номера, через дефис - прописные буквы "ИС", например: Д6/10349-ИС.