IV. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Принципы организации документооборота

100. В соответствии с пунктом 3.1 Правил делопроизводства в процессе документооборота обеспечиваются:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством Министерства (территориального органа);

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

101. При организации документооборота в Министерстве (территориальном органе) требуется исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возврата документа, не обусловленного необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованного направления на согласование проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

102. Документооборот Министерства (территориального органа) организуется с использованием СЭД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными видами документов.

В соответствии с пунктом 3.2 Правил делопроизводства информационные системы Министерства (территориального органа), обеспечивающие работу с отдельными видами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения для передачи на хранение в архив Министерства (территориального органа) и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Согласно пункту 3.3 Правил делопроизводства обеспечивается включение в СЭД документов, сведений о документах, сведений о рассмотрении и исполнении документов и результатах их исполнения (заполнение полей РК).

103. В составе входящей документации в соответствии с особенностями технологической обработки и маршрута выделяются:

документы, поступившие от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, правительственных комиссий, Совета Безопасности Российской Федерации, Аппарата Совета Безопасности Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, сенаторов Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, межгосударственных советов;

документы, поступившие из межгосударственных органов (организаций, учреждений), федеральных органов исполнительной власти, органов судебной власти (Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации), Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Национального антитеррористического комитета, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, средств массовой информации, иностранных государств и международных организаций и других;

обращения граждан.

104. Документооборот в Министерстве (территориальном органе) организуется с использованием СЭД, в которую включаются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов, поступающие в Министерство (территориальный орган), а также внутренние электронные документы и электронные копии документов.

В СЭД создаются, обрабатываются, хранятся документы (электронные копии документов), составляющие бумажный и электронный документооборот.

Документ в электронном виде должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

В процессе подготовки документов в СЭД должны соблюдаться общие требования к оформлению служебных документов и требования Инструкции.

105. Для документов, имеющих гриф ограничения доступа и содержащих персональные данные или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ на бумажном носителе, в СЭД заполняется РК документа с регистрационными данными и ставится пометка ДСП, при этом электронная копия документа к РК не прикрепляется. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями на бумажном носителе.

106. При обмене документами в электронном виде участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение (согласование, подписание) РК с прикрепленным документом в электронном виде, подписанным ЭП, или с прикрепленной отсканированной электронной копией документа.

Обмен документами в электронном виде осуществляется с использованием МЭДО и применением при необходимости заверяющей ЭП.

Если документ в электронном виде, подписанный ЭП, должен быть оформлен на бумажном носителе, то он распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность документов в электронном виде и на бумажном носителе. Для подтверждения соответствия бумажного экземпляра документу в электронном виде при необходимости распечатывается лист согласования, в котором указано использование ЭП.

Документы в электронном виде группируются в СЭД в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение срока, предусмотренного в номенклатуре дел. Хранение документов в электронном виде должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП.

Прием и первичная обработка поступивших документов

107. Доставка документов в Министерство (территориальный орган) осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, в том числе посредством МЭДО.

С помощью почтовой связи в Министерство (территориальный орган) доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

108. Корреспонденция, адресованная в Министерство (территориальный орган), поступает в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).

Документы, доставляемые в Министерство фельдъегерской связью из органов государственной власти в рабочее время, принимаются в Департаменте организации и контроля, в нерабочее время и в нерабочие и праздничные дни - ответственным дежурным.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой "лично"), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой "лично" учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии документа или приложений к нему в конверте, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа.

При необходимости составляется акт в трех экземплярах, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства). Акты подписываются служащим, вскрывшим пакет, и утверждаются начальником (заместителем начальника) отдела документационного обеспечения (руководителем структурного подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства).

Аналогичные акты составляются при поступлении наличных денежных средств, наград. Ответственным структурным подразделением Министерства (территориального органа), в адрес которого поступили данные вещи или документы, принимается решение о необходимости их возврата заказным почтовым отправлением.

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом.

Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов с обращениями граждан или если только по конверту можно установить адрес отправителя документа, а также когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа.

Поступившая в Министерство (территориальный орган) на имя руководства Министерства (территориального органа) срочная корреспонденция с пометками о срочности ("Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно") и телеграммы доставляются по назначению немедленно.

Предварительное рассмотрение входящих документов

109. Департаментом организации и контроля (структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) производится предварительное рассмотрение входящих документов в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Министерства (территориального органа). Входящие документы, не требующие рассмотрения руководством Министерства (территориального органа), направляются непосредственно в структурное подразделение Министерства (территориального органа). Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не его адресование соответствующему должностному лицу.

Обращения по вопросам, касающимся деятельности территориальных органов, направляются для рассмотрения руководству Министерства, непосредственно в структурное подразделение Министерства, к деятельности которых относится вопрос, указанный заявителем.

110. После предварительного рассмотрения документы направляются руководству Министерства (территориального органа) в соответствии с распределением обязанностей для вынесения указаний по их исполнению.

В случае если исполнение входящего документа предполагает направление нескольких самостоятельных ответов, подготовку которых должны осуществлять разные структурные подразделения Министерства в соответствии с их компетенцией, такой документ направляется посредством СЭД на рассмотрение руководства Министерства в соответствии с распределением обязанностей.

Все входящие документы рассматриваются в день поступления, в первую очередь - документы с пометками о срочности.

111. Руководитель структурного подразделения Министерства (территориального органа) рассматривает документы по мере их поступления, документы, содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), - немедленно.

Регистрация входящих документов

112. Регистрация всех входящих документов осуществляется в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).

Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

В РК СЭД у всех входящих документов автоматически проставляется плановая дата исполнения документа (30 календарных дней), которая может быть изменена, в том числе во исполнение требований законодательства Российской Федерации.

Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:

анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства;

конкурсная документация;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);

рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;

формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности;

поздравительные письма, телеграммы, открытки;

пригласительные билеты;

документация, поступающая без сопроводительного письма (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки и иная документация);

формы статистической отчетности;

документация, адресованная подведомственным Министерству службам и учреждениям (передается по принадлежности).

Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя руководства Министерства, до регистрации передается в Департамент международного права и сотрудничества для составления неофициального перевода (аннотации). Вместе с неофициальным переводом (аннотацией) корреспонденция на иностранном языке возвращается на регистрацию.

Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.

113. Регистрация всех входящих документов осуществляется путем создания РК в СЭД, где автоматически присваивается регистрационный номер.

РК имеет следующие реквизиты:

вид документа;

отметка об ограничении доступа к документу;

номер экземпляра;

корреспондент (адресант) - орган государственной власти (организация, учреждение), откуда поступил документ, для обращений граждан - фамилия, имя, отчество гражданина (при наличии), его почтовый или электронный адрес (при наличии);

номер документа - исходящий номер документа, присвоенный органом государственной власти (организацией, учреждением) автором документа;

дата документа;

подпись - фамилия лица, подписавшего документ;

адресат - название органа государственной власти (организации, учреждения) или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;

содержание - краткое обобщенное описание вопросов, рассматриваемых в документе;

состав - количество листов (страниц) документа и через знак "плюс" - количество листов, брошюр, компакт-дисков и иных приложений (при наличии);

рубрика (список тем, к которым относится документ);

связки - указываются при наличии ссылок на исходящие номера писем органов государственной власти (организаций, учреждений);

примечание.

114. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: ДСП; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью органа государственной власти (организации, учреждения); брошюры, книги, проспекты; объемные приложения к документам (более 500 листов).

В РК вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка ДСП с номером экземпляра, связки с другими документами.

Сканирование документов, содержащих персональные данные, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации.

115. Регистрационный штамп (штрих-код) печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который присваивается автоматически.

Допускается размещение штрих-кода (в том числе на обращениях граждан) в любом месте, не закрывающем текст. В случае отсутствия такой возможности штрих-код прикрепляется на отдельном листе.

Рассмотрение документов руководством Министерства
(территориального органа) и доведение документов
до сведения исполнителей

116. Руководство Министерства (территориального органа) дает указания по исполнению документов только в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным приказом Министерства (территориального органа).

117. Проекты указаний Министра по исполнению документов оформляются Департаментом организации и контроля, заместителей Министра - ответственными лицами, обеспечивающими деятельность заместителей Министра.

Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес структурного подразделения Министерства, осуществляется в самом структурном подразделении Министерства.

Порядок подготовки проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес территориального органа, определяется его руководителем.

118. После утверждения указания по исполнению документа в СЭД оно считается доведенным до сведения исполнителя (автоматически передается в электронные папки исполнителей).

Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) для направления ответственному исполнителю. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к РК в СЭД, в том числе полученный посредством МЭДО.

Документы поступают исполнителям посредством СЭД.

Организация работы с исходящими документами

119. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти (организациями, учреждениями) (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (территориального органа) (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение Министерства (территориального органа) - ответственного исполнителя документа.

120. Проекты документов Министерства (территориального органа) готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись руководству Министерства (территориального органа) исполнитель проверяет правильность оформления документа, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки.

Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием ЭП.

121. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства, руководству структурного подразделения Министерства (территориального органа), должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом документа к его РКПД в СЭД. Не прикрепляются к РКПД электронные образы документов, указанных в пункте 114 Инструкции.

122. В РК исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

вид отправки документа;

доступ - общий, ДСП;

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты - органы государственной власти (организации, учреждения), куда направляется документ;

кому адресован документ;

состав - количество листов документа и приложений к нему;

связки - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ.

Регистрация исходящих документов

123. Документы, подписанные руководством Министерства, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в Департамент организации и контроля.

Документы, подписанные руководителем структурного подразделения Министерства, уполномоченным на то должностным лицом, регистрируются в соответствующем структурном подразделении Министерства и передаются на отправку в Департамент организации и контроля. В случае неправильно оформленного письма оно возвращается Департаментом организации и контроля в структурное подразделение Министерства с указанием допущенных ошибок. Структурное подразделение Министерства принимает меры по устранению ошибок и повторно направляет письмо в Департамент организации и контроля.

Документы, подписанные руководством территориального органа, передаются на регистрацию и отправку в структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства.

124. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки, правильность заполнения РК в соответствии с пунктом 122 Инструкции. Документы с подписью руководства Министерства сканируются, их электронные образы прикрепляются к РК. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

125. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) в течение рабочего дня или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на втором экземпляре.

126. Вторые (визовые) экземпляры документов формируются в дела согласно номенклатуре дел. Соответствующая информация о списании документа вносится в РК. Входящие документы формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных посредством МЭДО, а также входящие документы (поручения, письма) подшиваются в соответствующее дело.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим.

Отправка документов

127. Отправку исходящих документов Министерства (территориального органа) осуществляет Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства). Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) полностью оформленными с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и не позднее чем за два часа до окончания рабочего дня.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

128. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на его копии, остающейся в деле, а в РК делается отметка об отправке документа нарочным.

129. Отправка документов, подписанных руководством Министерства и адресованных Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется Департаментом организации и контроля, как правило, фельдъегерской связью или посредством МЭДО.

130. Также документы пересылаются заказной или простой почтовой связью и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа факсимильной связью или посредством электронной почты принимает структурное подразделение Министерства (территориального органа) - исполнитель.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

131. При отправке документов посредством почтовой связи в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача на отправку в отделение почтовой связи.

После отправки документов реестры с подписью работника почтового отделения связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).

При отправке документов фельдъегерской связью в Департаменте организации и контроля осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.

Направление писем в электронном виде по результатам рассмотрения обращений граждан осуществляется Департаментом организации и контроля посредством электронной почты, созданной в Министерстве.

При направлении документов посредством электронной почты исполнитель указывает в документе наименование органа государственной власти (организации, учреждения) и адрес их электронной почты.

Обращения граждан, адресованные территориальным органом в Министерство, направляются по защищенному каналу связи в день регистрации сопроводительного письма или на следующий рабочий день.

Регистрация и прохождение внутренних документов

132. Подготовка и передача внутренних документов Министерства (территориального органа) осуществляются в электронном виде посредством СЭД с использованием ЭП.

В случае необходимости направления документов на бумажном носителе после его подписания руководителем структурного подразделения Министерства (территориального органа) служащий, ответственный за ведение делопроизводства, присваивает ему регистрационный номер. Затем внутренний документ передается в Департамент организации и контроля для направления адресату. В журнале передачи РК документа ставится отметка о соответствующей передаче.

Срочные документы (в том числе ДСП) могут передаваться между структурными подразделениями Министерства напрямую.

Внутренний документ, полученный адресатом, не подлежит повторной регистрации в СЭД. В РК внутренних документов делаются отметки о приеме, об указаниях по исполнению документа, об исполнении и другие.

При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который также подлежит регистрации в СЭД с указанием связки с РК.

133. Копии подписанных руководством Министерства (руководителем территориального органа) приказов (распоряжений), кроме ДСП могут рассылаться в электронном виде посредством СЭД согласно информации, внесенной исполнителем в РК.

Работа исполнителей с документами

134. Организация работы с документами в структурном подразделении Министерства (территориального органа) осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства и Инструкцией, на основании указаний руководства Министерства (руководителя территориального органа), руководителей структурных подразделений Министерства (территориального органа) и иных должностных лиц по исполнению документов.

135. Документы поступают исполнителю в структурном подразделении Министерства (территориального органа) посредством СЭД. Передача документов, электронные образы которых не прикреплены к РК, осуществляется в возможно короткие сроки. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

136. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа, его оформление;

создание временной РК проекта документа;

прикрепление электронного образа проекта документа к временной РК документа;

согласование проекта документа;

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае значительной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

представление на подпись (утверждение) руководству Министерства (территориального органа) или руководителю структурного подразделения Министерства;

подготовка к пересылке подписанного (утвержденного) документа адресату;

проставление отметки об исполнении документа.

137. В случае, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "ответственный" ("созыв", "свод"), или если не оговорено иное.

138. Ответственный исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме письма (служебной записки), подписанного руководителем структурного подразделения Министерства (руководителем структурного подразделения территориального органа).

Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

139. Проект исходящего документа согласовывается руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства (территориального органа).

140. При наличии неурегулированных разногласий по документу структурное подразделение Министерства (территориального органа) - ответственный исполнитель готовит докладную записку (служебную записку) руководству Министерства (руководителю территориального органа) с перечислением неурегулированных разногласий.

141. Документы, не содержащие поручения (основания), либо подготовленные с нарушением сроков исполнения, представляются на подпись руководству Министерства (руководителю территориального органа) с докладной запиской (служебной запиской), подписанной руководителем структурного подразделения Министерства (территориального органа), являющегося ответственным исполнителем.

142. Документы представляются на подпись Министру через Департамент организации и контроля, который осуществляет их проверку на предмет соответствия Регламенту Правительства Российской Федерации, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (далее - Регламент Правительства Российской Федерации), Инструкции и иным нормативным правовым актам не позднее 3 рабочих дней до дня окончания срока исполнения.

Проекты ответов (докладов) по поручениям с оперативным сроком исполнения передаются через Департамент организации и контроля не позднее чем за 1 рабочий день до дня окончания срока исполнения.

Проекты ответов (докладов) по срочным поручениям представляются в Департамент организации и контроля не позднее первой половины (до 12.00) рабочего дня, в течение которого заканчивается срок их исполнения.

В случае несоответствия представленных документов Регламенту Правительства Российской Федерации, Инструкции и иным нормативным правовым актам документы возвращаются Департаментом организации и контроля ответственному исполнителю для доработки.

Доработанные документы представляются ответственным исполнителем на подпись Министру не позднее чем через 1 день со дня их возврата, а по срочным поручениям и поручениям с оперативным сроком исполнения - в тот же день до 16.00.

143. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства (территориального органа), помещаются в обложку. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии - докладная записка (служебная записка), в правую часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовый).

144. При передаче документов в случаях, предусмотренных пунктом 9 Инструкции, делается соответствующая отметка в СЭД.

145. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель руководствуется требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, и Регламентом Министерства.

146. Исполнитель не должен разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.

Подготовка материалов к заседаниям Президиума Правительства
Российской Федерации и Правительства Российской Федерации

147. Организация подготовки материалов к заседаниям Президиума Правительства Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (далее - заседание) и представление их Министру возлагаются на Департамент организации и контроля.

148. В состав материалов к заседанию включаются:

материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации;

отзывы структурного подразделения Министерства на материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации (за исключением отзывов на материалы, не имеющие нормативного характера и непосредственно не относящиеся к компетенции Министерства, с введением отчета в РК СЭД руководителем структурного подразделения Министерства об отсутствии замечаний по ним);

тезисы доклада Министра в случае включения в проект повестки заседания вопроса, докладчиком по которому выступает Министерство.

149. Структурное подразделение Министерства - ответственный исполнитель подготавливает тезисы доклада Министра на заседании, согласованные с курирующим это подразделение заместителем Министра, а также справочную информацию по данному вопросу, согласованную с руководителем структурного подразделения Министерства.

В отзывах структурного подразделения Министерства на материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации, отражается:

каким органом исполнительной власти вносится для рассмотрения на заседании представленный документ, а также основание для его разработки;

информация о рассмотрении документа на заседаниях Комиссии Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности и подкомиссии по совершенствованию контрольных (надзорных) и разрешительных функций федеральных органов исполнительной власти при Правительственной комиссии по проведению административной реформы;

информация о размещении документа в сети "Интернет" для общественного обсуждения;

история рассмотрения и (или) согласования Министерством представленного документа;

наличие неустраненных замечаний Министерства (с указанием замечаний);

позиция подведомственных федеральных служб по представленному документу (при наличии);

однозначно и четко сформулированная позиция Министерства по представленному документу.

150. Материалы к заседанию относятся к категории весьма срочных документов и подлежат рассмотрению в первоочередном порядке сразу после их получения.

151. Структурное подразделение Министерства - ответственный исполнитель после подготовки материалов незамедлительно представляет их в Департамент организации и контроля.

Обязанности служащего, ответственного за ведение
делопроизводства в структурном подразделении Министерства
(территориального органа)

152. На служащих, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориальном органе), возлагаются следующие обязанности:

обеспечение своевременного рассмотрения руководителем структурного подразделения Министерства (руководителем территориального органа) документов (поручений), поступивших посредством СЭД, и контроль их доведения до сведения исполнителей;

получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях с пометками о срочности - немедленно;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения Министерства (территориального органа) и после получения соответствующих указаний - доведение их до исполнителя;

контроль прохождения документов в структурном подразделении Министерства (территориального органа);

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

контроль за вводом в СЭД информации о ходе рассмотрения и исполнении документов служащими структурного подразделения Министерства (территориального органа);

ежегодная проверка наличия в структурном подразделении Министерства (территориального органа) документов, дел и изданий с пометкой ДСП;

составление номенклатуры дел структурного подразделения Министерства (территориального органа), согласование ее в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) и обеспечение хранения;

списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел структурного подразделения Министерства (территориального органа) в РК;

формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой дел, учет, хранение и обеспечение использования дел, ведущихся и оконченных;

подготовка дел на хранение и своевременная их передача в архив Министерства (территориального органа), в том числе с пометкой "Электронные документы";

хранение печатей (штампов) и правильное их использование;

хранение бланков Министерства (территориального органа), ведение журнала учета и выдачи бланков, контроль за использованием бланков, а также их уничтожение;

иные обязанности.

Служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства, осуществляется регистрация в СЭД исходящих документов, подписанных руководителем структурного подразделения Министерства, проверка прикрепления электронного образа документа к РК документа, правильности оформления документов и передача их на отправку.

Особенности работы с электронными документами

153. Работа с электронными документами в Министерстве регламентируется федеральными законами от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", Инструкцией, Регламентом Министерства и другими нормативными правовыми актами.

154. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в Министерстве (территориальном органе) и поступающие в Министерство (территориальный орган) на бумажном носителе, включаются в СЭД путем создания электронных образов документов.

155. Для подтверждения подлинности электронного документа используется ЭП.

156. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

157. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

158. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства (территориального органа). При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается отметка "Электронные документы".

159. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях.

160. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока хранения электронных дел (электронных документов) они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утвержденного руководством Министерства (руководителем территориального органа).

161. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Министерства (территориального органа), вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы постоянного и длительного сроков их хранения определяются с учетом функционирующих в Министерстве (территориальном органе) программно-технических средств, нормативных и методических документов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.