III. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

60. В рамках деятельности Министерства (территориального органа) создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, решения коллегии Министерства, протоколы заседаний (совещаний), акты, поручения Министра, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие документы.

В целях повышения эффективности выполнения поставленных задач Министр при необходимости дает письменные поручения заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Министерства (руководителям территориальных органов), директорам подведомственных федеральных служб и руководителям федеральных бюджетных и казенного учреждений Министерства. Образец поручения приведен в приложении N 17 к Инструкции.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний коллегии Министерства, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Министерства (территориального органа) с его контрагентами оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол и другие).

Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

Приказ, распоряжение

61. Приказ (распоряжение) издается по наиболее важным вопросам в установленной сфере деятельности Министерства (территориального органа), а также по основным, организационным и кадровым вопросам.

Приказом по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности Министерства (территориального органа).

Приказом по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам Министерства (территориального органа).

Распоряжением оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности Министерства (территориального органа), не имеющие нормативного характера.

Проект приказа (распоряжения) Министерства (территориального органа) печатается через межстрочный интервал точно 18,00 пт на бланке установленного образца либо в электронном виде и дополняется пояснительной запиской (справкой), содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

Проект приказа (распоряжения) по основной деятельности оформляет структурное подразделение Министерства (территориального органа) на основании поручений руководства Министерства (руководителя территориального органа) либо в инициативном порядке в пределах компетенции Министерства (территориального органа).

Подготовка проекта приказа (распоряжения) о внесении в него изменений осуществляется структурным подразделением Министерства (территориального органа) - разработчиком этого приказа (распоряжения) на основании предложений заинтересованного структурного подразделения Министерства (территориального органа) либо в инициативном порядке.

62. При разработке проекта приказа (распоряжения) о внесении изменений в приказ (распоряжение) по основной деятельности, за исключением проектов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, структурное подразделение Министерства подготавливает текст приказа (распоряжения) с внесенными в него изменениями с использованием методических рекомендаций по оформлению текста приказа (распоряжения) Министерства с внесенными в него изменениями, утвержденных распоряжением Министерства.

В случае если проект приказа (распоряжения) предусматривает внесение изменений в несколько приказов (распоряжений) по основной деятельности, структурное подразделение Министерства одновременно подготавливает тексты с внесенными изменениями всех приказов (распоряжений) по основной деятельности, в которые проектом приказа (распоряжения) вносятся изменения.

Проект приказа направляется структурным подразделением Министерства - разработчиком проекта приказа (распоряжения) в Департамент государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов для определения необходимости государственной регистрации. В случае если проект приказа после подписания не подлежит государственной регистрации, Департамент государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов в течение 3 рабочих дней со дня поступления проекта приказа уведомляет об этом структурное подразделение Министерства - разработчика проекта приказа (распоряжения).

В случае если проект приказа после подписания подлежит государственной регистрации, Департамент государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов рассматривает (согласовывает) проект приказа в течение 8 рабочих дней со дня его поступления.

63. Проект приказа Министерства по основной деятельности (за исключением проектов приказов, указанных в пункте 64 Инструкции) визируется:

руководителем структурного подразделения Министерства, разработавшего проект, и курирующим его заместителем Министра;

руководителем структурного подразделения Министерства и заместителем Министра, курирующим деятельность этого структурного подразделения Министерства или которому в проекте предусматриваются задания и поручения;

заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами (если приказ содержит вопросы расходования финансовых и материально-технических средств);

директором Департамента государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов (если приказ подлежит государственной регистрации);

директором Департамента организации и контроля.

Проект распоряжения Министерства по основной деятельности визируется:

руководителем структурного подразделения Министерства, разработавшего проект, и курирующим его заместителем Министра;

руководителем структурного подразделения Министерства и заместителем Министра, курирующим деятельность этого структурного подразделения Министерства или которому в проекте предусматривается поручение;

заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами (если распоряжение содержит вопросы расходования финансовых и материально-технических средств);

директором Департамента организации и контроля.

64. Проект приказа (распоряжения), подготавливаемый структурным подразделением Министерства во исполнение государственных услуг (функций) и предусмотренных административным регламентом и иными актами Министерства визируется руководителем структурного подразделения Министерства, разработавшим проект, и подписывается заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Государственные услуги (функции), предусмотренные административным регламентом и иными актами Министерства, исполняются, в том числе в соответствии с распоряжениями по вопросам:

аккредитации юридических и физических лиц в качестве независимых экспертов, уполномоченных на проведение антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

государственной регистрации некоммерческих организаций, включая отделения международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций, общественных объединений, политических партий и религиозных организаций;

внесения сведений о филиалах и представительствах международных организаций, иностранных некоммерческих неправительственных организаций в реестр филиалов и представительств международных организаций, иностранных некоммерческих неправительственных организаций;

проведения проверок соответствия деятельности некоммерческой организации, в том числе по расходованию денежных средств и использованию иного имущества, целям, предусмотренным ее учредительными документами (уставным целям);

внесения казачьих обществ в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации;

принятия решений по жалобам на отказ территориального органа в государственной регистрации некоммерческой организации, на уклонение территориального органа от государственной регистрации общественного объединения, а также на предупреждения, вынесенные некоммерческой организации территориальным органом, если иной порядок не установлен законодательством Российской Федерации;

ведения реестра иностранных агентов;

проведения проверок в отношении федеральных органов государственной власти и иных федеральных государственных органов (за исключением их территориальных органов), общероссийских и международных общественных объединений, отделений международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций, иностранных юридических лиц, иностранных структур без образования юридического лица, иных объединений лиц и их должностных лиц на предмет соблюдения законодательства Российской Федерации об иностранных агентах;

ведения единого реестра физических лиц, аффилированных с иностранными агентами;

ведения единого реестра сведений о лицах, причастных к деятельности экстремистской или террористической организации;

регистрации представительств иностранных религиозных организаций, открытых в Российской Федерации;

принятия решения о признании социально ориентированной некоммерческой организации исполнителем общественно полезных услуг.

Проект распоряжения по вопросам ведения и опубликования федерального списка экстремистских материалов, перечня общественных и религиозных объединений, иных организаций, в отношении которых вступило в законную силу решение суда о ликвидации или запрете деятельности по основаниям, предусмотренным Федеральным законом от 25.07.2002 N 114-ФЗ "О противодействии экстремистской деятельности", перечня общественных и религиозных объединений, деятельность которых приостановлена в связи с осуществлением ими экстремистской деятельности, перечня организаций, указанных в частях третьей и четвертой статьи 6 Федерального закона от 19.05.1995 N 80-ФЗ "Об увековечивании Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 годов", а также атрибутики и символики этих организаций, а также перечня иностранных и международных неправительственных организаций, деятельность которых признана нежелательной на территории Российской Федерации, визируется директором Департамента по защите национальных интересов от внешнего влияния, директором Департамента законопроектной работы и коммуникаций, директором Департамента организации и контроля и подписывается заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Проект распоряжения "Об использовании в фирменном наименовании юридического лица официального наименования "Российская Федерация" или "Россия", а также слов, производных от этого наименования", "О выдаче разрешения на включение в наименование некоммерческой организации официального наименования "Российская Федерация" или "Россия", а также слов, производных от этого наименования" и "Об отказе в выдаче разрешения на включение в наименование некоммерческой организации официального наименования "Российская Федерация" или "Россия", а также слов, производных от этого наименования" визируется директором Департамента экономического и гражданского законодательства, директором Департамента государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов, директором Департамента организации и контроля и подписывается Министром.

65. Проект приказа (распоряжения) территориального органа по основной деятельности визируется:

руководителем структурного подразделения территориального органа, внесшим проект, и заместителем руководителя территориального органа, курирующим данное структурное подразделение территориального органа;

руководителем структурного подразделения территориального органа и заместителем руководителя территориального органа, деятельности которого он касается или которому в проекте предусматривается поручение;

руководителем структурного подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства.

Проект приказа территориального органа по основной деятельности визируется всеми заместителями руководителя территориального органа.

66. Проект приказа (распоряжения) Министерства по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках служащих и другие) оформляется Департаментом государственной службы и кадров по представлениям (предложениям) структурного подразделения Министерства, подведомственных федеральных служб, федеральных бюджетных учреждений и федерального казенного учреждения Министерства (далее - учреждения) и согласовывается:

директором Департамента государственной службы и кадров;

директором Департамента управления делами (проект приказа (распоряжений), содержащий вопросы расходования финансовых и материально-технических средств);

руководителем структурного подразделения Министерства, в котором служащий проходит федеральную государственную гражданскую службу, и заместителем Министра, курирующим данное структурное подразделение Министерства (за исключением проектов приказов о профессиональном развитии, поощрении (награждении), премировании, присвоении классных чинов, выплате материальной помощи, практике студентов образовательных организаций (учреждений), назначении наставников, об отпусках служащих, об установлении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет на государственной гражданской службе, об установлении ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия гражданской службы, об установлении ежемесячной надбавки к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, распоряжений о командировании);

заместителем Министра, курирующим Департамент государственной службы и кадров (приказ (распоряжение), подписанный Министром).

Проект приказа (распоряжения) Министерства по личному составу представляется на подпись Министру (заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей) директором Департамента государственной службы и кадров или через Департамент организации и контроля.

67. Проект приказа (распоряжения) территориального органа по личному составу оформляется структурным подразделением территориального органа, осуществляющим кадровую работу, по представлениям структурных подразделений территориального органа и согласовывается:

начальником отдела, осуществляющего кадровую работу;

начальником отдела, осуществляющего ведение финансово-хозяйственной деятельности территориального органа (проект приказа (распоряжения), связанный с использованием финансовых и материально-технических средств);

руководителем территориального органа, курирующим кадровую работу.

68. Проект приказа Министерства о командировании служащих за пределы территории Российской Федерации оформляется Департаментом международного права и сотрудничества, проект распоряжения Министерства о командировании служащих на территории Российской Федерации оформляется Департаментом государственной службы и кадров в следующем порядке:

при плановом командировании (в соответствии с утвержденным планом командировок на соответствующий год) и при внеплановом командировании - в соответствии с резолюцией Министра на адресованных ему служебных записках заместителей Министра, завизированных директором Департамента управления делами и заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами, с приложением справки расчета о затратах на командирование, выданной Департаментом управления делами.

Служебные записки о командировании служащих за пределы территории Российской Федерации также визируются директором Департамента международного права и сотрудничества.

Проект распоряжения территориального органа о командировании служащих оформляет структурное подразделение территориального органа, осуществляющее кадровую работу, в соответствии с письменным указанием руководителя территориального органа.

69. Предложения (представления) по подготовке проекта приказа (распоряжения) по основной деятельности и личному составу, подготовленные подведомственными службами, направляются в Министерство сопроводительными письмами, завизированные директорами соответствующих служб или заместителями, исполняющими обязанности директоров, с приложением текстов предложений (представлений) в электронном виде.

По поручению Министра (заместителя Министра в соответствии с распределением обязанностей) указанные предложения (представления) от ФССП России направляются в Департамент государственной политики в сфере принудительного исполнения, от ФСИН России - в Департамент государственной политики в сфере уголовно-исполнительной системы; по проектам приказов (распоряжений) по личному составу в Департамент государственной службы и кадров.

Департамент государственной политики в сфере принудительного исполнения, Департамент государственной политики в сфере уголовно-исполнительной системы, Департамент государственной службы и кадров с участием специалистов служб рассматривают поступившие предложения, определяют исполнителей проектов приказов (распоряжений), оформляют и осуществляют согласование проектов приказов (распоряжений) в соответствии с Инструкцией.

Проект приказа (распоряжения), инициированный службами, согласовывается с директорами соответствующих служб или их заместителями, исполняющими обязанности директоров, и представляется на подпись Министру (заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей).

70. Рассмотрение (согласование) проекта приказа (распоряжения) в структурном подразделении Министерства осуществляется как через СЭД, так и на бумажном носителе в течение 8 рабочих дней со дня его поступления, в структурном подразделении территориального органа - в течение 5 рабочих дней со дня его поступления.

При повторном рассмотрении (согласовании) проекта приказа (распоряжения) согласование осуществляется в течение 5 рабочих дней со дня его поступления.

Согласование проекта приказа Министерства о командировании служащих в срочном порядке (не более 3 рабочих дней до дня командирования) в структурном подразделении Министерства осуществляется в течение трех часов с момента его поступления.

Руководством Министерства (руководителем территориального органа) могут быть установлены иные сроки согласования проекта приказа (распоряжения).

71. Визы внутреннего согласования проекта приказа (распоряжения) включают фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования и проставляются в верхней части оборотной стороны подписного листа проекта. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой.

Визирование проекта приказа (распоряжения) может также проводиться в электронном виде в СЭД.

72. Проект приказа (распоряжения) Министерства подлежит проверке на соответствие требованиям Инструкции и визированию служащими Департамента организации и контроля (редакторами).

73. Подписанный приказ (распоряжение) Министерства по основной деятельности регистрируется, тиражируется, рассылается и формируется в номенклатурное дело Департаментом организации и контроля, а приказ (распоряжение) Министерства по личному составу и распоряжения Министерства о командировании служащих на территории Российской Федерации и за ее пределами - Департаментом государственной службы и кадров.

Порядок регистрации, тиражирования, рассылки и формирования в номенклатурное дело приказа (распоряжения) территориального органа определяется его руководителем.

74. Копия приказа (распоряжения) Министерства с заверительной надписью, заверенная печатью Департамента организации и контроля (Департамента государственной службы и кадров), направляется адресатам в соответствии с указателем рассылки, который помещается в соответствующее номенклатурное дело.

Для приказа (распоряжения) Министерства по личному составу допускается помещать указатель рассылки на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.

75. Приказ Министерства, подлежащий государственной регистрации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", в течение 3 рабочих дней со дня его подписания (утверждения) направляется Департаментом организации и контроля с сопроводительной служебной запиской и дополнительными материалами в Департамент государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов.

Приказ, созданный на бумажном носителе, представляется в 2 экземплярах (подлинник и одна копия).

76. Структурное подразделение Министерства, подготовившее приказ (распоряжение) по основной деятельности или обеспечившее согласование приказа (распоряжения) по основной деятельности, изданного двумя или более органами государственной власти, не позднее 10 рабочих дней после его регистрации в СЭД или после государственной регистрации приказа по основной деятельности Департаментом государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов направляет в Департамент систематизации законодательства для включения в СЭД текст приказа (распоряжения) с внесенными в него изменениями в текстовом формате, а также подписанный ЭП руководителя структурного подразделения Министерства (его заместителя), подготовившего соответствующий приказ (распоряжение) (обеспечившего согласование соответствующего приказа (распоряжения), в формате Portable Document Format "PDF".

77. Дата приказа (распоряжения) оформляется арабскими цифрами. Номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения).

Приказы (распоряжения) регистрируются в СЭД по порядку номеров в пределах календарного года.

Приказ (распоряжение) по основной деятельности и по личному составу регистрируется отдельно.

Регистрационный номер распоряжения дополняется через дефис индексом "р".

Регистрационный номер приказа Министерства о командировании служащих за пределы территории Российской Федерации дополняется через дефис индексом "зк".

Регистрационный номер распоряжения Министерства о командировании служащих на территории Российской Федерации дополняется через дефис индексом "рк".

Регистрационный номер приказа Министерства по личному составу (о приеме, увольнении, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, внесении изменений в персональные данные, поощрении, награждении, об оплате труда, о премировании, различных выплатах, отпусках по уходу за ребенком, об отпусках без сохранения денежного содержания и другие) дополняется через дефис индексом "лс".

Регистрационный номер приказа Министерства по личному составу о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, об отпусках в связи с обучением дополняется через дефис индексом "к".

78. Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: преамбулы и распорядительной.

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и другими. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в преамбуле указываются наименование (название) этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю", напечатанным строчными буквами вразрядку. Если вступительной части нет, то слово "п р и к а з ы в а ю" не пишется.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителя указывается структурное подразделение Министерства (территориального органа) или конкретное должностное лицо. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которого возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Если приказ (распоряжение) признает утратившим силу (не подлежащим применению), изменяет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части приказа (распоряжения) должен содержать ссылку на признаваемый утратившим силу (не подлежащим применению), изменяемый или отменяемый документ (структурную единицу документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу..." или "Признать не подлежащим применению...".

Заголовок приказа (распоряжения), изданного с целью признания утратившим силу (не подлежащим применению) действующих приказов (распоряжений) или отмены приказов (распоряжений), не вступивших в силу, оформляется следующим образом.

или

В случае, если признаваемых утратившими силу (не подлежащими применению), изменяемых или отменяемых приказов (распоряжений) несколько, заголовок может быть сформулирован обобщенно.

или

Приложения в приказе (распоряжении) допускаются только, если они связаны с предписаниями распорядительной части текста.

или

Положение, правила, инструкция

79. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства (территориального органа).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

80. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов актов Министерства (территориального органа).

81. Положение (правила, инструкция) утверждается распорядительным документом и печатается на листах формата A4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Преамбулой положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты, подпункты и абзацы. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими цифрами.

Протокол заседания (совещания)

82. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

83. Протокол может издаваться в полной или краткой форме, образцы оформления которых приведены в приложениях N 18, 19 к Инструкции, при краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

84. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании (совещании) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствовавших превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на прилагаемый к протоколу список.

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти (организаций, учреждений) указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня: перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска: "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержались - ...".

Особые мнения, высказанные во время обсуждения, записываются в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

85. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании).

Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от них - инициалы и фамилии присутствовавших.

Многострочные наименования должностей присутствовавших указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру шрифтом размером N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

86. Проект протокола подготавливается структурным подразделением Министерства (территориального органа), ответственным за проведение заседания (совещания), визируется его руководителем, представляется на подпись председательствующему на заседании (совещании) и секретарю в срок не более 4 рабочих дней после дня окончания заседания (совещания).

87. Протоколы регистрируются и хранятся в структурном подразделении Министерства (территориального органа), ответственном за подготовку материалов к заседанию (совещанию).

Проекты протоколов под председательством Министра подготавливаются структурным подразделением Министерства, ответственным за проведение заседания (совещания), подписываются Министром и передаются на регистрацию и последующее хранение в Департамент организации и контроля.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и другие группы протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов государственной власти (организаций, учреждений), принимавших участие в заседаниях.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) по рассмотренному вопросу.

88. После регистрации протокол доводится до участников совещания в электронном виде.

В случае необходимости структурное подразделение Министерства (территориального органа), ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий документов на бумажных носителях участникам совещания, а также заинтересованным органам государственной власти (организациям, учреждениям) и должностным лицам.

89. Протоколы печатаются на листах формата A4 шрифтом размером N 14 и имеют следующие реквизиты:

наименование Министерства (территориального органа);

наименование документа "ПРОТОКОЛ" (печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 центровано);

вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается центровано полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал;

место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводилось совещание. Запись выравнивается по центру;

дата (оформляется печатается арабскими цифрами через 1 межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита).

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 (полтора) межстрочного интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Служебное письмо

90. Служебные письма Министерства подготавливаются в форме: докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов, указаний и поручений;

информации в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении поступивших от них запросов и направленных ими в Министерство обращений граждан;

отзывов, поправок и экспертных заключений на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответов на запросы должностных лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, и должностных лиц государственных и муниципальных органов;

ответов на обращения граждан;

ответов на запросы органов государственной власти (организаций, учреждений);

инициативных документов по вопросам компетенции Министерства, в том числе методических рекомендаций и информационных сообщений для территориальных органов, служб и учреждений.

Служебные письма территориального органа подготавливаются в форме:

информации в Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в федеральном округе;

информации главному федеральному инспектору по субъекту Российской Федерации;

информации в органы государственной власти субъекта Российской Федерации и органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и иные органы;

информации в Министерство об исполнении приказов, распоряжений, поручений;

экспертных заключений на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответов на обращения граждан;

ответов на запросы органов государственной власти (организаций, учреждений);

инициативных документов.

Сроки подготовки ответных писем по исполнению документов устанавливаются руководителем на основании определенных сроков исполнения поручений и запросов.

Тексты инициативных и ответных писем должны быть ясными, краткими и обоснованными, обеспечивающими точное и однозначное восприятие изложенной в них информации, а также точно соответствовать поручениям руководителя, данным в указаниях по исполнению документов. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем структурного подразделения Министерства (территориального органа).

Служебные письма печатаются на бланках в нескольких экземплярах: необходимое количество экземпляров отправляется адресатам; экземпляр с визами помещается в соответствующее дело.

91. Служебное письмо адресуется должностному лицу, уполномоченному рассматривать и принимать решения по поставленным в нем вопросам.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

При адресовании документа лицу, замещающему несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в органе государственной власти (организации, учреждении), куда направляется документ.

В адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 межстрочных интервала.

Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации и его заместителям, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, а также инициативные письма подписываются Министром либо по согласованию с ним заместителем Министра.

Служебные письма в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, иные федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, а также депутатам Государственной Думы, сенаторам Российской Федерации подписываются руководством Министерства в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения, подписываются: руководством Министерства; руководителем структурного подразделения Министерства, их заместителями или уполномоченными на то должностными лицами.

Служебные письма на бланке письма Министра подписывает только Министр.

Служебные письма на бланке письма Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации красного цвета подписывают только заместители Министра, в том числе при исполнении ими обязанностей Министра.

Служебные письма на бланке письма Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации синего цвета подписывает руководитель структурного подразделения Министерства, его заместитель или уполномоченное на то должностное лицо.

В случае направления письма Министерства с ответом по результатам рассмотрения массовых обращений адресат, почтовый адрес или адрес электронной почты на бланке письма Министерства может не указываться.

Служебная записка

92. Служебные записки, создаваемые в Министерстве (территориальном органе), являются внутренними документами и используются для информационного обмена между структурными подразделениями Министерства (территориального органа), должностными лицами.

Виды служебных записок:

внутренняя записка (информирование служащим руководителя своего структурного подразделения Министерства (территориального органа);

внутренняя переписка (переписка между структурными подразделениями Министерства (территориального органа);

докладная записка (информирование руководителем структурного подразделения Министерства (территориального органа) руководства Министерства (руководителя территориального органа), за исключением Министра);

докладная записка Министру (доклад Министру).

В служебных записках излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий структурного подразделения Министерства (территориальных органов) и должностного лица.

Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - содержание обращения, выводы и предложения.

Визы исполнителя и согласовывающих служебную записку (на бумажных носителях) должностных лиц помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации помещается в дело структурного подразделения Министерства (территориального органа) - исполнителя.

Докладные записки о прекращении переписки с гражданином, подготовленные в электронном виде, направляются посредством СЭД Министру (заместителю Министра) (руководителю территориального органа) для принятия решения.

Решение Министра (заместителя Министра) (руководителя территориального органа) о прекращении переписки с гражданином оформляется путем ввода резолюции в регистрационной карточке (далее - РК) докладной записки: "Согласен/Не согласен".

Докладные записки о награждении (поощрении) сотрудников Министерства и территориальных органов визируются директором Департамента государственной службы и кадров.

Служебные записки, содержащие вопросы, требующие расходования финансовых и материально-технических средств, визируются директором Департамента управления делами и заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами.

При направлении информации одновременно адресатам внутри Министерства (территориального органа) и за его пределами оформляются два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

Телеграммы и документы, передаваемые по каналам
электронной и факсимильной связи

93. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.05.2022 N 968.

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам.

Текст телеграммы подписывается руководством Министерства, руководителем территориального органа, заверяется гербовой печатью в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).

Текст телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписывается только руководством Министерства.

Текст телеграммы оформляется без реквизитов бланка в 2 экземплярах (оригинал передается в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства), копия помещается в дело) следующим образом:

1) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы;

2) перед текстом центровано размещается реквизит наименования документа - "Телеграмма";

3) после наименования от левой границы текстового поля помещается реквизит "Адресат" с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования органа государственной власти (организации, учреждения), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

4) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, прописными буквами;

5) после текста телеграммы размещается реквизит подписи с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Министерства (территориального органа) и дата (день отправления).

Текст телеграммы согласовывается, подписывается и регистрируется в порядке, установленном для служебных писем.

94. Электронные сообщения в Министерство поступают посредством МЭДО, системе межведомственного электронного взаимодействия, на официальный электронный адрес Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет"), доступ к которому установлен в Департаменте организации и контроля, через раздел "Обращения граждан" официального сайта Министерства, на электронный адрес пресс-службы Министерства в сети "Интернет", посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг" (далее - ФГИС "Госуслуги"),

Электронные сообщения в территориальный орган поступают на официальный электронный адрес территориального органа в сети "Интернет", доступ к которому установлен в структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства, а также посредством ФГИС "Госуслуги".

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронный образ (копию) документа или электронный документ и его реквизиты.

95. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема документов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям Инструкции.

96. Электронные сообщения и документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) в СЭД.

97. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи документов ДСП, а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Договор (контракт, соглашение)

98. Договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени Министерства (территориального органа), оформляются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также приказом Минюста России от 05.06.2024 N 181 "Об утверждении Порядка подготовки, согласования, регистрации и хранения договоров (соглашений) Минюста России".

Доверенность

99. Доверенность оформляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Министерства (территориального органа), а также определяет условия и границы реализации этих прав.

Доверенность подписывает Министр (руководитель территориального органа). После подписания доверенность регистрируется в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) в СЭД и заверяется гербовой печатью.