III. Организация документооборота
III. Организация документооборота 
Принципы организации документооборота
40. Прохождение документов в Министерстве с момента получения или создания до завершения их исполнения, помещения в дело или отправки образует документооборот Министерства.
41. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки;
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
однократность регистрации документов;
регламентация порядка обработки, рассмотрения и согласования документов;
организация защиты служебной информации ограниченного распространения.
42. В документообороте Министерства выделяются следующие документопотоки:
поступающая документация (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
внутренняя документация.
43. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, по электронным каналам связи, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) посредством СЭД.
С помощью почтовой связи в Министерство доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.
По электронным каналам связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения и корреспонденция межведомственного взаимодействия.
Прием и первичная обработка поступающих документов
44. Прием поступающих в Министерство документов осуществляется в централизованном порядке Департаментом управления делами и контроля.
В случае поступления документа на бумажном носителе:
ошибочно присланные документы возвращаются отправителю в суточный срок;
все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. Корреспонденция, помещенная в конверт с пометкой "Лично", учитывается в СЭД по реквизитам, указанным на конверте, и передается адресату;
при вскрытии конвертов проверяется правильность направления (адресования) документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним;
при обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах, один экземпляр акта остается в Департаменте управления делами и контроля, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю.
В случае поступления документа в форме электронного документа:
ошибочно присланные электронные документы возвращаются отправителю в суточный срок;
электронные документы, направляемые в Министерство, поступают в СЭД, проходят автоматическую проверку целостности транспортного контейнера, подлинности и действительности электронной подписи документа;
в случае положительного результата проверки, электронные документы поступают в Департамент управления делами и контроля для предварительной обработки, регистрации и распределения поступающих документов;
в случае отрицательного результата проверки, электронные документы поступают в Департамент управления делами и контроля для возврата отправителю.
45. Поступившие в Министерство документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
46. Не подлежат регистрации следующие документы, поступившие без сопроводительного письма:
печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);
рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;
библиографические справочники;
поздравительные письма, телеграммы, открытки.
47. Документы, поступающие в Министерство на иностранных языках или языках народов, проживающих на территории Российской Федерации, до их регистрации направляются для подготовки краткой аннотации в Отдел внешних связей и протокола Департамента управления делами и контроля. Вместе с краткой аннотацией указанные документы передаются на регистрацию в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля.
Регистрация входящих документов
48. Документы, поступающие в Министерство, регистрируются Департаментом управления делами и контроля в суточный срок, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день. Документы, имеющие отметки о срочности или содержащие срочную информацию, регистрируются незамедлительно.
49. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки входящего документа в СЭД.
50. Регистрационный номер входящего документа соответствует номеру электронной регистрационной карточки и состоит из индекса вида входящей корреспонденции (1 - правительственная корреспонденция, 2 - ведомственная корреспонденция, 3 - письменные обращения граждан, 4 - неконтрольная корреспонденция, зарегистрированная в Отделе ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля, 7 - корреспонденция Федерального Собрания Российской Федерации) и порядкового номера входящего документа в целом по Министерству в пределах календарного года, например:
1-1318, где:
1 - индекс входящей правительственной корреспонденции;
1318 - порядковый номер входящего документа в целом по Министерству в пределах календарного года.
51. К электронной регистрационной карточке входящего документа прикрепляется электронная копия документа или электронный документ, который является ее составной частью.
Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам входящих документов электронные копии следующих документов:
абзац утратил силу. - Приказ Минфина России от 01.06.2021 N 248;
содержащие персональные данные <2>;
нотариально заверенные документы, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (при наличии);
неформатные и другие объемные документы (книги, журналы, бюллетени, открытки, CD-диски, flash-накопители, сброшюрованные материалы и тому подобное).
--------------------------------
<2> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".
В электронной регистрационной карточке входящего документа отражаются связи входящего документа с другими документами, на которые в нем даны ссылки (при наличии).
52. Документы, поступающие в Министерство по системе МЭДО, направляются на регистрацию в СЭД автоматически. При формировании электронной регистрационной карточки входящего документа, поступившего по системе МЭДО, реквизиты, содержащиеся в соответствующем электронном сообщении, используются для автоматического заполнения полей электронной регистрационной карточки входящего документа.
53. По итогам регистрации документа, поступившего по системе МЭДО, отправителю автоматически направляется уведомление о регистрации входящего документа либо об отказе в регистрации входящего документа.
54. После регистрации на входящих документах, поступивших на бумажных носителях, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп, который содержит дату и регистрационный номер документа. При постановке документа на контроль в регистрационном штампе также указывается слово "Контроль" и срок исполнения документа.
55. При регистрации входящих электронных документов регистрационный штамп на документе не проставляется. Вся информация о дате регистрации, регистрационном номере документа, постановке документа на контроль и сроке исполнения документа указывается только в электронной регистрационной карточке входящего документа.
Порядок распределения входящих документов
56. Департамент управления делами и контроля проводит предварительную обработку поступающих документов, по итогам которой документы после регистрации направляются на рассмотрение руководству Министерства, в департаменты Министерства с использованием СЭД.
57. Доступ к электронным регистрационным карточкам входящих документов и прикрепленным к ним электронным копиям документов или электронным документам в СЭД предоставляется руководству Министерства, руководству департаментов Министерства, а также работникам их приемных одновременно с направлением им документов в СЭД.
58. Работникам Министерства, которым не направлен документ в СЭД, предоставляется доступ только к электронным регистрационным карточкам входящих документов.
59. Входящие документы, поступившие на бумажном носителе, не подлежащие сканированию, передаются работникам приемных руководства Министерства и руководства департаментов Министерства по реестрам или регистрационным карточкам под расписку.
Департаментам - соисполнителям входящие документы, поступившие на бумажном носителе, направляются только в виде электронной копии документа в СЭД (копии на бумажном носителе не направляются).
Департаменты - соисполнители входящих электронных документов получают доступ к электронным документам, зарегистрированным в СЭД.
60. Ошибочно направленные в департаменты Министерства входящие документы возвращаются в Департамент управления делами и контроля. В указании по исполнению документа в СЭД руководством департамента Министерства проставляется соответствующая отметка с пояснениями.
61. Нерегистрируемые входящие документы передаются по назначению.
Порядок рассмотрения документов руководством Министерства
и доведение документов до исполнителей
62. Руководство Министерства в соответствии с распределением обязанностей дает указания по исполнению документов.
63. Проекты указаний Министра по исполнению входящих документов подготавливаются отделами Департамента управления делами и контроля, проекты указаний заместителей Министра - работниками соответствующих приемных.
64. Подготовленные проекты указаний по исполнению документов утверждаются руководством Министерства в СЭД или подписываются на бумажном носителе. В случае подписания указаний по исполнению документов на бумажном носителе, содержание указаний вносится в СЭД работниками приемных заместителей Министра или отделов Департамента управления делами и контроля.
65. Документы, поступившие на бумажном носителе, не подлежащие сканированию, а также подписанные указания по исполнению данных документов возвращаются в Департамент управления делами и контроля для их направления по назначению.
66. При направлении документов в соответствии с указаниями руководства Министерства на соисполнение в подведомственные Министерству федеральные органы исполнительной власти и организации, не работающие в СЭД (не имеющие доступ), копии этих документов направляются в данные организации ответственным (головным) исполнителем на бумажном носителе.
67. Доступ к электронным копиям входящих документов и электронным входящим документам в СЭД предоставляется исполнителям после направления (адресования) им документов в СЭД.
Организация работы с документами
в департаментах Министерства
68. Руководство департамента Министерства дает указания исполнителям по организации и конкретным срокам исполнения документов, утверждая проекты указаний в электронной регистрационной карточке документа в СЭД или подписывая указания на бумажном носителе, с внесением соответствующей информации в СЭД.
69. Передача документов от одного исполнителя к другому в департаментах Министерства осуществляется в СЭД путем оформления адресации в электронной регистрационной карточке документа.
70. Передача документов на бумажных носителях, не подлежащих сканированию, от одного исполнителя к другому осуществляется через работников, ответственных за делопроизводство в департаментах Министерства.
71. По итогам определения исполнителя электронного документа, поступившего по системе МЭДО через СЭД, отправителю автоматически направляется уведомление о назначении ответственного исполнителя.
72. Переадресация документов из одного департамента Министерства в другой производится в порядке, установленном Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства от 15 июня 2012 г. N 82н (далее - Регламент Министерства).
73. Переадресация документов осуществляется в СЭД.
Оформление переадресации документов осуществляется отделами Департамента управления делами и контроля или работниками приемных заместителей Министра.
74. При переадресации документов передача подлинников документов из одного департамента Министерства в другой производится работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах Министерства, а в случае с электронными документами - автоматически посредством СЭД. По документам правительственной корреспонденции - через Департамент управления делами и контроля.
74.1. При переадресации документов на бумажном носителе, содержащих вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, оригиналы этих документов направляются директором департамента Министерства в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в документе вопросов, сопроводительным письмом с уведомлением автора документа о переадресации документа.
Работа исполнителей с документами
75. Организация работы с документами в департаментах Министерства осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства, Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов руководства Министерства, директоров департаментов Министерства.
76. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
сбор и обработка необходимой информации;
подготовка проекта документа, его оформление;
создание временной электронной регистрационной карточки документа с прикреплением проекта документа в СЭД;
согласование проекта документа;
доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;
повторное согласование проекта документа в СЭД;
представление на подпись (утверждение) проекта документа руководству Министерства или руководству департаментов Министерства;
определение места хранения документа путем проставления отметки во временной электронной регистрационной карточке документа с указанием номера дела по номенклатуре дел Министерства, в которое должен быть помещен документ;
регистрация и отправка адресату.
77. Ответственный исполнитель (департамент Министерства) организует работу по исполнению документа согласно указаниям и несет ответственность за его исполнение. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (департаментам Министерства), ответственным является исполнитель (департамент Министерства), определенный в указании по исполнению первым.
78. Соисполнители (департаменты Министерства) представляют ответственному (головному) исполнителю (департаменту Министерства) замечания и предложения в пределах своей компетенции по исполнению данного документа. Ответственный исполнитель (департамент Министерства) подготавливает проект ответного документа с учетом замечаний и предложений соисполнителей (департаментов Министерства). Также замечания и предложения соисполнителей (департаментов Министерства) могут не учитываться ответственным исполнителем (департаментом Министерства) при подготовке проекта ответного документа и в случае необходимости соответствующие обоснования докладываются руководству Министерства.
79. Проекты ответных документов Министерства готовятся уполномоченными работниками департамента Министерства (ответственного исполнителя по исполнению документа) (далее - ответственный работник) в соответствии с требованиями по оформлению документов, установленными Инструкцией.
80. Для согласования проекта документа ответственный работник создает в СЭД временную электронную регистрационную карточку документа, которой автоматически присваивается временный регистрационный номер.
Временный регистрационный номер электронной регистрационной карточки документа состоит из префикса, определяющего стадию подготовки документа - согласование проекта, порядкового номера электронной регистрационной карточки документа в пределах календарного года, номер версии проекта документа, например:
СОГЛ-12569-1, где:
СОГЛ - префикс, определяющий стадию подготовки - согласования проекта;
12569 - порядковый номер электронной регистрационной карточки документа в пределах календарного года;
1 - номер версии проекта документа.
К временной электронной регистрационной карточке документа прикрепляется проект документа, который является составной частью временной электронной регистрационной карточки документа.
Во временной электронной регистрационной карточке документа:
отражаются связи документа с другими документами по данному вопросу (при наличии);
создается лист согласования с указанием должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект. В лист согласования также вносится информация о виде подписания (собственноручная или электронная подпись) и о должностном лице, которому документ будет представлен на подпись;
определяется место хранения документа путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел Министерства, в которое должен быть помещен документ после его подписи - подлинник и (или) визовой экземпляр (при наличии) на бумажном носителе или бумажная копия электронного документа подписанного электронной подписью;
определяется количество экземпляров документов с пометкой "ДСП", в случае направления этого документа нескольким адресатам.
81. Согласование проекта документа производится должностными лицами путем проставления соответствующего грифа в листе согласования в СЭД. При наличии замечаний и предложений в лист согласования СЭД вносятся соответствующие комментарии, документ не согласовывается и возвращается ответственному исполнителю на доработку.
По представленным замечаниям и предложениям ответственный исполнитель готовит новую версию проекта документа и направляет ее на повторное согласование.
Согласование (визирование) проекта документа с должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 15 приложения N 7 к Инструкции.
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование), осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 14 приложения N 7 к Инструкции.
82. Создание электронной копии документа (проекта документа), содержащего сведения конфиденциального характера в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2015, N 29, ст. 4473) (далее - Указ N 188), не предусмотрено.
Проекты документов, по которым не предусмотрено создание электронной копии документа, визируются на бумажном носителе и в электронной регистрационной карточке документа проставляется соответствующая отметка.
83. До передачи проектов документов на согласование ответственным работником внимательно проверяется правильность их оформления на соответствие положениям настоящей Инструкции. Прикрепленный к временной электронной регистрационной карточке документа проект документа должен соответствовать проекту документа на бумажном носителе.
Представление проектов документов на подпись Министру осуществляется через Департамент управления делами и контроля.
84. При направлении на подпись проектов документов, подготовленных в ответ на электронные документы, поступившие по системе МЭДО через СЭД, в адрес отправителя автоматически отправляется уведомление о направлении проекта документа на подписание.
85. Информация о собственноручном подписании документов на бумажных носителях руководством Министерства, руководством департаментов Министерства вносится, соответственно, работниками Департамента управления делами и контроля, работниками приемных заместителей Министра, работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах Министерства, в листы согласований временных электронных регистрационных карточек документов, а в случае подписания электронных документов электронной подписью - автоматически заносится во временную электронную регистрационную карточку документа.
Подписанные документы на бумажном носителе передаются ответственным работником в Департамент управления делами и контроля или работникам, ответственным за делопроизводство в департаментах Министерства, для регистрации и (или) отправки адресату.
86. После подписания электронной подписью электронных документов, подготовленных в ответ на документы, поступившие по системе МЭДО через СЭД, в адрес отправителя автоматически направляется уведомление о подписании документа.
86.1. В случае, если ответ по документу не требуется, исполнение документа оформляется путем определения места хранения документа в указании по исполнению документа, выбрав необходимый индекс дела по номенклатуре дел Министерства и указав номер соответствующего тома, в который должен быть помещен данный документ.
86.2. Бумажная копия электронного документа, поступившего по системе МЭДО через СЭД, помещается в указанный во временной электронной регистрационной карточке документа том соответствующего дела.
Регистрация исходящих документов
87. Документы, подписанные руководством Министерства в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, передаются ответственным работником на регистрацию и отправку в Отдел по контролю Департамента управления делами и контроля.
88. Иные исходящие документы, подписанные руководством Министерства, руководством департаментов Министерства, регистрируются в департаментах Министерства и передаются на отправку в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля.
89. При передаче на регистрацию документа на бумажном носителе представляются подлинник документа и лист согласования СЭД, а также документ, в соответствии с которым подготовлен данный ответ (при наличии).
Электронный документ автоматически попадает на регистрацию.
Отдел по контролю Департамента управления делами и контроля, работники, ответственные за делопроизводство в департаментах Министерства, осуществляют проверку правильности оформления исходящего документа, комплектности и соответствия количества экземпляров документа на бумажном носителе списку рассылки, а также корректности заполнения электронной регистрационной карточки документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для исправления.
90. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса дела согласно номенклатуре дел Министерства и порядкового номера исходящего документа в целом по Министерству в пределах календарного года, например:
01-02-01/10-526 или 01-10-05/527, где:
01-02-01/10 и 01-10-05 - индексы дел согласно номенклатуре дел Министерства;
526 и 527 - порядковые номера исходящих документов в целом по Министерству в пределах календарного года.
Датой исходящего документа является дата его регистрации в СЭД.
91. При регистрации исходящего документа создается электронная регистрационная карточка документа.
В электронной регистрационной карточке исходящего документа отражаются связи с входящими документами и иными документами по данному вопросу (при наличии).
Регистрационный номер и дата регистрации согласно электронной регистрационной карточке документа проставляются в реквизитах бланка на подлиннике исходящего документа на бумажном носителе. К электронной регистрационной карточке исходящего документа на бумажном носителе прикрепляется электронная копия документа, которая является ее составной частью.
Подлинник зарегистрированного исходящего документа на бумажном носителе отправляется адресату, а визовой экземпляр (при наличии) помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.
92. При регистрации исходящего электронного документа, подписанного электронной подписью, регистрационный номер и дата регистрации проставляются на самом электронном документе, а также в электронной регистрационной карточке исходящего документа в СЭД. Бумажная копия исходящего электронного документа, отправленного по системе МЭДО через СЭД, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.
93. Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам исходящих документов электронные копии следующих документов:
абзац утратил силу. - Приказ Минфина России от 01.06.2021 N 248;
- содержащие персональные данные;
- нотариально заверенные документы, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (при наличии);
- неформатные и другие объемные документы (книги, журналы, бюллетени, открытки, CD-диски, flash-накопители, сброшюрованные материалы и тому подобное).
Вид передаваемого документа необходимо указать в соответствующем поле электронной регистрационной карточки документа.
Отправка документов
94. Отправку исходящих документов Министерства производит Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля.
95. Документы должны быть правильно оформлены с указанием почтового адреса или с указателем рассылки. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в департаменты Министерства.
96. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
97. Документы, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, отправляются фельдъегерской связью или по системе МЭДО через СЭД.
В случаях неполучения адресатом исходящего электронного документа, отправленного по системе МЭДО через СЭД, а также получения уведомления об отказе в регистрации или в иных случаях Департамент управления делами и контроля вправе принять решение о направлении адресату исходящего документа на бумажном носителе.
98. Документы в адрес федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов и организаций отправляются на бумажных носителях или в электронной форме.
99. Подлинники документов на бумажных носителях пересылаются почтовой связью и фельдъегерской связью. С помощью электронных технических средств связи могут пересылаться электронные копии документов. Решение о способе доставки таких документов или о необходимости досылки адресату документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает ответственный работник.
Документы с пометкой "ДСП" пересылаются другим органам и организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, с использованием системы МЭДО (при выполнении требований по защите информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота), посредством СЭД, а также могут быть переданы с федеральным государственным гражданским служащим под расписку.
В электронной регистрационной карточке исходящего документа делается отметка об отправке исходящего документа соответствующим способом.
100. Обработка исходящих документов на бумажных носителях для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234. Обработка исходящих документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
101. При отправке исходящего документа на бумажном носителе почтовой связью в Отделе ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля осуществляются конвертование исходящего документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в местное почтовое отделение связи.
При отправке документов на бумажных носителях фельдъегерской связью осуществляется их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.
На заказную корреспонденцию, корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "ДСП" на бумажном носителе составляются реестры. После отправки исходящих документов на бумажных носителях реестры с росписью работника почтового отделения связи с получении корреспонденции возвращаются в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля.
102. Если требуется передать подлинный экземпляр документа на бумажном носителе непосредственно адресату, ответственный работник на бумажной копии исходящего документа делает соответствующую отметку, а уполномоченное лицо, получающее данный документ, расписывается в его получении с указанием даты, Ф.И.О. (при наличии) и должности, которая помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства. В электронной регистрационной карточке исходящего документа делается отметка об отправке исходящего документа нарочным.
103. Отправка электронных документов с пометкой "ДСП" осуществляется только с использованием системы МЭДО посредством СЭД в государственные органы власти и организации в случае наличия письменного уведомления таких органов и организаций о готовности к приему электронных документов с пометкой "ДСП" с использованием системы МЭДО.
Отправка документов с пометкой "ДСП" по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, по электронной почте (за исключением почтового адреса пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи присвоенного в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442) <1>, а также средствами информационных систем, программ для электронных вычислительных машин, которые предназначены и (или) используются для обмена электронными сообщениями исключительно между пользователями этих информационных систем, программ для электронных вычислительных машин при котором отправитель электронного сообщения определяет получателя или получателей электронного сообщения (сервис обмена мгновенными сообщениями), запрещена.
--------------------------------
<1> С изменениями, внесенными приказами Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. регистрационный N 50545), Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 ноября 2018 г. N 619 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 марта 2019 г., регистрационный N 54090), от 27 марта 2019 г. N 106 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 июня 2019 г., регистрационный N 54893), от 19 ноября 2020 г. N 602 (зарегистрирован Министерством юстиции 30 ноября 2020 г., регистрационный N 61158).
Создание, согласование и регистрация внутренних документов
104. Внутренние документы Министерства создаются в форме электронных документов, за исключением документов, создаваемых в рамках подготовки к заседанию Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации, документов, содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую в соответствии с законодательством Российской Федерации тайну, а также документов на бумажном носителе в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления такого документа исключительного на бумажном носителе.
Внутренние документы создаются, согласовываются, подписываются и регистрируются уполномоченными работниками Министерства, направляются адресатам, принимаются и рассматриваются адресатами в СЭД в порядке, предусмотренном положениями пунктов 75 - 83, 85, 88, 89, 91 - 93 Инструкции.
105. Создание, согласование и подписание уполномоченными работниками Министерства внутренних электронных документов, подлежащих направлению внутри одного департамента Министерства, допускается с использованием простой электронной подписи.
106. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из индекса дела согласно номенклатуре дел Министерства, буквенного кода, определяющего вид корреспонденции, и порядкового номера внутреннего документа (переписка) в целом по Министерству в пределах календарного года, например:
12-05-01/ВН-168, где:
12-05-01 - индекс дела согласно номенклатуре дел Министерства;
ВН - буквенный код, определяющий вид корреспонденции;
1168 - порядковый номер внутреннего документа (переписка) в целом по Министерству в пределах календарного года.
107. Регистрационный номер и дата внутреннего электронного документа проставляются на документе в СЭД, а в случае с документом на бумажном носителе - на подлиннике и в электронной регистрационной карточке. Исключение составляют доверенности, акты, договоры, соглашения, государственные контракты, к которым не создаются электронные регистрационные карточки.
108. Внутренний электронный документ, направленный по СЭД, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.
109. Подлинник зарегистрированного внутреннего документа на бумажном носителе передается в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля для направления адресату.
110. Регистрация доверенностей, приказов, договоров (соглашений и государственных контрактов) Министерства осуществляется Департаментом управления делами и контроля в день их представления на регистрацию, который должен соответствовать дню подписания соответствующего документа.
111. Регистрационный номер доверенности состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса, определяющего вид доверенности, например:
01-10-08/77, где:
01-10-08 - номера дела по номенклатуре Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля;
77 - порядковый номер доверенности в пределах календарного года.
Визовые экземпляры подписанных доверенностей хранятся в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля. Копии подлинников доверенностей хранятся в делах департаментов Министерства, разработавших проекты доверенностей Министерства.
112. Регистрационный номер приказа состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса, определяющего вид приказа, например:
125н, где:
125 - порядковый номер приказа в пределах календарного года;
н - вид приказа.
Для определения вида приказа используются следующие буквенные индексы: "н" - приказ нормативного характера; "к" - приказ на командирование работника; "л/с" - приказы по личному составу. Иные приказы буквенных индексов не имеют.
Подлинники приказов хранятся в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.
Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля осуществляет создание электронных регистрационных карточек распорядительных документов в СЭД и прикрепление к ним электронных копий приказов, а также их направление в СЭД в соответствии с указателем рассылки.
Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам распорядительных документов электронные копии приказов, содержащих сведения конфиденциального характера в соответствии с Указом N 188.
абзацы девятый - десятый утратили силу. - Приказ Минфина России от 01.06.2021 N 248.
113. Регистрационный номер протоколов заседаний коллегии Министерства соответствует порядковому номеру протокола в пределах календарного года.
Регистрационный номер протоколов совещаний у руководства Министерства состоит из порядкового номера протокола в пределах календарного года.
Подлинники протоколов заседаний коллегии Министерства и протоколов совещаний у руководства Министерства регистрируются и хранятся в Отделе по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля.
Регистрационный номер протоколов совещаний у руководства департаментов Министерства состоит из порядкового номера протокола в пределах календарного года и буквенного индекса, определяющего инициалы подписавшего протокол должностного лица, например:
3-ИИ, где:
3 - порядковый номер протокола совещания;
ИИ - инициалы должностного лица, подписавшего протокол совещания у руководства департаментов Министерства (Иван Иванов).
Подлинники протоколов совещаний у руководства департаментов Министерства регистрируются и хранятся в делах департаментов Министерства.
114. Регистрационный номер договоров (соглашений, государственных контрактов) состоит из номера дела по номенклатуре Отдела по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля, индекса департамента Министерства, подготовившего договор (соглашение, государственный контракт), порядкового номера договора (соглашения, государственного контракта) в пределах календарного года, например:
01-01-06/05-20, где:
01-01-06 - номера дела по номенклатуре Отдела по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля;
05 - индекс департамента Министерства, подготовившего договор (соглашение, государственный контракт);
20 - порядковый номер договора (соглашения, государственного контракта) в пределах календарного года.
Подлинники договоров (соглашений, государственных контрактов) хранятся в Отделе по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля.
115. Регистрация поручений и указаний Министра по оперативным документам на бумажном носителе, за исключением поручений и указаний Министра на документах, имеющих внутренний регистрационный номер департаментов Министерства в СЭД, осуществляется Отделом правительственной корреспонденции Департамента управления делами и контроля.
Регистрационный номер поручения или указания Министра состоит из индекса вида внутренней корреспонденции (5 - корреспонденция Министра) и порядкового номера поручения или указания Министра в пределах календарного года, например:
5-14, где:
5 - индекс корреспонденции Министра;
14 - порядковый номер поручения или указания Министра в пределах календарного года.
Подлинники поручений и указаний Министра направляются в ответственные департаменты Министерства под расписку.
Контроль исполнения документов
116. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Министерстве определяются Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, и Регламентом Министерства.
117. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль исполнения документов в Министерстве осуществляется Департаментом управления делами и контроля.
118. Контроль включает постановку на контроль, мониторинг исполнения, снятие с контроля, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Министерства о состоянии исполнения документов.
119. Постановка документов на контроль осуществляется Департаментом управления делами и контроля при регистрации входящего документа посредством установления контрольного срока исполнения документа. В случае, если документ имеет несколько контрольных (порученческих) пунктов, на контроль ставится каждый отдельный вопрос с установлением конкретного срока исполнения по каждому из вопросов.
120. При осуществлении своих контрольных функций Департамент управления делами и контроля запрашивает у исполнителей, руководства департаментов Министерства сведения о ходе исполнения контрольных документов, а также, в случае необходимости, информацию о причинах нарушения сроков исполнения или допущенных в ходе исполнения документов недостатков. Текущая информация о ходе исполнения контролируемых документов вносится в базу данных СЭД.
121. В целях своевременного и надлежащего исполнения контрольных документов, а также для принятия мер по ускорению исполнения документов Департаментом управления делами и контроля направляются заместителям Министра и в департаменты Министерства перечни контрольных документов с наступающими сроками исполнения, перечни документов, сроки исполнения которых истекли, а также другие отчетные формы СЭД. Регулярность и периодичность направления перечней определяются производственной необходимостью.
122. Департаментом управления делами и контроля подготавливаются для доклада руководству Министерства обобщенные сведения о ходе и результатах исполнения документов, о состоянии исполнительской дисциплины в департаментах Министерства, о ходе подготовки и рассмотрения в Аппарате Правительства Российской Федерации проектов нормативных правовых актов, внесенных Министерством.
123. Контроль за исполнением документов прекращается:
по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в соответствии с порядком, установленным Регламентом Министерства;
по письмам Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, министерств, ведомств, учреждений, предприятий и организаций и прочим - после фактического выполнения соответствующего обращения.
Промежуточные ответы, запросы, рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.
124. Снятие документов с контроля осуществляется Департаментом управления делами и контроля на основании поступивших от департаментов Министерства уведомлений в СЭД. При отсутствии ответного документа ответственный работник вносит в регистрационную электронную карточку контрольного документа информацию о направлении документа в дело с комментариями.
Документ считается исполненным после принятия Департаментом управления делами и контроля информации о его исполнении.
Учет и анализ объемов документооборота
125. Учет объема документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами.
Анализ объема документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Министерство и создаваемых в процессе деятельности Министерства, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Департаментом управления делами и контроля и представляются руководству Министерства в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
126. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа), при этом сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов на бумажных носителях ведется отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.
