VIII. "Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей РФ" (утв. решением Высшей квалификационной коллегии судей РФ от 29.09.2016) (ред. от 24.11.2016)

8.1.1. Дела и наряды постоянного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения передаются в архив по графику, утвержденному председателем Коллегии или руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Архив принимает дела и производства только по описям.

Дела передаются в архив после их завершения в делопроизводстве:

не позднее чем через пять лет - в Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации;

не позднее чем через два года - в квалификационных коллегиях судей субъектов Российской Федерации.

Каждая опись имеет свой номер, который состоит из индекса структурного подразделения, буквенного обозначения вида срока хранения ("п" - постоянный срок хранения или "вр" - временный срок хранения) и двух последних цифр года формирования материалов.

Например: ВККС РФвр-10, что обозначает: "ВККС РФ" - индекс Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации, "вр" - дела временного хранения, "10" - дела за 2010 г.

В случаях составления описи секретных дел после букв "п" или "вр" в скобках добавляется буква "с".

Например: ВККС РФвр(с)-10.

8.1.2. Каждое дело или материалы либо их том вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером (единица хранения). Формулировка заголовка дела, внесенная в опись, должна точно соответствовать формулировке заголовка на обложке дела. Если дело или материалы состоят из нескольких томов, то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером (единица хранения), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив оформляет их выдачу во временное пользование.

Работник архива расписывается в приеме материалов на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.

8.1.3. Перед сдачей материалов в архив работники, ответственные за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, проверяют и уточняют сроки их хранения.

Прием материалов производится работником архива с обязательным участием работника структурного подразделения, осуществляющего передачу.

Материалы, передаваемые в архив, должны быть подшиты или сброшюрованы и оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией.

Все выявленные недостатки при приеме-передаче материалов устраняются силами подразделения, осуществляющего передачу.

8.1.4. В случае ликвидации квалификационной коллегии судей лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся исполненные документы в дела или производства, оформляет их, составляет на них описи и передает в архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации. Передача законченных дел по номенклатуре может осуществляться по самой номенклатуре.

Не допускается приема в архив неподшитых и неоформленных дел и материалов.

8.2.1. Все дела и материалы в архиве учитываются в инвентарных книгах учета поступления и выбытия дел и материалов. Дела и материалы учитываются по описям, по которым они передаются из подразделений в архив. Книги заводятся на секретные и несекретные материалы отдельно.

В архиве учет дел и материалов осуществляется в единицах хранения. Единица хранения - физически обособленная совокупность документов, заключенных в обособленную обложку (том).

По запросу соответствующего государственного или муниципального архива Коллегия составляет паспорт архива.

8.2.2. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения. Материалы в архиве хранятся по видам, описям, в порядке номеров по описи.

8.2.3. Работник, ответственный за ведение архива Коллегии, принимает меры по обеспечению надлежащего хранения поступивших дел и производств.

8.2.4. Для получения дел и материалов во временное пользование из архива необходимо согласие руководителя аппарата либо секретаря Коллегии. Работник структурного подразделения должен оформить заявку с указанием номера описи и порядкового номера дела или материала.

8.2.5. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку в книге учета выдачи дел и производств во временное пользование с последующим контролем за их возвратом.

На выдачу секретных и несекретных дел и производств заводятся отдельные книги выдачи.

8.2.6. Работник архива должен своевременно отбирать находящиеся в архиве дела и материалы с истекшими сроками хранения и составлять акты о выделении их к уничтожению (приложение N 31).

8.2.7. Запрос об истребовании дел или материалов из государственных и муниципальных архивов направляется за подписью руководителя аппарата либо секретаря Коллегии, имеющего непосредственное отношение к этим материалам.

Получение и возврат дел из государственных и муниципальных архивов во временное пользование производятся по установленным архивами правилам.

8.2.8. Под архивы Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации или управлением Судебного департамента в субъекте Российской Федерации выделяются помещения, отвечающие действующим правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим металлическим оборудованием для хранения материалов и противопожарными средствами.