8.1. Передача дел и нарядов в архив
8.1. Передача дел и нарядов в архив 
8.1.1. Дела и наряды постоянного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения передаются в архив по графику, утвержденному председателем Коллегии или руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Архив принимает дела и производства только по описям.
Дела передаются в архив после их завершения в делопроизводстве:
не позднее чем через пять лет - в Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации;
не позднее чем через два года - в квалификационных коллегиях судей субъектов Российской Федерации.
Каждая опись имеет свой номер, который состоит из индекса структурного подразделения, буквенного обозначения вида срока хранения ("п" - постоянный срок хранения или "вр" - временный срок хранения) и двух последних цифр года формирования материалов.
Например: ВККС РФвр-10, что обозначает: "ВККС РФ" - индекс Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации, "вр" - дела временного хранения, "10" - дела за 2010 г.
В случаях составления описи секретных дел после букв "п" или "вр" в скобках добавляется буква "с".
Например: ВККС РФвр(с)-10.
8.1.2. Каждое дело или материалы либо их том вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером (единица хранения). Формулировка заголовка дела, внесенная в опись, должна точно соответствовать формулировке заголовка на обложке дела. Если дело или материалы состоят из нескольких томов, то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером (единица хранения), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив оформляет их выдачу во временное пользование.
Работник архива расписывается в приеме материалов на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.
8.1.3. Перед сдачей материалов в архив работники, ответственные за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, проверяют и уточняют сроки их хранения.
Прием материалов производится работником архива с обязательным участием работника структурного подразделения, осуществляющего передачу.
Материалы, передаваемые в архив, должны быть подшиты или сброшюрованы и оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией.
Все выявленные недостатки при приеме-передаче материалов устраняются силами подразделения, осуществляющего передачу.
8.1.4. В случае ликвидации квалификационной коллегии судей лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся исполненные документы в дела или производства, оформляет их, составляет на них описи и передает в архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации. Передача законченных дел по номенклатуре может осуществляться по самой номенклатуре.
Не допускается приема в архив неподшитых и неоформленных дел и материалов.
