VII. "Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей РФ" (утв. решением Высшей квалификационной коллегии судей РФ от 29.09.2016) (ред. от 24.11.2016)

7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) и временного хранения, а также для учета дел.

Номенклатура дел составляется на основании Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (приложения N 22, N 23).

В квалификационных коллегиях судей номенклатура дел на предстоящий период составляется до 15 декабря текущего года, утверждается Председателем Коллегии и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (приложения N 24, N 25).

Номенклатура дел может быть согласована с архивным учреждением.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Внутри разделов дела могут располагаться в следующем порядке: организационно-распорядительные, плановые, отчетные, относящиеся к выполнению основной деятельности, относящиеся к учетной работе. В конце разделов располагаются регистрационные и учетные делопроизводственные формы.

Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.

7.1.2. Номенклатура дел действует в течение одного года. В случае изменений номенклатура дел составляется и согласовывается заново в установленном порядке.

При отсутствии изменений номенклатура дел на следующий год (не позднее 15 декабря текущего года) утверждается с соответствующими поправками и вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы квалификационной коллегии судей, а также справочные картотеки, книги учета и регистрации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Материалы по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие), включаются в номенклатуру дел каждого года. Переходящие материалы не могут составлять более одного тома и иметь постоянный срок хранения.

7.1.4. Каждому наряду, включенному в номенклатуру, присваивается индекс.

7.1.5. Заголовок наряда должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заводить наряды с неконкретными заголовками запрещается.

Наименования организаций, ведомств, географические названия и другие должны соответствовать их официальному полному или сокращенному названию.

Заголовок наряда состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида наряда (переписка, книга учета и т.д.) или документов (приказы, протоколы и т.д.);

название организации, которой документ будет адресован или от которой будет получен ответ, либо подразделения, подготовившего документ;

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не конкретизируются, а указывается их общее видовое название.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: "Переписка с Верховным Судом Российской Федерации по исполнению решений Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с председателями квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации по вопросам применения законодательства о статусе судей".

Если содержание наряда касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на (за) который составлены планы или отчеты.

Если наряд будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка.

7.1.6. Графа "Примечание" номенклатуры дел используется по мере необходимости для отметок о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и так далее.

7.1.7. Если в течение года возникают новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается.

7.1.8. По окончании года работник, ответственный за ведение делопроизводства, в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел, и эти данные сообщаются в архив.

7.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела заводятся в начале календарного года. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство в аппарате Коллегии, непосредственные исполнители документов.

7.2.2. Исполненные документы сдаются исполнителем в сформированном виде. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения, факсограммы группируются отдельно от подлинников;

в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещаются вместе все относящиеся к разрешению одного вопроса документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа (при отсутствии приложений, указанных в тексте документа на документе должна быть запись об их местонахождении);

группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

дело не должно превышать 250 листов (при большем количестве листов дело разделяется на тома; индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2").

7.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или по региональному признаку в алфавитном порядке.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.

Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Распорядительные документы группируются в отдельные дела в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к решениям, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам решений.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.5. Расчеты рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.

7.3.1. Дела Коллегии подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Устанавливается следующий порядок оформления дел: написание заголовков дел на обложках, брошюровка, нумерация листов и составление заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками аппарата Коллегии, ответственными за ведение делопроизводства.

7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи на листе-заместителе дела (приложение N 26);

составление внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменяется систематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

7.3.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы (в том числе листы с резолюцией), кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

Листы дела в каждом томе (части) нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

7.3.4. Внутренняя опись документов составляется на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела, содержащие особо ценные документы; документы, постоянно необходимые для работы; личные дела (приложение N 27).

7.3.5. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение N 28).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Коллегии либо архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации дела хранятся по месту их формирования в аппарате Коллегии.

Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах либо специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Коллегии либо архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

7.4.2. Выдача дел производится с разрешения руководителя аппарата либо секретаря Коллегии. Выдача дел работникам аппарата Коллегии для работы осуществляется под расписку в карточке выдачи дел (приложение N 29). На выданное дело может заводиться карта - заместитель дела (приложение N 30). Дела выдаются на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов с разрешения Председателя Коллегии или его заместителя.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Председателя Коллегии с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.