7.1. Составление номенклатуры дел
7.1. Составление номенклатуры дел 
7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) и временного хранения, а также для учета дел.
Номенклатура дел составляется на основании Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (приложения N 22, N 23).
В квалификационных коллегиях судей номенклатура дел на предстоящий период составляется до 15 декабря текущего года, утверждается Председателем Коллегии и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (приложения N 24, N 25).
Номенклатура дел может быть согласована с архивным учреждением.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Внутри разделов дела могут располагаться в следующем порядке: организационно-распорядительные, плановые, отчетные, относящиеся к выполнению основной деятельности, относящиеся к учетной работе. В конце разделов располагаются регистрационные и учетные делопроизводственные формы.
Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.
7.1.2. Номенклатура дел действует в течение одного года. В случае изменений номенклатура дел составляется и согласовывается заново в установленном порядке.
При отсутствии изменений номенклатура дел на следующий год (не позднее 15 декабря текущего года) утверждается с соответствующими поправками и вводится в действие с 1 января следующего года.
7.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы квалификационной коллегии судей, а также справочные картотеки, книги учета и регистрации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Материалы по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие), включаются в номенклатуру дел каждого года. Переходящие материалы не могут составлять более одного тома и иметь постоянный срок хранения.
7.1.4. Каждому наряду, включенному в номенклатуру, присваивается индекс.
7.1.5. Заголовок наряда должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заводить наряды с неконкретными заголовками запрещается.
Наименования организаций, ведомств, географические названия и другие должны соответствовать их официальному полному или сокращенному названию.
Заголовок наряда состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида наряда (переписка, книга учета и т.д.) или документов (приказы, протоколы и т.д.);
название организации, которой документ будет адресован или от которой будет получен ответ, либо подразделения, подготовившего документ;
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не конкретизируются, а указывается их общее видовое название.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например: "Переписка с Верховным Судом Российской Федерации по исполнению решений Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке указывается их общее видовое название.
Например: "Переписка с председателями квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации по вопросам применения законодательства о статусе судей".
Если содержание наряда касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на (за) который составлены планы или отчеты.
Если наряд будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка.
7.1.6. Графа "Примечание" номенклатуры дел используется по мере необходимости для отметок о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и так далее.
7.1.7. Если в течение года возникают новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается.
7.1.8. По окончании года работник, ответственный за ведение делопроизводства, в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел, и эти данные сообщаются в архив.
