С 1 сентября 2026 года транспортную накладную при большинстве коммерческих перевозок грузов нужно оформлять в электронном виде через ГИС ЭПД. Обязанность затронет грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей. Для перехода потребуется выбрать оператора, настроить электронные подписи и определить, кто подписывает каждый этап перевозки.
Что изменится с 1 сентября 2026 года
До сентября организация или ИП могут выбирать бумажную либо электронную транспортную накладную. С 1 сентября свободный выбор отменяется. Бумажный документ разрешат использовать только в специально установленных случаях.
Обязательный электронный формат вводится не только для транспортных накладных. Через государственную систему также будут оформляться заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные и авиационные грузовые накладные.
Переход касается документов, которые оформляются с 1 сентября 2026 года. Перевозку, начатую раньше, следует завершать с учетом даты составления накладной и разъяснений оператора. Лучше не оставлять на конец августа незакрытые тестовые документы.
Кому обязательна электронная транспортная накладная
ЭТрН потребуется компаниям и предпринимателям, которые перевозят груз с привлечением стороннего перевозчика. В работе участвуют как минимум грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Каждый заполняет и подписывает свою часть документа.
Например, поставщик отгружает товар покупателю через транспортную компанию. Поставщик создает накладную, перевозчик принимает сведения о рейсе и грузе, а покупатель подтверждает доставку либо фиксирует расхождения.
Обязанность может затронуть и экспедитора. Если он организует перевозку и оформляет экспедиторскую расписку, поручение или иной перевозочный документ, соответствующие сведения также передаются в электронную систему.
Перемещение товара собственным автомобилем не всегда требует транспортной накладной. Если компания перевозит свое имущество между складами своими силами и договор перевозки отсутствует, накладная как подтверждение такого договора обычно не оформляется. При этом сохраняются путевой лист, УПД, товаросопроводительные документы и специальные разрешения.
Другая ситуация возникает, когда один и тот же собственник товара нанимает перевозчика для доставки между своими объектами. Транспортная накладная нужна, но приказ Минтранса допускает ее оформление на бумаге, если грузоотправителем и грузополучателем выступает одно лицо.
Когда можно оставить бумажную накладную
Перечень исключений утвержден приказом Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262. Бумажный документ допускается в следующих ситуациях:
- перевозится воинский груз, а отправителем или получателем является Минобороны;
- отправитель либо получатель - иностранная организация без аккредитованного российского филиала или представительства;
- каботажную перевозку выполняет иностранный перевозчик из государства ЕАЭС;
- услуга оказывается гражданину для личных, семейных или бытовых нужд;
- произошел подтвержденный технический сбой информационных систем;
- в месте оформления отсутствует доступ к интернету;
- грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом;
- перевозятся драгоценные металлы или драгоценные камни.
Обычная поломка компьютера или забытый пароль сами по себе не дают права перейти на бумагу. Техническая невозможность должна соответствовать условиям приказа и подтверждаться сведениями о зарегистрированном инциденте.
Если интернет временно пропал на складе, участникам нужно действовать по регламенту оператора. Внутренний порядок должен определять, кто фиксирует сбой, какие доказательства сохраняются и когда сведения передаются после восстановления связи.
Чем ЭТрН отличается от УПД и путевого листа
Транспортная накладная подтверждает заключение и исполнение договора перевозки груза. В ней отражаются стороны, груз, пункты погрузки и выгрузки, перевозчик, транспорт и результат доставки.
УПД или товарная накладная подтверждают передачу товара продавцом покупателю. Они не заменяют ЭТрН, если для доставки привлекался перевозчик.
Путевой лист относится к эксплуатации автомобиля и работе водителя. Он также не заменяет перевозочный документ. Поэтому в одной поставке могут одновременно использоваться УПД, электронная транспортная накладная и электронный путевой лист.
Условия будущего рейса стороны могут согласовать через заявку на оказание услуг по перевозке груза. В ней стоит закрепить маршрут, транспорт, время подачи машины, стоимость и ответственность за опоздание.
Как подключиться к ГИС ЭПД
Напрямую подключаться к государственной системе участнику перевозки не требуется. Обмен происходит через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов.
Компания выбирает оператора, заключает договор и настраивает личный кабинет, интеграционный модуль или обмен через учетную систему. Оператор проверяет формат документа, направляет его в ГИС ЭПД и передает другим участникам.
До заключения договора нужно проверить:
- включен ли оператор в официальный перечень;
- поддерживает ли он формат ЭТрН, действующий с 1 сентября 2026 года;
- возможен ли обмен с клиентами других операторов;
- есть ли интеграция с 1С, ERP, складской и транспортной системой;
- как оформляются исправления, переадресовка и аннулирование;
- работает ли мобильное приложение для водителя.
Контрагентам необязательно пользоваться одной и той же системой. Операторы должны обеспечивать обмен между своими клиентами, но возможность роуминга лучше проверить на тестовой перевозке.
Какая электронная подпись потребуется
Документы организации или ИП подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Руководитель использует свою подпись, а сотруднику понадобится личная квалифицированная подпись и машиночитаемая доверенность.
Обычная бумажная доверенность не заменяет МЧД при автоматизированном обмене. Однако доверенность на право подписи документов поможет определить полномочия работника. На ее основе нужно сформировать электронную машиночитаемую доверенность в требуемом формате.
Не выдавайте одному сотруднику неограниченные права без необходимости. В доверенности можно разделить полномочия на создание накладной, подписание погрузки, приемку груза и оформление расхождений.
Как оформить электронную транспортную накладную
Порядок зависит от программы оператора, но общая схема выглядит так:
- Грузоотправитель создает ЭТрН и указывает стороны, груз, количество мест, массу, адреса и условия перевозки.
- Перевозчик принимает документ, добавляет данные автомобиля, водителя и фактического рейса.
- При погрузке стороны фиксируют время передачи груза, количество мест и видимые замечания.
- Оператор направляет подписанные сведения в ГИС ЭПД и другим участникам.
- Водитель получает доступ к документу через мобильное приложение или QR-код.
- Грузополучатель проверяет доставку, указывает дату и время, принимает груз либо фиксирует расхождения.
- После подписания получателем электронная накладная считается завершенной и хранится в системе.
Данные следует брать из договора, заявки, УПД и складской системы. Наименование товара, количество мест и адрес доставки не должны противоречить друг другу.
Факт передачи груза можно дополнительно подтвердить актом загрузки транспортного средства. Он особенно полезен при перевозке дорогостоящего, хрупкого или нестандартного имущества.
Кто подписывает документ при погрузке и выгрузке
Грузоотправитель отвечает за сведения о грузе и условиях его передачи. Перевозчик подтверждает принятие заказа, транспорт, водителя и выполнение соответствующего этапа перевозки.
При доставке грузополучатель подписывает предусмотренный форматом титул и указывает фактический результат приемки. Делегировать эту работу водителю перевозчика нельзя, если он не является уполномоченным представителем получателя.
На складе нужно заранее определить работников, которые могут принимать груз и подписывать ЭТрН. Если товар приехал вечером, а сотрудника с подписью нет, закрытие накладной задержится.
Результаты подробной приемки можно оформить актом о приемке товаров по форме ТОРГ-1. Этот акт не заменяет электронную накладную, а дополняет ее при проверке количества и состояния товара.
Как оформить повреждение или недостачу
Получатель не должен подписывать документ без замечаний, если упаковка повреждена, мест меньше или груз имеет явные дефекты. Расхождения нужно внести в электронный документ до завершения приемки.
Дополнительно составьте акт о повреждении груза. Сделайте фотографии автомобиля, упаковки, пломб и содержимого. На снимках желательно сохранить дату, время и общий вид места разгрузки.
Если убытки возникли по вине транспортной компании, направьте претензию перевозчику. Приложите ЭТрН, акт, фотографии, расчет ущерба и документы о стоимости товара.
Молчаливое подписание приемки без замечаний осложнит взыскание. Перевозчик сможет утверждать, что груз был передан в надлежащем состоянии, а повреждение возникло позднее.
Как исправить ошибку в ЭТрН
Подписанный электронный документ нельзя исправлять обычным редактированием файла. Изменения оформляются предусмотренным форматом корректирующим или специальным информационным сообщением.
Порядок зависит от стадии перевозки. До принятия груза иногда достаточно сформировать исправленный документ. После начала рейса может потребоваться подтверждение изменений другими участниками.
Не следует удалять старую накладную и создавать новую без связи с первоначальным документом. В системе должна сохраняться история операций, подписей и исправлений.
Что должен иметь водитель
Водителю не нужно возить распечатанную копию ЭТрН только для подстраховки, если перевозка не относится к бумажным исключениям. Он должен иметь возможность предъявить сведения в электронном виде.
Обычно оператор формирует QR-код или иной идентификатор. Проверяющий сканирует его и получает доступ к сведениям из ГИС ЭПД.
До рейса проверьте заряд телефона, вход в приложение и доступность документа. Внутренняя инструкция должна объяснять водителю, что показывать инспектору и кому звонить при технической ошибке.
Ответственность и риски
С 1 сентября 2026 года бумажная транспортная накладная вне установленных исключений не будет соответствовать обязательному способу оформления. Это может вызвать спор о факте передачи груза, сроках доставки и основании оплаты перевозки.
По состоянию на 17 июня 2026 года отдельный универсальный штраф именно за использование бумажной накладной вместо ЭТрН в КоАП РФ прямо не установлен. Не следует автоматически применять встречающиеся в интернете суммы штрафов без ссылки на конкретную норму.
Однако ответственность может наступить за сопутствующие нарушения: отсутствие обязательных документов, недостоверные сведения, нарушение перевозки опасных грузов или невыполнение обязанностей экспедитора. Кроме того, контрагент может потребовать возместить убытки, возникшие из-за неправильного оформления.
Как подготовиться до 1 сентября 2026 года
Назначьте руководителя проекта и представителей бухгалтерии, логистики, склада, ИТ-службы и юридического отдела. Определите, кто создает, проверяет и подписывает каждый титул.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуВ приказе нужно дополнительно указать оператора ИС ЭПД, сроки настройки, порядок выдачи подписей и МЧД, ответственных на складах, действия при сбое и правила хранения документов.
До обязательной даты проведите несколько тестовых рейсов с основными перевозчиками и покупателями. Отдельно проверьте приемку ночью, замену водителя, переадресовку, частичную недостачу и обмен с другим оператором.
FAQ: Электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года
Кому обязательно оформлять ЭТрН?
Грузоотправителям, перевозчикам и грузополучателям при коммерческой перевозке груза. Каждый участник заполняет и подписывает свою часть документа.
Нужна ли ЭТрН при доставке товара собственным автомобилем?
Не всегда. Если нет договора перевозки и компания перемещает собственный товар своими силами, транспортная накладная обычно не оформляется.
Можно ли после 1 сентября использовать бумажную накладную?
Можно только в случаях, установленных Минтрансом. Например, при бытовой перевозке для гражданина, отсутствии интернета или перевозке между объектами одного грузовладельца.
Нужно ли подключаться напрямую к ГИС ЭПД?
Нет. Документы передаются в государственную систему через аккредитованного оператора ИС ЭПД.
Заменяет ли ЭТрН товарную накладную и путевой лист?
Нет. Эти документы имеют разное назначение и могут одновременно использоваться при одной перевозке.