Если диплом, удостоверение о повышении квалификации или другой документ не появился в ФРДО, самостоятельно добавить его в реестр нельзя. Сведения должна передать организация, которая выдала документ, либо другой уполномоченный орган или держатель архива.
Сначала проверьте, истёк ли установленный срок внесения данных. Если срок прошёл, направьте письменное обращение выдавшей документ организации, а при бездействии - жалобу в образовательный надзор.
Какие документы должны находиться в ФРДО
ФИС ФРДО используется для учёта сведений о документах об образовании, квалификации и обучении. Правовая основа ведения реестра закреплена в статье 98 Федерального закона об образовании.
В реестр попадают не только школьные аттестаты и дипломы колледжей или вузов. В него включаются сведения о многих документах о дополнительном профессиональном образовании.
Например, статья 60 Закона об образовании прямо относит удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке к документам о квалификации.
При этом наличие бумажного удостоверения ещё не означает, что владелец обязан самостоятельно регистрировать его в государственной системе. Такой функции для физического лица законодательство не предусматривает.
Есть и специальные исключения, когда сведения о конкретных категориях документов в ФРДО не вносятся. Поэтому перед жалобой желательно проверить не только дату выдачи, но и вид программы, статус организации и ведомственную принадлежность учреждения.
Через сколько диплом или удостоверение должны появиться в ФРДО
Для документов, выдаваемых с 1 января 2021 года обычными российскими образовательными организациями, сроки зависят от программы.
Сведения о документах по основному общему, среднему общему и среднему профессиональному образованию, а также основным программам профессионального обучения должны передаваться в течение 3 рабочих дней со дня выдачи.
Для иных образовательных программ установлен срок 30 календарных дней со дня выдачи документа. К этой группе, в частности, относятся высшее образование и дополнительное профессиональное образование.
Поэтому если человеку вчера выдали удостоверение о повышении квалификации, отсутствие записи на следующий день ещё не означает нарушение. Сначала нужно дождаться окончания установленного срока.
С 1 августа 2026 года действует отдельное регулирование для совместных образовательных организаций Российской Федерации и иностранного государства. Для них предусмотрены специальные, более продолжительные сроки. Если документ выдан такой организацией, обычное правило применять нельзя.
Почему документ может не находиться при проверке
Причина не всегда заключается в том, что организация вообще не передала сведения. Ошибка может быть технической или связанной с реквизитами документа.
Например, при поиске могут неверно указываться серия, номер, дата выдачи, фамилия на момент обучения или наименование образовательной организации. Если фамилия была изменена после окончания учёбы, поиск по нынешним персональным данным также может давать неожиданный результат.
Если обнаружена ошибка непосредственно в дипломе или реестровой записи, порядок действий подробно разобран в материале об исправлении ошибки в дипломе или аттестате.
После смены фамилии сам факт расхождения старой фамилии в дипломе с нынешним паспортом не делает документ недействительным. При необходимости можно обратиться в образовательную организацию, используя заявление в университет о перемене ФИО.
Как попросить вуз, колледж или учебный центр внести сведения
Обращаться сначала следует туда, где был выдан документ. Для диплома это вуз или колледж, для удостоверения о повышении квалификации - организация, реализовавшая соответствующую программу.
Заявление лучше подавать письменно. В нём укажите ФИО, дату рождения, прежнюю фамилию при её изменении, вид документа, серию и номер, регистрационный номер, дату выдачи и название программы.
Также укажите, что при проверке через ФИС ФРДО документ не находится, и попросите проверить факт передачи сведений. Если сведения не переданы либо внесены ошибочно, потребуйте внести или скорректировать их и сообщить дату выполнения.
К обращению достаточно приложить копии документа, приложения к нему и страницы паспорта с основными данными. Оригинал диплома или удостоверения без необходимости передавать организации не следует.
Если выясняется, что сам бумажный диплом утрачен или должен быть заменён, пригодится заявление на выдачу дубликата диплома.
Что делать, если организация закрылась
Ликвидация вуза, колледжа или учебного центра не означает, что подтвердить образование уже невозможно. Сначала необходимо выяснить, был ли правопреемник и куда передали документы организации.
Сведения в ФРДО могут передаваться в том числе органами и организациями, которым переданы архивы учреждения. Поэтому имеет смысл обращаться к учредителю, региональному органу образования и в государственный или муниципальный архив.
Для подтверждения периода обучения дополнительно можно запросить архивные документы. Заявление на академическую справку можно использовать как основу обращения, изменив просительную часть под необходимые архивные сведения.
Однако академическая или архивная справка сама по себе не заменяет диплом о полученном образовании. Её задача в этой ситуации - помочь подтвердить обучение и установить сведения, необходимые для исправления реестра.
Если проблемы возникли из-за того, что вуз или колледж прекратил работу либо утратил необходимые разрешения, полезно также проверить порядок действий при лишении образовательной организации лицензии или государственной аккредитации.
Что делать, если работодатель не может проверить диплом
Отсутствие документа в ФРДО само по себе не доказывает, что диплом или удостоверение поддельные. Если документ действительно выдавался, ошибка или отсутствие записи в реестре не отменяют автоматически факт получения образования.
Работодателю покажите оригинал документа и объясните, что образовательной организации уже направлено обращение. Полезно предоставить копию заявления с отметкой о получении либо почтовое подтверждение его отправки.
Одновременно попросите вуз, колледж или учебный центр выдать письменную справку либо ответ, подтверждающий выдачу документа. Такое подтверждение особенно важно, если должность требует определённого образования или квалификации.
Трудовой кодекс требует предъявлять документ об образовании или квалификации при поступлении на работу, для которой необходимы специальные знания или подготовка. Но закон не устанавливает для обычного трудоустройства дополнительного универсального документа под названием «справка о наличии диплома в ФРДО».
Если бумажный документ временно невозможно представить, например он передан для оформления дубликата, ситуацию можно письменно объяснить работодателю. В качестве основы пригодится заявление работника о невозможности представления документа.
Для отдельных профессий действуют специальные квалификационные и допусковые требования. В такой ситуации одной копии диплома действительно может оказаться недостаточно, поэтому необходимо проверять правила именно для соответствующей должности.
Может ли работодатель отказать из-за отсутствия диплома в ФРДО
Называть документ поддельным только потому, что поиск в ФРДО ничего не показал, неправильно. Работодатель вправе проверять квалификацию кандидата, но отсутствие записи в информационной системе и доказанная подделка документа - разные обстоятельства.
Если в приёме на работу отказали именно из-за того, что диплом не найден в ФРДО, попросите оформить причину письменно. Работодатель обязан ответить на такое требование не позднее семи рабочих дней.
Порядок получения ответа и последующего оспаривания подробно разобран в материале об отказе в приёме на работу и письменной причине отказа.
Если у работодателя используется письменное заявление кандидата, заявление о приёме на работу поможет дополнительно зафиксировать дату обращения. При этом такое заявление не заменяет заключение трудового договора.
Куда жаловаться, если сведения так и не внесли
Если установленный срок закончился, а образовательная организация не исправляет нарушение, направьте жалобу в орган государственного контроля в сфере образования.
В зависимости от поднадзорности организации вопросом может заниматься Рособрнадзор либо уполномоченный орган субъекта РФ. В обращении укажите, кто и когда выдал документ, когда закончился срок внесения сведений и когда вы обращались к образовательной организации.
Приложите копию диплома или удостоверения, первое заявление, ответ организации при его наличии и подтверждение отсутствия сведений при проверке.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбщий образец нужно адаптировать под ФИС ФРДО. Попросите проверить соблюдение порядка передачи сведений, принять меры для устранения нарушения и сообщить результат рассмотрения обращения.
Нарушение сроков либо порядка внесения данных в ФРДО является самостоятельным административным правонарушением. Поэтому систематическое объяснение учебного центра в духе «мы когда-нибудь загрузим документы» не отменяет установленную законом обязанность.
Можно ли обратиться в суд
Судебный спор обычно имеет смысл, если образовательная организация длительно бездействует, официально отказывается исправлять сведения либо отсутствие записи уже привело к конкретным последствиям.
Например, человек может требовать устранить нарушение и при наличии оснований возместить доказанные убытки. Но одного утверждения о сорвавшемся трудоустройстве недостаточно.
Нужно сохранить вакансию, переписку с работодателем, письменный отказ, документы об образовании, обращения в учебную организацию и ответы надзорных органов. Должна прослеживаться причинная связь между нарушением и заявленными потерями.
Если сам диплом вообще не выдают, это уже отдельная проблема. Для неё действует другой алгоритм, изложенный в статье о том, что делать, если вуз или колледж не выдаёт диплом либо справку.
Когда отсутствие документа в ФРДО может быть законным
Не каждый документ, который внешне связан с образованием, обязательно должен отображаться в реестре. Например, действующие правила содержат исключения для отдельных ведомственных образовательных организаций и некоторых специальных программ ДПО.
Кроме того, сведения о документах, выданных ранее 10 июля 1992 года, в ФИС ФРДО не вносятся. Такой старый диплом подтверждают самим документом и при необходимости архивными сведениями.
Для иностранного диплома также действует иной механизм. Если образование получено за рубежом, сначала нужно установить, требуется ли его официальное признание в России. Этот порядок разобран отдельно в материале о признании иностранного диплома.
Практический порядок действий
- Повторно проверьте серию, номер, дату выдачи, фамилию и организацию в сервисе ФРДО.
- Определите вид образовательной программы и срок, отведённый для передачи сведений.
- Если срок не закончился, дождитесь его истечения.
- После пропуска срока письменно обратитесь в организацию, выдавшую документ.
- Попросите проверить передачу данных, исправить запись и дать письменное подтверждение.
- Если организация ликвидирована, найдите правопреемника или держателя архива.
- Работодателю предъявите оригинал документа и подтверждение обращения по поводу ФРДО.
- При отказе в трудоустройстве потребуйте письменную причину.
- При бездействии образовательной организации обратитесь в образовательный надзор.
- При существенных последствиях соберите доказательства убытков и оцените необходимость судебного обращения.
Главное - отсутствие записи в ФРДО не превращает автоматически настоящий диплом или удостоверение в недействительный документ. Но если сведения должны находиться в реестре, добиваться их внесения нужно через организацию, которая выдала документ, её правопреемника или уполномоченного держателя архива.
FAQ: диплом или удостоверение не появилось в ФРДО
Можно ли самому добавить диплом в ФРДО через Госуслуги?
Нет. Владелец документа не является лицом, которое самостоятельно создаёт реестровую запись. Нужно обращаться к организации, выдавшей документ, либо к другому уполномоченному держателю сведений.
Через сколько удостоверение о повышении квалификации появляется в ФРДО?
Для обычной российской образовательной организации документ по программе ДПО, выданный с 1 января 2021 года, должен быть внесён в течение 30 календарных дней со дня выдачи. Для отдельных организаций и программ предусмотрены исключения.
Что делать, если учебный центр говорит, что ФРДО заполняет Рособрнадзор?
Попросите дать такой ответ письменно. Рособрнадзор является оператором системы, однако сведения о выданных документах передают установленные законом органы и организации, включая образовательные организации.
Может ли работодатель считать диплом поддельным, если его нет в ФРДО?
Само отсутствие записи этого не доказывает. Подтвердите выдачу оригиналом диплома, ответом образовательной организации или архивными документами и параллельно добивайтесь исправления реестра.
Будет ли старый советский диплом отображаться в ФРДО?
Не обязательно. Сведения о документах, выданных ранее 10 июля 1992 года, в ФИС ФРДО не подлежат внесению.