Дистанционная работа: компенсация за интернет и технику, режим работы и увольнение

Если сотрудник работает из дома на личном ноутбуке и оплачивает интернет, работодатель должен либо предоставить все необходимое, либо выплачивать компенсацию и возмещать рабочие расходы. Размер выплаты стороны устанавливают сами. График и способы связи лучше подробно записать в договоре, потому что удаленка не означает обязанность отвечать начальнику круглосуточно. Уволить дистанционного сотрудника можно по общим основаниям и в специальных случаях, но одного пропущенного сообщения недостаточно.

Что считается дистанционной работой

Дистанционный сотрудник выполняет трудовую функцию вне офиса и других объектов работодателя, а общается с компанией через интернет и сети связи. Работа может быть постоянной, временной или комбинированной, когда часть недели человек трудится дома, а часть - в офисе. Основные правила закреплены в статье 312.1 ТК РФ.

Обычный переход на удаленку оформляют по соглашению сторон. Если сотрудник уже принят в штат, подписывают дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу. Устного разрешения «пока поработать из дома» мало: потом трудно доказать график, компенсацию и порядок отчетности.

Без согласия временно отправить людей на удаленку можно только при исключительных обстоятельствах, например аварии, пожаре или эпидемии. Работодатель принимает локальный акт и обеспечивает сотрудников техникой либо выплачивает компенсацию.

Кто оплачивает ноутбук и интернет

По статье 312.6 ТК РФ работодатель обязан выдать технику, программы, средства защиты информации и другие вещи, без которых сотрудник не может работать.

Если человек использует личный компьютер, телефон или арендованное оборудование, компания платит компенсацию и возмещает расходы на интернет, связь и необходимые программы.

Фиксированного размера компенсации в ТК РФ нет. Компания может установить сумму за каждый удаленный день, ежемесячную выплату или возмещение по квитанциям. Порядок закрепляют в договоре, дополнительном соглашении или положении о дистанционной работе. Для общих правил подойдет приказ о компенсации услуг связи удаленным работникам.

Налоговый лимит 35 рублей за день не означает, что работодатель вправе платить только 35 рублей. Это предел освобождения от НДФЛ и страховых взносов без подтверждающих документов. Не облагать можно и более крупную сумму, если расходы подтверждены счетами, договорами и расчетами.

Как оформить передачу техники

Ноутбук, монитор и гарнитуру передают с указанием модели, номера, комплектности и состояния. Для этого используют акт приема-передачи материальных ценностей работнику или расписку о получении оборудования на работе.

Работник отвечает за прямой действительный ущерб при наличии оснований, но не за обычный износ и не за поломку, возникшую без его вины.

Как установить режим работы

В договоре можно записать график с 9:00 до 18:00, гибкое начало дня, часы обязательной связи или работу по результату. Можно также определить дни приезда в офис.

Если режим нигде не закреплен, дистанционный работник определяет его самостоятельно. Время общения с работодателем по рабочим вопросам входит в рабочее время. Начальник не может считать удаленного сотрудника постоянно доступным только потому, что телефон находится рядом.

Звонки и задания за пределами графика могут стать сверхурочной работой, если сотрудник по инициативе работодателя продолжает выполнять обязанности. Тогда действуют правила об учете и повышенной оплате. Удаленный формат сам по себе не позволяет уменьшить оклад или отменить доплаты.

За что могут уволить дистанционного работника

Удаленного сотрудника можно уволить по тем же основаниям, что и офисного: по соглашению, собственному желанию, сокращению или за дисциплинарные нарушения.

Есть и специальное основание. Работодатель вправе прекратить договор, если сотрудник без уважительной причины не взаимодействует по рабочим вопросам больше двух рабочих дней подряд после получения запроса. В договоре или локальном акте можно установить более долгий срок.

Это не означает увольнение после двух непрочитанных сообщений. Компания должна направить запрос предусмотренным способом, подтвердить его получение, зафиксировать отсутствие ответа и выяснить причины. Сбой связи или болезнь могут оказаться уважительными. Работнику полезно сразу направить объяснительную записку на работе и приложить доказательства.

Второе специальное основание касается постоянной удаленки. Договор можно прекратить, если сотрудник переехал и из-за этого больше не способен работать на прежних условиях. Сам по себе переезд в другой город или страну автоматического увольнения не означает: работодателю нужно доказать невозможность продолжения работы.

Основания перечислены в статье 312.8 ТК РФ. Если с приказом знакомят электронно, заверенную бумажную копию направляют заказным письмом в течение трех рабочих дней.

Что делать, если компенсацию не платят

Работнику стоит письменно попросить утвердить выплату и погасить задолженность. К обращению прикладывают соглашение, квитанции за интернет, расчет удаленных дней и переписку о разрешении использовать личную технику.

Если компания отказывает, можно направить жалобу в трудовую инспекцию и обратиться в суд. При незаконном увольнении используется исковое заявление о восстановлении на работе. На спор об увольнении дается один месяц, поэтому затягивать опасно.

Что прописать работодателю

В документах нужно назвать формат удаленки, рабочие часы, каналы связи, срок ответа, порядок отчетности, дни приезда в офис и правила выдачи оборудования. Отдельно фиксируют размер компенсации, перечень расходов и документы для бухгалтерии.

FAQ: дистанционная работа

Обязан ли работодатель оплачивать домашний интернет?

Да, если интернет используется для работы и работодатель не предоставил другой способ связи. Порядок и размер возмещения закрепляют в документах.

Можно ли потребовать купить личный ноутбук?

Нет. Работодатель обеспечивает работу техникой. Использовать личный ноутбук сотрудник может с согласия или ведома компании и с компенсацией.

Должен ли удаленный сотрудник отвечать вечером?

Только если это время входит в его график. Постоянная доступность без учета и оплаты законом не предусмотрена.

Можно ли снизить зарплату после перехода на удаленку?

Сам по себе дистанционный формат не является основанием для снижения зарплаты.

Уволят ли за два дня без связи?

Могут, если после полученного запроса сотрудник без уважительной причины не взаимодействовал больше двух рабочих дней подряд и работодатель правильно оформил процедуру.