6. Общие вопросы организации делопроизводства
6. Общие вопросы организации делопроизводства 
Регистрация и учет уголовных, гражданских,
административных дел и дел об административных
правонарушениях
6.1. Все уголовные, гражданские, административные дела, исковые заявления, административные исковые заявления, заявления по делам особого производства, жалобы, представления, протесты, поступившие в суд, регистрируются в базе данных автоматизированного судебного делопроизводства с формированием из электронных картотек учетно-статистических карточек <*> (для уголовных дел по первой инстанции - учетно-статистическая карточка формы N 5о, для гражданских дел по первой инстанции - учетно-статистическая карточка формы N 6о, для административных дел по первой инстанции - учетно-статистическая карточка на административное дело формы N 6адм-о, для уголовных дел апелляционной инстанции - учетно-статистическая карточка формы N 7о, для гражданских дел апелляционной инстанции - учетно-статистическая карточка формы N 10, для административных дел апелляционной инстанции - учетно-статистическая карточка формы N 10адм.
--------------------------------
<*> Здесь и далее по тексту все учетно-статистические документы в форме карточек находятся в приложении N 3 к настоящей Инструкции.
Учетно-статистические карточки формируются в электронном виде с последующим обязательным выводом на бумажный носитель при сдаче дела в архив либо по окончании календарного года, либо в иных необходимых случаях, при этом дополнительная информация может быть внесена рукописным способом. Распечатанные на бумажном носителе учетно-статистические карточки по гражданским, административным, уголовным делам, делам об административных правонарушениях хранятся в отдельных картотеках таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки. В электронных картотеках автоматизированного судебного делопроизводства в соответствии с движением дела должны быть заполнены все имеющиеся реквизиты, предусмотренные статистическими формами.
Алфавитный журнал (форма N 6) по делам искового производства ведется на каждого ответчика; по делам особого производства - на заявителя; алфавитный журнал (форма N 6адм-а) по административным делам о защите нарушенных или оспариваемых прав, свобод и законных интересов граждан, прав и законных интересов организаций, возникающих из административных и иных публичных правоотношений, - на административного истца, по административным делам, связанным с осуществлением обязательного судебного контроля за соблюдением прав и свобод человека и гражданина, прав организаций при реализации отдельных административных властных требований к физическим лицам и организациям, - на административного ответчика.
По уголовным делам алфавитные журналы ведутся по форме N 5 на каждого обвиняемого.
По уголовному делу на нескольких привлеченных лиц статистическая форма N 5 заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо.
Абзацы пятый - седьмой исключены с 1 января 2012 года. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233.
Дела об административных правонарушениях, поступившие с жалобой, протестом в суд, регистрируются в аналогичном порядке в базе данных автоматизированного судебного делопроизводства с формированием учетно-статистических карточек (для обжалуемого постановления по делу об административном правонарушении - учетно-статистическая карточка формы N 7.1, для обжалуемого решения по жалобе на постановление по делу об административном правонарушении - учетно-статистическая карточка формы N 11).
По делам об административных правонарушениях алфавитные журналы ведутся по формам N 45, 45а на каждое привлекаемое лицо.
Абзац исключен с 28 октября 2019 года. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246.
Абзац исключен с 1 января 2012 года. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233.
Абзац исключен с 28 октября 2019 года. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246.
6.2. Для оперативного поиска дел или наведения по ним справок работник аппарата суда заводит алфавитные журналы, а также может использовать автоматизированные технологии.
При использовании автоматизированного учета алфавитные указатели формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе по окончании календарного года либо по мере необходимости.
6.3. Номером соответствующего дела (материала) в суде является уникальный идентификатор дела (далее - УИД), формируемый автоматически при регистрации дела в суде первой инстанции. УИД указывается на первой странице обложки производства по делу, в учетно-статистических карточках, а также в соответствующих сопроводительных письмах при направлении дела.
6.4. Номер производства по уголовному, гражданскому, административному делу, делу об административном правонарушении или материалу включает соответствующий индекс, порядковый номер по картотеке судебного делопроизводства (учетно-статистической карточке или регистрационному журналу) и текущий год, который указывается через дробь. Номер производства по делу (материалу) проставляется с соблюдением следующих правил:
а) номер производства по уголовному, гражданскому и административному делу первой инстанции включает соответствующий индекс, порядковый номер по картотеке судебного делопроизводства ПС ГАС "Правосудие" (учетно-статистической карточке или регистрационному журналу (реестру) и год поступления дела, который указывается через дробь (например: 2-3/2019; 3-12/2019, 3а-5/2019 и т.д.);
б) номер производства по уголовному, гражданскому и административному дела апелляционной инстанции включает соответствующий индекс, повторенный дважды, порядковый номер по картотеке судебного делопроизводства ПС ГАС "Правосудие" (учетно-статистической карточке или регистрационному журналу (реестру) и год поступления дела, который указывается через дробь (например: 22-5/2019; 33-10/2019, 33а-6/2019 и т.д.);
в) если решение по жалобе на постановление по делу об административном правонарушении, вынесенное районным судом, не вступившее в законную силу, обжалуется в вышестоящий суд, то номер производства по делу об административном правонарушении включает в себя индекс "7", порядковый номер дела по картотеке судебного делопроизводства ПС ГАС "Правосудие" (учетно-статистической карточке или регистрационному журналу (реестру) и год поступления дела, который указывается через дробь (например: 7-5/2019).
При ведении ПС ГАС "Правосудие" (иной автоматизированной системы судебного делопроизводства) в постоянном судебном присутствии суда и (или) размещении в нескольких обособленно расположенных зданиях, в номера производств по делам и материалам включается в качестве дополнительного индекса код номера постоянного судебного присутствия (здания). Номер производства по делу (материалу) в данном случае включает в себя соответствующий индекс дела (материала), код постоянного судебного присутствия (здания) суда, порядковый регистрационный номер производства по делу (материалу) и текущий год производства, который указывается через дробь (например, 2-3-34/2019, где: "2" - индекс дела (материала), "3" - код постоянного судебного присутствия (здания), "34" - порядковый регистрационный номер, "2019" - год).
Номер производства по делу (материалу) указывается на первой странице обложки производства по делу, в учетно-статистических карточках, а также в соответствующих сопроводительных письмах при направлении дела, за тем же номером отмечается и вся переписка по данному делу (материалу).
6.5. Гражданские, административные, уголовные дела, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены решений (определений), приговоров (постановлений), и уголовные дела, повторно поступившие в суд от прокурора (статья 237 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации), регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела, и получают новый порядковый номер производства с сохранением номера дела (УИД). В карточках форм N 5о, 6о, 6адм-о делается запись со ссылкой на номер предыдущей его регистрации.
В алфавитном указателе повторно поступившие дела записываются отдельно, но с отметкой об их повторном поступлении.
6.5.1. В случае выделения уголовного, гражданского, административного дела в отдельное производство оно регистрируется как вновь поступившее в день вынесения судом постановления (определения) о выделении в отдельное производство с присвоением самостоятельного номера. В уголовном, гражданском, административном деле, выделенном в отдельное производство, должны содержаться подлинники или заверенные судьей копии процессуальных документов, имеющих значение для данного дела.
В случае, когда в отношении одного из обвиняемых по уголовному делу вынесено постановление о приостановлении производства по делу (в связи с розыском либо тяжелым заболеванием), а в отношении остальных обвиняемых дело рассмотрено, то при возобновлении производства по делу в отношении этого лица заводится новая учетно-статистическая карточка и дальнейшее движение дела отражается в ней, о чем делается отметка в первой учетно-статистической карточке.
6.5.2. В случае соединения уголовных, гражданских дел, объединения административных дел в одно производство учет и дальнейшее движение дела осуществляются под одним номером производства, определяемым по дате наиболее раннего начала течения срока по одному из объединенных дел. В учетных документах (учетно-статистической карточке, электронной картотеке) делаются соответствующие отметки о соединении (объединении) дел.
6.5.3. При вынесении судьей определения о переходе к рассмотрению дела по правилам административного либо гражданского судопроизводства в порядке статьи 33.1 ГПК РФ, статьи 16.1 КАС РФ гражданские и административные дела не подлежат регистрации как новое производство, при этом в картотеке судебного делопроизводства подлежит изменению индекс дела, вид производства и учтенная категория дела (порядковый номер и год производства в номере производства по делу сохраняются) и уполномоченным работником аппарата суда делаются соответствующие отметки на обложке производства по делу об изменении индекса производства.
6.6. По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу года, переносятся в картотеку нового года. При этом на учетно-статистической карточке и деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года, например:
N 2-95/2004 г.
ДЕЛО --------------
N 2-1/2005 г.
В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается не с первого номера, а с того, который является очередным после регистрации остатка дел предыдущего года. В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер по нумерации прошлого года и делается надпись о перенесении в картотеку текущего года с указанием нового порядкового номера.
При компьютерном ведении делопроизводства дела прошлого года из базы данных не удаляются и не перемещаются, а для каждого дела должна храниться вся история номеров для этого дела за каждый год.
6.7. По результатам рассмотрения по существу уголовного дела на каждое привлеченное лицо в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. N 169, заполняется статистическая карточка на подсудимого.
6.8. Уголовные, гражданские и административные дела, рассматриваемые судом первой инстанции, подшиваются в обложку (форма N 7).
По уголовным делам, поступившим для рассмотрения в первой инстанции, может быть использована обложка, в которой дело находилось, при условии надлежащего ее качества и сохранности. В этом случае на обложке делаются отметки, установленные для судебных дел.
Если уголовное дело, поступившее из органа предварительного следствия, было подшито в новую обложку, то при деле должна быть сохранена также и старая обложка, в которой дело находилось в стадии предварительного расследования.
На обложках дел, по которым хотя бы один из обвиняемых содержится под стражей, должен быть поставлен штамп "под стражей" или сделана об этом отчетливая надпись.
На обложках дел, по которым хотя бы один из обвиняемых является несовершеннолетним, должен быть проставлен штамп "несовершеннолетний" или сделана отчетливая надпись.
По уголовным делам, поступившим с ходатайствами обвиняемых о рассмотрении дела судом присяжных, в левом верхнем углу обложки делается отметка "СП". После рассмотрения дела в порядке предварительного слушания в случае, когда обвиняемый ходатайство о рассмотрении дела судом присяжных не поддержал, под реквизитом "СП" делается запись "Отказ".
На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского и административного дел помещается справочный лист (форма N 8).
Записи на обложках и справочных листах производятся четко, разборчиво, чернилами или пастой синего, черного цветов. Сокращения допускаются в пределах возможности прочтения наименований.
6.9. Исключен с 28 октября 2019 года. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246.
6.10. Все поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления по делам особого производства, жалобы, представления, протесты, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях после регистрации в базе данных автоматизированного судебного делопроизводства (ПС ГАС "Правосудие" и др.) и формирования в реестре (журнале) входящей корреспонденции в целях реализации требований статьи 14 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (далее - ГПК РФ), статьи 30 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (далее - УПК РФ), статьи 28 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации (далее - КАС РФ) распределяются в автоматизированном режиме посредством ПС ГАС "Правосудие" "Модуль распределения дел", а в случае невозможности использования данной системы передаются председателю суда, уполномоченному им лицу для распределения.
Не позднее следующего рабочего дня соответствующие судебные дела (материалы), жалобы, представления, протесты передаются для рассмотрения судье, а в случаях, если законодательством Российской Федерации установлены сокращенные сроки рассмотрения определенных категорий дел, незамедлительно.
Передача дел (материалов) осуществляется уполномоченным работником аппарата суда по соответствующему реестру (журналу) учета передачи дел (материалов) судье (помощнику судьи, секретарю судебного заседания) отдельно по каждому виду судопроизводства (форма N 9) под расписку. Сведения о передаче дела (материала) вносятся в ПС ГАС "Правосудие" и отражаются в учетно-статистических карточках.
Регистрация и учет материалов,
разрешаемых в порядке судебного контроля <*>
--------------------------------
<*> Учет материалов, предусмотренных Федеральным законом от 12.08.1995 N 144-ФЗ "Об оперативно-розыскной деятельности", регулируется отдельным нормативно-правовым актом.
6.11. Исковые заявления, административные исковые заявления, иные заявления, поданные с нарушением требований статей 131, 132 ГПК РФ, статей 125 и 126 КАС РФ, по определению судьи остаются без движения. Не позднее следующего рабочего дня после дня вынесения такого определения лицу, подавшему административное исковое заявление, уполномоченным работником аппарата суда направляется копия такого определения (часть 1 статьи 130 КАС РФ). Копия определения судьи об оставлении искового заявления (заявления) без движения вручается (направляется) уполномоченным работником аппарата суда истцу (заявителю), не позднее следующего дня после дня его вынесения (статья 136 ГПК РФ). В период установленного судьей срока для исправления недостатков такие заявления хранятся в отдельном наряде (нарядах) и находятся на контроле.
Если недостатки не будут устранены истцом, административным истцом, заявителем в назначенный судьей срок, исковое заявление, административное исковое заявление, заявление считаются неподанными. С соответствующей копией определения такие заявления и приложенные к ним документы возвращаются истцу, административному истцу, заявителю. Подлинник определения судьи, копии искового заявления, административного искового заявления (заявления), заявления, сопроводительного письма о возвращении заявления и приложенных к нему документов хранятся в соответствующем наряде.
В случае устранения истцом, административным истцом, заявителем указанных недостатков регистрация и оформление дела производятся на общих основаниях. Датой поступления дела в суд в этих случаях считается день первоначального представления искового заявления, административного искового заявления, заявления.
Исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, не принятые судьей по основаниям, перечисленным в статьях 134, 135 ГПК РФ, статьях 128, 129 КАС РФ, регистрации как гражданские, административные дела не подлежат.
Копия определения судьи об отказе в принятии искового заявления (заявления) либо о возвращении искового заявления (заявления) вручается (направляется) истцу (заявителю) в течение пяти дней со дня поступления заявления в суд (статьи 134, 135 ГПК РФ), копия определения об отказе в принятии к рассмотрению административного искового заявления к производству суда, о возвращении административного искового заявления (статьи 128, 129 КАС РФ) направляется (вручается) лицу, предъявившему административное исковое заявление, не позднее следующего рабочего дня после дня вынесения указанного определения. Одновременно с копией определения истцу, административному истцу (заявителю) возвращается поданное им исковое заявление, административное исковое заявление (заявление) и приложенные к ним документы. Если исковое заявление, заявление, административное исковое заявление и приложенные к ним документы поданы в суд в электронном виде и судьей вынесено определение (постановление) об отказе в принятии или о возвращении такого обращения, то поданные в электронном виде документы не прилагаются к копии соответствующего определения (постановления). Подлинник определения судьи, копия заявления и сопроводительного письма о возврате документов хранятся в соответствующем наряде.
6.11. Вопросы, касающиеся регистрации и учета материалов, разрешаемые в порядке судебного контроля, Инструкцией не регулируются.
6.12 - 6.18. Исключены. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14.05.2010 N 96.
Оформление уголовных дел
на стадии подготовительных действий к судебному заседанию
6.19. По первой инстанции уголовное дело с постановлением судьи, вынесенным по результатам подготовительных действий (ст. 227 УПК РФ), не позднее следующего рабочего дня возвращается в отдел обеспечения судопроизводства для внесения в базе данных автоматизированного судебного делопроизводства отметок о направлении уголовного дела по подсудности, о назначении предварительного слушания или о назначении судебного заседания с последующим формированием учетно-статистической карточки (форма N 5 о).
Копия постановления судьи, принятого в порядке ст. 227 УПК РФ направляется обвиняемому, потерпевшему и прокурору в сроки, обеспечивающие выполнение требований ч. 4 ст. 231 УПК РФ об извещении сторон о месте, дате и времени судебного заседания за 5 дней.
Судья определяет категорию дела, по которой оно будет учтено в статистическом отчете, указывает номер строки на постановлении, вынесенном при принятии решения по поступившему уголовному делу.
6.20. Если судьей вынесено постановление о направлении уголовного дела по подсудности, работник аппарата суда составляет сопроводительное письмо о направлении дела и представляет его на подпись судье.
Дело с сопроводительным письмом через отдел делопроизводства направляется адресату с одновременным извещением прокурора, направившего дело. В учетно-статистической карточке делается отметка, а копии судебного постановления и сопроводительного письма хранятся в соответствующем наряде.
По делу, направляемому по подсудности, по которому обвиняемый находится под стражей, сопроводительное письмо (в копии) адресуется также администрации места содержания под стражей с указанием о том, что обвиняемый в дальнейшем числится за судом, которому направлено дело. К письму прилагаются две копии постановления о направлении дела: для приобщения к личному делу и для вручения обвиняемому.
6.21. В случае назначения предварительного слушания стороны уведомляются о дате и времени судебного заседания не менее чем за трое суток до объявленной даты (ч. 2 ст. 234 УПК РФ).
6.22. При вынесении судьей постановления о принятии мер по обеспечению требований о возмещении вреда, причиненного преступлением, выписывается исполнительный лист, который регистрируется в Журнале учета исполнительных документов (форма N 36) и не позднее следующего рабочего дня направляется в подразделение службы судебных приставов для исполнения.
6.23. При принятии судьей решения о возвращении уголовного дела прокурору для устранения препятствий к рассмотрению его судом (ст. 237 УПК РФ) дело должно быть направлено прокурору не позднее следующего рабочего дня после вступления в законную силу данного решения и (или) возвращения уголовного дела из суда апелляционной инстанции.
6.24. При избрании судом мер пресечения в отношении лиц, не связанных с содержанием под стражей, их оформление производится в следующем порядке:
а) при изменении меры пресечения в отношении лица, содержащегося под стражей, на подписку о невыезде и надлежащем поведении лицо освобождается из-под стражи в зале суда, копия постановления об изменении меры пресечения направляется для исполнения администрации места предварительного заключения; у освобожденного из-под стражи лица отбирается подписка о невыезде и надлежащем поведении (форма N 10) и приобщается к материалам дела;
б) при изменении меры пресечения в отношении лица, содержащегося под стражей, на личное поручительство и залог уполномоченным работником аппарата суда по поручению судьи вызываются в суд поручители и оформляется подписка о личном поручительстве (форма N 11) либо составляется протокол о принятии залога в соответствии с Положением об оценке, содержании предмета залога по уголовному делу, управлении им и обеспечении его сохранности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13 июля 2011 г. N 569 (форма N 12), которые приобщаются к делу. Копия протокола о принятии залога вручается залогодателю. Копия постановления об изменении меры пресечения не позднее следующего рабочего дня направляется для исполнения администрации места предварительного заключения. Копии протокола о принятии залога вручаются залогодателю. Копия постановления или определения суда о применении меры пресечения в виде залога недвижимого имущества, о возврате залога залогодателю или об обращении залога в доход государства, заверенная надлежащим образом, направляется уполномоченным работником аппарата суда в срок не более чем три рабочих дня в орган регистрации прав (статья 32 Федерального закона от 13 июля 2015 г. N 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости");
в) при изменении меры пресечения в отношении лица, содержащегося под стражей, на домашний арест и (или) на запрет определенных действий уполномоченным работником аппарата суда по поручению судьи вызывается в суд представитель федерального органа исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции, функции по контролю и надзору в сфере исполнения уголовных наказаний в отношении осужденных, которому для исполнения вручается копия постановления об изменении меры пресечения, лицо, освобождаемое из-под стражи, передается под контроль представителю федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю и надзору в сфере исполнения уголовных наказаний в отношении осужденных;
г) при избрании названных мер пресечения в отношении лица, не содержащегося под стражей, его оформление производится в порядке, указанном в подпунктах "б" и "в" настоящего пункта, с вызовом в суд обвиняемого (привлеченного лица), его поручителей, представителя федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю и надзору в сфере исполнения уголовных наказаний в отношении осужденных.
6.25. Если по результатам предварительного слушания постановлением судьи уголовное дело прекращено, копия данного постановления направляется прокурору, а также вручается лицу, в отношении которого прекращено уголовное преследование, и потерпевшему в течение 5 суток со дня его вынесения.
Копия постановления о прекращении уголовного дела, о приостановлении производства по уголовному делу направляется также потерпевшему.
6.26. При вынесении судьей постановления о назначении судебного заседания без предварительного слушания направляются судебные повестки с таким расчетом, чтобы стороны были извещены не менее чем за пять суток до начала судебного разбирательства (ст. 231 ч. 4 УПК РФ).
6.27. Извещение участников уголовного судопроизводства о месте, дате и времени судебного заседания (предварительного слушания) может осуществляться уполномоченным работником аппарата суда также путем направления телефонограммы или телеграммы, по факсимильной связи, посредством СМС-сообщений (в случае их согласия на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки СМС-извещения адресату) и иными способами в сроки, предусмотренные процессуальным законодательством.
Общий порядок и правила организации извещения участников судопроизводства о дате, времени и месте рассмотрения дела в федеральном суде общей юрисдикции посредством отправки им СМС-сообщений определяется соответствующим регламентом, утверждаемым Судебным департаментом.
6.28. В случае решения судом вопроса об участии в судебном заседании участников уголовного судопроизводства, в том числе лица, содержащегося под стражей, осужденного, отбывающего наказание в виде лишения свободы, путем использования систем видео-конференц-связи, общий порядок организации обеспечения их участия определяется регламентом организации применения систем видео-конференц-связи, утвержденным Судебным департаментом.
