8.2. Порядок составления описей дел
8.2. Порядок составления описей дел 
8.2.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда Роструда, предназначенный для учета и раскрытия содержания документов.
Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной (валовой) порядковой нумерацией. Описи дел Роструда формируются в СЭД.
8.2.2. Описи дел составляются в структурных подразделениях Роструда под методическим руководством Управления делами и контроля по формам, установленным Правилами хранения.
Образец оформления описи дел приведен в приложении N 17 к Инструкции.
Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, а также электронные дела. Такие описи составляются в конце каждого года.
По описям дел структурных подразделений документы передаются в архив Роструда.
8.2.3. На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.
8.2.4. Описи дел структурных подразделений представляются в архив Роструда не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
8.2.5. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:
порядковый номер дела по описи;
индекс дела;
заголовок дела;
крайние даты дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
примечания.
8.2.6. При составлении описи дел структурного подразделения Роструда соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово "Последний");
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий.
8.2.7. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел Роструда.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
8.2.8. Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом Роструда.
8.2.9. При составлении описи электронных дел в опись включаются:
порядковый номер электронного дела по описи;
индекс электронного дела;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
срок хранения дела;
объем электронного дела в Мб;
примечания.
В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.
8.2.10. Описи дел структурного подразделения в обязательном порядке подписываются руководителем подразделения и руководителем Управления делами и контроля. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.
8.2.11. Описи дел структурного подразделения Роструда составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Роструда.
В архив Роструда также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате. Это необходимо для подготовки в дальнейшем архивных описей дел, документов (годовых разделов).
8.2.12. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу, электронные документы передаются в архив Роструда не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения их в делопроизводстве.
8.2.13. Передача дел в архив Роструда производится по описям дел структурных подразделений.
8.2.14. Уполномоченный работник архива Управления делами и контроля проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.
Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Роструда обязаны устранить в двухнедельный срок.
8.2.15. Прием каждого дела в архив производится в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.
Итоговая запись подтверждается подписями работника архива и делопроизводителя структурного подразделения, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела.
8.2.16. Передача электронных документов в архив Роструда производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
8.2.17. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Роструда делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
