8.3. Порядок уничтожения дел. Составление акта о выделении к уничтожению дел
8.3. Порядок уничтожения дел.
Составление акта о выделении к уничтожению дел 
8.3.1. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях Роструда составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по форме, установленной Правилами хранения.
На основе предложений структурных подразделений Управление делами и контроля составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на дела всей организации по той же форме. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Образец акта о выделении к уничтожению представлен в приложении N 18 к Инструкции.
8.3.2. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления сводной описи дел Роструда за тот же период.
8.3.3. Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению дел рассматриваются ЦЭК Роструда одновременно. Согласованные с ЦЭК Роструда акты о выделении к уничтожению дел, описи дел постоянного срока хранения после утверждения ЭПК ГА РФ и согласования описей дел по личному составу, утверждаются руководителем Роструда.
8.3.4. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2017 году дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2021 года.
8.3.5. Дела с отметкой "ЭПК" (отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно") подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
Остальные документы дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.
8.3.6. Отбор и подготовка к уничтожению дел временного (до 10 лет включительно) хранения, не подлежащих передаче в архив Роструда, осуществляется структурными подразделениями Роструда.
Только после согласования и утверждения описей дел постоянного хранения дела, включенные в акт о выделении к уничтожению дел, могут уничтожаться.
Самостоятельное уничтожение документов и дел структурным подразделением запрещается.
8.3.7. Начальники структурных подразделений Роструда несут персональную ответственность за незаконное уничтожение дел и документов Роструда.
8.3.8. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем Роструда после утверждения ЭПК ГА РФ, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.
8.3.9. Дела (в том числе и с пометкой "Для служебного пользования"), подлежащие уничтожению, передаются работником архива Роструда на переработку (утилизацию) в специализированные организации.
Передача дел на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной или накладной с указанием количества дел и их веса.
После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью работника архива Роструда, и датой:
"Уничтожено. См. акт N ____ от ________. Подпись, инициалы, фамилия".
8.3.10. Подлежащие уничтожению дела (документы) должны быть подготовлены к утилизации и сданы в соответствии с установленными требованиями (связаны, сформированы в коробки и т.п.).
Сформированные для утилизации дела (документы) передаются работнику архива Роструда для сбора в специально отведенном для этого месте.
8.3.11. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.
Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
8.3.12. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле архивного фонда Роструда.
