7.2. Формирование и оформление дел в структурных подразделениях Роструда
7.2. Формирование и оформление дел в структурных
подразделениях Роструда 
7.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
7.2.2. Дела Роструда формируются в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются работники структурных подразделений, ответственных за делопроизводство.
7.2.3. Полностью исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем работнику структурного подразделения Роструда, ответственному за делопроизводство, для формирования их в дела. Номер дела определяет исполнитель.
7.2.4. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:
в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
приложения помещаются вместе с основными документами;
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2".
Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.
Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Локальные нормативные акты (уставы, положения, инструкции), утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Обращения граждан (жалобы, заявления) группируются в хронологической последовательности (оригинал обращения затем ответ и все документы, отражающие процесс рассмотрения обращения по мере поступления).
Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Электронные документы формируются в электронные дела в СЭД Роструда, в соответствии с номенклатурой дел.
7.2.5. В зависимости от сроков хранения дела, образовавшиеся в деятельности Роструда и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.
Оформление дел проводится в структурных подразделениях Роструда по месту формирования документов в дела.
7.2.6. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:
оформление реквизитов обложки дела по форме;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Обложка дела, лист-заверитель и внутренняя опись документов дела составляются по формам, установленным Правилами хранения.
7.2.7. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:
наименование вышестоящей организации;
наименование организации - источника комплектования государственного архива;
наименование структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре дел;
номер тома;
заголовок дела;
крайние даты дела (тома);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
На обложках дел постоянного хранения указывается наименование государственного архива, источником комплектования которого выступает Роструд.
7.2.8. При оформлении обложки дела:
наименование вышестоящей организации указывается полностью в именительном падеже, под полным наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное наименование;
наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой Роструда;
индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел Роструда;
заголовок дела переносится из номенклатуры дел Роструда (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);
даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).
При изменении наименования организации или структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации (подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.
Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
7.2.9. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Образец оформления обложки дела приводится в приложении N 14 к Инструкции.
7.2.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.
7.2.11. Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
7.2.12. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).
Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.
Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.
Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела. Образец оформления листа-заверителя представлен в приложении N 15 к Инструкции.
7.2.13. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.
Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.
В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.
Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Образец оформления внутренней описи представлен в приложении N 16 к Инструкции.
7.2.14. Дела временного (до 10 лет) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.2.15. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.
7.2.16. Подготовка электронных документов и контроль их передачи в архив Роструда осуществляется структурным подразделением совместно с специалистом Управления цифрового развития и информационных технологий, обеспечивающим функционирование СЭД Роструда.
7.2.17. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
конвертация электронного документа в формат архивного документа;
формирование в информационной системе электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив не по информационно-коммуникационным каналам;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив Роструда.
7.2.18. Электронные документы передаются в архив Роструда по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях в соответствии с установленными правилами, без сохранения данных электронных документов в соответствующих информационных системах.
7.2.19. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях Роструда осуществляется отделом делопроизводства и контроля.
