7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 
7.1.1. Оперативное хранение документов организации до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях организации.
7.1.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
7.1.3. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
7.1.4. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.
7.1.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 324, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения ("Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (Зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 N 57449) (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов), номенклатурами дел за предшествующие годы.
7.1.6. Номенклатура дел Роструда (сводная) составляется работником, ответственным за архив Роструда, на основании номенклатур дел структурных подразделений по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 г. N 526 (далее - Правила хранения).
7.1.7. Сводная номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.
Номенклатура дел подписывается начальником Управления делами и контроля, визируется работником, ответственным за архив Роструда, ежегодно согласовывается Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Роструда. После согласования ЦЭК Роструда номенклатура дел утверждается руководителем Роструда и вводится в действие с 1 января нового календарного года.
С ЭПК ГА РФ сводная номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в 5 лет.
В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.
7.1.8. Первый экземпляр утвержденной сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами и контроля, второй - используется отделом делопроизводства и контроля в качестве рабочего экземпляра, третий - передается в архив Роструда в качестве учетного документа, электронная копия номенклатуры дел, утвержденной руководителем, передается в ГА РФ.
В структурные подразделения Роструда номенклатура дел рассылается отделом делопроизводства и контроля в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.
Образец номенклатуры дел (сводной) представлен в приложении N 12 к Инструкции.
7.1.9. Номенклатура дел структурного подразделения Роструда составляется работником структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, согласовывается с Управлением делами и контроля и подписывается начальником структурного подразделения.
7.1.10. Разработка номенклатур дел в структурных подразделениях Роструда проводится не позднее 15 ноября текущего года.
Методическую помощь при составлении номенклатур дел структурных подразделений оказывает работник отдела делопроизводства и контроля, ответственный за архив.
7.1.11. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение Роструда должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Управление делами и контроля.
Образец номенклатуры дел структурных подразделений Роструда представлен в приложении N 13 к Инструкции.
7.1.12. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства и контроля на основе номенклатур дел структурных подразделений Роструда.
В сводную номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений Роструда, в том числе документы ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования", регистрационные и учетные журналы, в необходимых случаях - копии документов.
Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия - единственный экземпляр документа, а также, если копии необходимы для организации деятельности подразделения.
Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
7.1.13. Разделы в номенклатуре дел соответствуют названиям структурных подразделений и располагаются в соответствии с утвержденной структурой Роструда.
7.1.14. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел, и состоит из установленного в центральном аппарате Роструда цифрового обозначения структурного подразделения, его отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах отдела структурного подразделения Роструда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 1.2. - 07, где:
1 - условное обозначение Управления делами и контроля;
2 - условное обозначение отдела по вопросам государственной службы и кадров;
07 - порядковый номер дела по номенклатуре дел (дела в каждом отделе начинаются с порядкового номера 01).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов этого дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела для всех томов и заголовки повторяются.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов, включенных в дело (протоколы, приказы и т.д.);
наименование структурного подразделения Роструда;
наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа), и деятельность организации;
краткое содержание документов дела;
дата (год), к которым относятся документы дела;
в конце заголовка дела указывается копийность или подлинность документов, находящихся в этом деле. Если в деле подшита копия, то местонахождение подлинника обязательно должно быть указано в графе 5 "Примечание".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о проведении семинаров по охране труда (планы, списки, доклады)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например: "Переписка с управлениями федеральной государственной службы занятости по субъектам Российской Федерации по вопросам занятости населения".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например: "Годовые отчеты Федеральной службы по труду и занятости по финансовой деятельности".
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:
т. 1. 11.01.2019 -
30.03.2019
Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей согласно Перечню типовых управленческих архивных документов.
В графе 5 указываются названия нормативно-правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о работниках Роструда, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
7.1.15. Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы:
"Электронные документы. СЭД "Канцелярия", БД "Служебные записки".
7.1.16. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, формируются не предусмотренные по номенклатуре дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждой номенклатуре оставляются резервные номера.
7.1.17. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.
В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений Роструда.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архив Роструда, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.
7.1.18. Дела со дня их заведения до передачи в архив Роструда или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях Роструда.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
