7.3. Порядок хранения дел (документов) в структурных подразделениях Роструда
7.3. Порядок хранения дел (документов) в структурных
подразделениях Роструда 
7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Роструда дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях Роструда.
Начальники структурных подразделений Роструда и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, несут персональную ответственность за хранение документов.
7.3.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, для обеспечения их сохранности и защиты от воздействия вредных факторов.
Дела для их учета и оперативного поиска должны храниться в шкафах в вертикальном положении, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. В каждом шкафу должна быть копия (или выписка) номенклатуры дел, хранящихся в этом шкафу документов
7.3.3. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться делопроизводителем структурного подразделения в случаях:
перед передачей документов в архив Роструда;
при перемещении дел;
при смене руководителя структурного подразделения;
при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.
7.3.4. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством структурного подразделения принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Управление делами и контроля.
Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом Управления делами и контроля и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в 3 экземплярах: по одному экземпляру акта хранится в Управлении делами и контроля и структурном подразделении; экземпляр акта представляется в архив Роструда при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.
7.3.5. Работники структурных подразделений Роструда хранят у себя только документы, находящиеся на исполнении.
7.3.6. Завершенные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу находятся по месту их формирования, в структурных подразделениях Роструда, в течение трех лет и только по истечении этого срока сдаются по описям в архив Роструда.
7.3.7. Завершенные дела временного (до 10 лет) срока хранения остаются в структурных подразделениях до сдачи в архив Роструда для справочной работы.
7.3.8. При отсутствии достаточного места для хранения документов временного (до 10 лет) срока хранения, исполненные документы структурных подразделений до передачи в архив Роструда могут помещаться (перевозиться) на временное хранение в другие здания и помещения, находящиеся в распоряжении Роструда. Помещение документов структурных подразделений на временное хранение не является сдачей документов на хранение в архив Роструда.
Доставка и размещение на временное хранение, а также поиск и при необходимости возврат документов осуществляется работником структурного подразделения Роструда, направившего документы на временное хранение.
Доставка (либо возврат) документов структурных подразделений на временное хранение осуществляется по предварительной заявке в отдел хозяйственного обеспечения Управления делами и контроля Роструда.
7.3.9. По истечении сроков хранения дел работник структурного подразделения Роструда, ответственный за делопроизводство, составляет акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения, который согласовывается с ЦЭК Роструда.
7.3.10. Дела, документы, из текущего архива структурного подразделения Роструда могут выдаваться во временное пользование только под расписку, на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дела, документы должны быть возвращены на место их хранения в текущий архив структурного подразделения Роструда. Без ведома работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, запрещается брать дела, документы из текущего архива структурного подразделения.
7.3.11. Выдача дел, формируемых в Управлении делами и контроля, не допускается. При необходимости отдельный документ может быть изъят из дела для копирования с разрешения руководства Управления делами и контроля.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Роструда с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Дела, полученные из архива, запрещается расшивать, изымать из них документы и подшивать в них новые.
7.3.12. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.
