III. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

Документооборот включает всю последовательность перемещения документов в Роструде, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения.

В документообороте Роструда выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

3.1 Прием и первичная обработка поступающих документов

3.1.1. Доставка документов в Роструд осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (телеграфная, телефонная, электронная почта, СЭД, система межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО).

Средствами почтовой связи в Роструд доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также телеграмм и печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают: факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

МЭДО - система, предназначенная для передачи электронных сообщений, содержащих общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, между автоматизированными рабочими местами уполномоченных работников Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти.

Обмен документами по системе МЭДО организован в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" и техническими требованиями, утвержденными распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р, предусматривающими утверждение технических требований к организации взаимодействия системы МЭДО с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

3.1.2. Все поступающие в Роструд документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию.

Прием и первичная обработка документов, поступивших в рабочее время, осуществляется централизованно отделом делопроизводства и контроля. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются ответственным дежурным (работником приемной руководителя Роструда).

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю с пометкой на конверте "К Роструду не относится".

При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в экспедиции, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

При необходимости работник экспедиции связывается с исполнителем присланного документа и решает вопрос по телефону.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также причину возврата документа.

Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов.

Не вскрываются пакеты и конверты, поступившие из зарубежных стран и их представительств в России на иностранных языках, а также с отметкой "Лично" ("Private") - передаются непосредственно адресату.

3.1.3. Поступившие обращения граждан для рассмотрения и регистрации передаются в отдел по работе с обращениями граждан Управления делами и контроля вместе с конвертами.

3.2.1. Все поступившие в Роструд документы проходят предварительное рассмотрение и регистрацию в отделе делопроизводства и контроля.

3.2.2. Документы, адресованные руководству Роструда, а также не имеющие указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в Управлении делами и контроля, а затем направляются руководству или в структурные подразделение Роструда.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного распределения обязанностей.

3.2.3. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно руководителям структурных подразделений или иным должностным лицам Роструда.

3.2.4. Поступившие телеграммы принимаются и регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма. На рассмотрение передаются незамедлительно.

3.2.5. Первичная обработка и предварительное рассмотрение электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО, сайт Роструда) от организаций и граждан, соответствует работе с входящими документами.

3.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрируются документы, поступающие из других органов и организаций и от физических лиц, а также создаваемые в Роструде внутренние документы.

3.3.2. Вся поступающая (входящая) в Роструд корреспонденция регистрируется отделом делопроизводства и контроля (кроме корреспонденции с грифом "Секретно").

Документы ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются отделом делопроизводства и контроля.

Обращения граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан Управления делами и контроля.

Регистрация поступившего электронного документа осуществляется в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей почтовой или фельдъегерской связью.

3.3.3. Регистрация документов, поступивших в отдел делопроизводства и контроля, осуществляется дифференцированно в зависимости от их характера с использованием СЭД Роструда.

3.3.4. Не подлежат регистрации в Роструде:

- ошибочно поступившие документы (в том числе документы, направленные в Роструд для пересылки (например, электронные обращения с просьбой пересылки документов в ГИТ);

- печатные издания (книги, журналы, газеты);

- поздравительные письма (открытки);

- поздравительные телеграммы и телеграммы, выражающие соболезнования;

- пригласительные билеты, приглашения;

- рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты и т.п.).

3.3.5. Документы регистрируются один раз. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Регистрация обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" осуществляется в течение 3 дней с момента поступления обращения.

3.3.6. Сведения о поступившем документе вносятся в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) СЭД Роструда, а документу присваивается регистрационный номер. РКК используются для учета, контроля исполнения поиска документа и сбора данных для статистической справки по документообороту.

3.3.7. При регистрации документа в РКК вводятся необходимые данные о документе с использованием установленного набора обязательных реквизитов.

Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации:

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

категория организации;

корреспондент (подписант);

способ доставки;

входящая резолюция и ее автор;

краткое содержание документа;

указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата).

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами (например: статус документа, периодичность, связи и т.д.).

При наличии в документе ссылки на предыдущий документ обязательно в РКК делается отметка о его номере и дате, заполнив реквизит - связи РКК.

3.3.8. Для быстрой идентификации и ускорения поиска все поступающие в Роструд документы (за исключением документов, поступивших в форме электронных документов) маркируются сформированным в СЭД штрих-кодом с регистрационным номером и датой поступившего документа.

Штрих-код распечатывается и наклеивается на входящие бумажные документы в отделе делопроизводства и контроля.

3.3.9. Документы (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования"), поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа загружается в СЭД и присоединяется к РКК документа.

Корреспонденция на иностранных языках, адресованная руководству Роструда, после регистрации передается в отдел контроля за деятельностью частных агентств занятости, социального партнерства и международной деятельности Управления правового обеспечения, социального партнерства и международной деятельности для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения Роструда.

3.3.10. Информация о зарегистрированных документах представляет собой информационно-поисковую систему в СЭД Роструда по видам документов (по корреспондентам, авторам документов, по исполнителям и др.), которая используется для определения документооборота, контроля исполнения, анализа исполнительской дисциплины в Роструде.

3.3.11. Поиск конкретного документа в СЭД осуществляется по реквизитам документа (названию, виду документа, дате, номеру документа и т.п.) или по контексту (фразе, содержащейся в искомом документе, или ключевому слову). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

Также для ускорения поиска и открытия документа в отделе делопроизводства и контроля используется сканер штрих-кодов, с помощью которого для открытия электронного документа достаточно отсканировать наклеенный на бумажном экземпляре штрих-код.

3.3.12. По завершении предварительного рассмотрения и регистрации документы передаются руководителям соответствующих структурных подразделений для рассмотрения и вынесения резолюции (указания по исполнению).

3.4.1. Рассмотрение документов руководством Роструда осуществляется в день их поступления. Документы с пометкой "Вручить немедленно", "Весьма срочно", "Срочно", а также телеграммы передаются руководству сразу же по мере их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции (указании по исполнению) документа.

3.4.2. Рассмотренные руководством Роструда документы возвращаются в отдел делопроизводства и контроля. Работники отдела делопроизводства и контроля вносят резолюции в РКК и направляют документы по СЭД исполнителям.

Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное в резолюции первым.

3.4.3. Документы, адресованные заместителям руководителя Роструда, в их отсутствие направляются другим заместителям в соответствии с распределением обязанностей или непосредственно в структурные подразделения.

3.4.4. Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

3.4.5. В случае ошибочного направления документа работник, отвечающий за делопроизводство структурного подразделения, незамедлительно возвращает его в отдел делопроизводства и контроля для перенаправления по принадлежности - передача документа, минуя отдел делопроизводства, не допускается.

Отделом делопроизводства и контроля производится переадресование документа в СЭД (путем отмены прежней рассылки). Информация о замене исполнителя фиксируется в РКК.

В случае неоднократной переадресовки документа из одного структурного подразделения Роструда в другие Управление делами и контроля направляет их одному из заместителей руководителя Роструда для определения структурного подразделения-исполнителя.

3.4.6. Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные подразделения Роструда используются журналы передачи документов.

3.4.7. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение и подлежащие регистрации, должны в обязательном порядке передаваться на регистрацию в отдел делопроизводства и контроля.

3.4.8. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль качественного исполнения документов.

3.4.9. Документы, присланные или переданные на согласование (визирование), в том числе проекты приказов и протоколов, подписываемых руководителем Роструда, рассматриваются и визируются в первоочередном порядке.

3.5.1. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем Роструда или его заместителями, регистрируются и отправляются (в том числе по СЭД и МЭДО) в отделе делопроизводства и контроля.

3.5.2. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные начальниками структурных подразделений и их заместителями, регистрируются и отправляются (в том числе по СЭД и МЭДО) ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Роструда.

3.5.3. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

3.5.4. Перед регистрацией исходящих документов проверяется правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

3.5.5. При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправляемом документе фиксируются в РКК, к которой прикрепляется электронная копия отправляемого документа.

Если РКК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе.

Номер и дата исходящего документа после сохранения РКК исходящего документа в СЭД автоматически переносится в РКК входящего документа, на который готовился ответ, на основании чего входящий документ-основание считается исполненным или нет. При регистрации исходящего документа указывается, является ли регистрируемый документ закрывающим или промежуточным. Если в РКК нет ссылки на документ-основание, то письмо считается инициативным.

На исходящий документ, подписанный руководителем Роструда или его заместителями, распечатывается и наклеивается штрих-код с указанием исходящего номера и даты.

3.5.6. Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, помещаемой в дело.

3.5.7. Исходящие документы за подписью руководителя или его заместителей в отдел делопроизводства и контроля представляются на регистрацию в 3 экземплярах (подлинник и 2 копии). Одна копия документа на бумажном носителе с визами согласования и основаниями (списанными в дело и снятыми с контроля, если документ контрольный) помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Управления делами и контроля, другая копия с регистрационным номером и датой регистрации возвращается в структурное подразделение, подготовившее документ.

При необходимости копию исходящего письма исполнитель может распечатать из СЭД Роструда.

В рамках электронного документооборота если исходящий документ отправляется адресатам-участникам системы МЭДО, то его электронная копия отправляется адресату, визовая копия на бумажном носителе помещается в соответствующее дело Управления делами и контроля, а подлинник документа возвращается исполнителю.

Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в базе данных СЭД.

3.5.8. Документы для отправки передаются в экспедицию полностью оформленные с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и соответствующим количеством экземпляров.

На международные почтовые отправления адрес представляется исполнителем на русском языке и латинскими буквами.

3.5.9. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются, как правило, в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня.

3.5.10. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководства Управления делами и контроля.

3.5.11. Документы, оформленные без соблюдения правил, установленных разделом II Инструкции, к отправке отделом делопроизводства и контроля не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку независимо от факта подписания.

3.6.1. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из Роструда, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи, спецсвязи, курьером, а также передаются по каналам электросвязи (телеграф, телефон, электронная почта, МЭДО, СЭД).

3.6.2. Направление электронных копий зарегистрированных исходящих документов адресатам-участникам системы МЭДО, а также по электронной почте происходит в автоматизированном режиме с использованием СЭД Роструда.

Персональную ответственность по контролю за своевременной отправкой документов в системе электронного документооборота несут:

за отправку документов за подписью руководителя Роструда или его заместителей - отдел делопроизводства и контроля;

за отправку документов за подписью руководителей структурных подразделений Роструда - работники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.

3.6.3. Документы, адресованные Президенту Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, палатам Федерального Собрания Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, другим министерствам и ведомствам, передаются в отдел делопроизводства и контроля для отправки фельдъегерской связью.

Документы ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования" также отправляются фельдъегерской связью или заказным письмом с уведомлением.

Отправка фельдъегерской связью производится один раз в день. Сдача документов для подготовки и отправки фельдъегерской связью должна осуществляться не позднее 11:30 по московскому времени.

Срочная отправка (дополнительный выезд) и отправка по выходным и нерабочим праздничным дням фельдъегерской связью не производится.

3.6.4. Отправка подписанных и зарегистрированных телеграмм осуществляется экспедицией.

Телеграммы для регистрации и дальнейшего оформления принимаются отделом делопроизводства и контроля до 17:00 ежедневно, кроме пятницы. В пятницу - до 16:00.

Все телеграммы вносятся в описи и передаются на почтовое отделение для отправки.

3.6.5. Несмотря на способ отправки, все отправляемые документы должны быть комплектными, со всеми приложениями к каждому документу.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

При отправке документа нескольким адресатам с отдельными приложениями в каждый адрес к документу должен быть подготовлен указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, с указанием фамилии исполнителя. Приложения, предназначенные данному адресату, должны быть скреплены с основным документом.

Отдел делопроизводства и контроля подборку документов и приложений по адресатам не производит.

Ответственность за полноту и комплектность передаваемых на отправку документов возлагается на структурные подразделения - исполнителей документов.

3.6.6. Документы, отправляемые почтовой связью, сортируются по категориям почтовых отправлений, фальцуются и упаковываются. Документы, одновременно отправляемые одному адресату, вкладываются в один конверт.

3.6.7. Конверты заклеиваются, взвешиваются для определения стоимости отправления. Корреспонденция вносится в реестры по каждому виду отправления отдельно (международная, простая, заказная и т.д.).

3.6.8. Подготовленная исходящая корреспонденция оформляется и передается для отправки в почтовое отделение на следующий рабочий день.

3.7.1. В Роструде создаются и используются:

а) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

б) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.

Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

3.7.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Роструда.

3.7.3. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Роструда в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

3.7.4. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Роструда используются способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Роструде, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

3.7.5. Система электронного документооборота Роструда должна соответствовать требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденным приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения".

3.7.6. Документы, создаваемые в Роструде и (или) поступившие в Роструд на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документа. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

3.7.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД Роструда.

3.7.8. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

3.7.9. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Роструде в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.7.10. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению, установленной формы.

3.8.1. Учет и анализ объемов документооборота обязателен.

Показатели объема документооборота Роструда используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

3.8.2. Учет количества документов во внутреннем документообороте из структурных подразделений производится по базе данных автоматизированной системы.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступающие документы и создающиеся в процессе деятельности Роструда подсчитываются отдельно.

3.8.3. Подсчет объема документооборота проводится по группам документов в целом и по отдельным структурным подразделениям Роструда.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме в виде справок о документообороте в Роструде.