9. "Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения"

9.1. Внесение изменений в действующий Перечень документов рекомендуется осуществлять по мере необходимости, с учетом развития нормативной базы. Вместо внесения изменений может осуществляться пересмотр (переработка) всего Перечня документов и его замена на новый.

9.2. Основаниями для внесения изменений в Перечень документов или его переработки являются:

- утверждение нового Перечня типовых управленческих архивных документов и (или) Перечня НТД;

- изменение законодательства, регулирующего сферу деятельности ФОИВ, влияющее на состав образующихся документов и сроки их хранения;

- изменение (расширение, сокращение) функций ФОИВ, состава и функций подведомственных организаций.

Рекомендуется приступить к разработке нового Перечня документов, сформировать рабочую группу по его созданию (см. п. 2.1) или представить на рассмотрение ЦЭК ФОИВ предложения по внесению изменений в действующий Перечень документов не позднее чем через 6 месяцев после утверждения соответствующих законодательных и иных нормативных правовых актов, являющихся основаниями для изменения, переработки Перечня документов.

9.3. Целесообразно организовать регулярное отслеживание процесса документообразования в ФОИВ и фиксировать в базе данных введение новых видов (разновидностей) документов (унифицированных форм документов) и установление сроков их хранения нормативными актами. Это позволит оперативно вносить изменения в Перечни, формулировать предложения по установлению сроков хранения документов. Целесообразно создание порядка, регламента ведения базы данных с указанием источников ее пополнения (соответствующий список см. в Приложении 1). Рекомендуется пополнять эту базу непрерывно.

Новые статьи следует включать в соответствующие по тематике разделы, не изменяя нумерацию имеющихся статей. При этом используется цифровая нумерация (например, 485.1, 485.2 - если новые статьи включены между статьями 485 и 486 Перечня документов).

Предложения ФОИВ о внесении изменений в Перечень (включении новых видов документов, изменении заголовков статей и сроков хранения документов) направляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве с сопроводительным письмом. Внесение изменений, а также признание отдельных пунктов, статей Перечня утратившими силу оформляется приказом ФОИВ.