Приложение 1. "Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения"

База данных (информационная база автоматизированной системы (АС)) - совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании АС;

Звено Перечня документов - группа организаций с однородными функциями, для которых применительно к определенной статье Перечня может быть установлен единый срок хранения документов;

Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств <17>;

--------------------------------

<17> Федеральный закон N 149-ФЗ. Статья 2.

Источник комплектования (архива) - организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив <18>;

--------------------------------

<18> ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.) (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013). Пункт 3.3.2.

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем;

Научно-техническая документация - документация, содержащая систематизированные сведения и описание результатов научно-технического исследования или состояния научно-технической проблемы;

Перечень документов - систематизированный список видов (разновидностей) документов (комплексов документов, баз данных) с указанием сроков их хранения, снабженный справочным аппаратом, утвержденный в установленном порядке;

Статья Перечня документов - структурная часть Перечня документов, включающая в себя порядковый номер в Перечне, указание вида (разновидности) документов (комплексов документов, баз данных), сроки хранения документов (баз данных) данного вида (разновидности) в организациях различных звеньев и примечания;

Структура Перечня документов - схема построения и схема звенности Перечня, положенные в основу его разработки;

Схема звенности Перечня документов - представленное в табличной форме перечисление звеньев (центральный аппарат, территориальные органы, зарубежные представительства, подведомственные организации) Перечня документов;

Схема построения Перечня документов - систематизированный перечень разделов и подразделов, отражающих функции в установленной сфере деятельности, осуществляемые федеральным органом государственной власти, иным государственным органом, его территориальными органами и подведомственными организациями, обуславливающие видовой состав образующихся документов;

Управленческая документация - комплекс документов, используемых при реализации органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями (независимо от организационно-правовой формы и формы собственности) основных функций управления (организация деятельности, планирование, регулирование деятельности, контроль), типовых обеспечивающих функций (обеспечение кадрами, финансовое, информационное, документационное, материально-техническое, административно-хозяйственное обеспечение и др.), а также используемых при реализации ими основных (производственных) функций <19>;

--------------------------------

<19> Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. М., 2014. 81 с. Введение. URL: https://archives.gov.ru/sites/default/files/2014-slovar-upravl-documents.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов <20>.

--------------------------------

<20> ГОСТ Р 7.0.8-2013. Пункт 3.1.