3. "Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения"

3.1. Схема построения Перечня документов представляет собой систематизированный перечень разделов и подразделов, отражающих основные направления деятельности ФОИВ. Схема построения Перечня документов включает в себя два уровня систематизации: разделы и подразделы. В отдельных случаях в нее могут включаться также рубрики (третий уровень систематизации).

3.1.1. Наименования разделов и подразделов Перечня документов, отражающих типовые управленческие функции, и последовательность их расположения в Схеме построения, в целом, должны соответствовать наименованиям и систематизации разделов и подразделов в Перечне типовых управленческих архивных документов (см. Приложение 3).

Отдельные разделы, которые не имеют подразделов в Перечне типовых управленческих архивных документов (например, такие разделы, как "Международное сотрудничество", "Информационная деятельность"), могут быть детализированы путем включения подразделов в Схему построения Перечня документов.

Отдельные подразделы Перечня типовых управленческих архивных документов в Схеме построения Перечня документов могут быть выделены в самостоятельные разделы (например, "Информатизация деятельности", "Контроль и надзор").

Если функция, отраженная в структуре Перечня типовых управленческих архивных документов, отсутствует у ФОИВ, она в структуру Перечня документов не включается (например, эксплуатация и обслуживание зданий).

3.1.2. При подготовке разделов и подразделов Схемы построения Перечня документов, отражающих специфику деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций, необходимо руководствоваться нормативными правовыми актами, определяющими основные направления деятельности и функции ФОИВ, его территориальных органов и зарубежных представительств (при их наличии), уставами подведомственных организаций, определяющими их цели и виды деятельности (см. п. 2.2).

Для систематизации выявленных направлений деятельности и функций ФОИВ, его территориальных органов и зарубежных представительств (при их наличии), целей и видов деятельности подведомственных ему организаций целесообразно создание и ведение баз данных (см. Приложение 4).

Разделы и подразделы Схемы построения Перечня документов, отражающие специфику деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций, рекомендуется располагать после раздела "Кадровое обеспечение". Эти разделы могут иметь обобщающие названия тех или иных направлений деятельности (например, "Образовательная деятельность", "Деятельность в сфере железнодорожного транспорта") или отражать самостоятельную функцию (например, "Формирование, развитие и модернизация информационно-аналитической системы Общероссийская база вакансий "Работа в России").

При необходимости в разделах выделяются подразделы.

В качестве основы для разделов, отражающих научно-техническую и производственную деятельность, рекомендуется использовать Перечень НТД.

Функции, связанные с проектированием, разработкой, внедрением и эксплуатацией информационных систем, в зависимости от их значения в деятельности ФОИВ, могут быть отражены в типовом подразделе "Информатизация деятельности" или войти в отдельный раздел Перечня документов. Его примерная структура может быть следующей: 1. Организация информатизации (цифровизации) деятельности; 2. Создание и развитие информационных систем; 3. Эксплуатация информационных систем.

Документы о деятельности библиотеки, справочно-информационного фонда, издательства, об освещении деятельности организации в средствах массовой информации и глобальных сетях, как правило, относятся к типовому разделу 6 ("Информационная деятельность"). Деятельность центров научно-технической информации, научно-технических библиотек может быть отражена в разделах, включающих документы по научно-технической деятельности, так как в них хранится научно-техническая документация (отчеты о научно-исследовательской работе, технические отчеты, депонированные рукописи, стандарты, технические условия, патентная документация и др.).

Если повышение квалификации и профессиональная переподготовка реализуется не только для сотрудников ФОИВ, а в рамках образовательной деятельности на основе соответствующей лицензии (например, по договорам), вопросу осуществления образовательной деятельности должен быть посвящен специальный раздел Перечня документов. При этом сохраняется и соответствующий подраздел в типовом разделе "Кадровое обеспечение".

3.2. Для разработки Схемы звенности Перечня документов выявляется наличие территориальных органов, зарубежных представительств, подведомственных организаций ФОИВ, определяются их функции и виды деятельности. Выявленные виды организаций группируются по выполняемым функциям и месту в системе ФОИВ. В первую очередь внимание обращается на классификацию организаций, выполняющих основные, вспомогательные и обслуживающие функции. В зависимости от этого определяется количество звеньев.

В 1-е звено Схемы звенности включается ФОИВ (центральный аппарат ФОИВ), во 2-е звено - территориальные органы (при их наличии), в 3-е звено - зарубежные представительства (при их наличии и при условии, что они являются юридическими лицами), в последующие звенья включаются подведомственные организации, которые могут образовывать одно или несколько звеньев. Как правило, в самостоятельные звенья выделяются такие подведомственные организации, как производственные, научно-исследовательские и опытно-конструкторские, образовательные. Вспомогательные и обслуживающие организации составляют последнее звено Перечня документов. Если в ФОИВ имеется только одна подведомственная организация, в звене указывается ее полное или официальное сокращенное наименование.

Количество звеньев может быть различным в зависимости от структуры ФОИВ, функциональных задач подведомственных организаций.

Примерная схема звенности Перечня документов представлена в Приложении 5.

Если ФОИВ не имеет территориальных органов, зарубежных представительств и подведомственных организаций, в Перечне документов предусматривается одно звено.

3.3. Структура (схема построения и звенности) Перечня документов должна быть рассмотрена и согласована ЦЭК <6> ФОИВ, а затем - ЦЭПК при Росархиве <7>.

--------------------------------

<6> Примерное положение о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утвержденное приказом Росархива от 25 февраля 2019 г. N 31, зарегистрированным Минюстом России 24 июня 2019 г., регистрационный N 55005. Пункт 6.3.

<7> Положение о ЦЭПК при Росархиве. Пункт 5.4(а).

Пример оформления титульного листа структуры (схемы построения и звенности) Перечня документов для ее согласования ЦЭПК при Росархиве дан в Приложении 6.