2. "Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения"

2.1. Федеральные органы исполнительной власти (далее - ФОИВ) обеспечивают разработку проекта Перечня документов, представление его на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) при Росархиве в установленном порядке с последующим его утверждением.

Для подготовки Перечня документов в ФОИВ может быть создана рабочая группа, включающая специалистов в области работы с документами (сотрудников служб делопроизводства и архива, научно-технической или технической документации), представителей структурных подразделений, отдельных территориальных органов (при наличии) и подведомственных организаций, юристов и, в случае необходимости, технических исполнителей. Создание группы оформляется распорядительным документом, в котором указываются права участников группы на получение необходимой информации и их обязанности.

Подготовка Перечня документов может быть возложена на одну из подведомственных организаций на основании государственного задания или на стороннюю организацию на основании государственного контракта <3>.

--------------------------------

<3> Для проведения закупки на оказание услуг по разработке Перечня документов во исполнение требований Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" готовится запрос на представление ценовой информации потенциальными разработчиками Перечня. Запрос ценовой информации не является публичной офертой и его направление не влечет за собой возникновения каких-либо обязательств со стороны потенциального разработчика. Запрос должен содержать приложение - техническое задание на оказание данных услуг с подробным описанием объекта закупки. В техническом задании указываются цели, этапы работы, ожидаемые результаты, требования к оценке качества, требования к квалификации и опыту исполнителей.

В процессе разработки Перечня документов рабочая группа осуществляет взаимодействие с представителями (кураторами) федерального государственного архива, источником комплектования которого является ФОИВ.

2.2. Разработка Перечня документов осуществляется на основе:

1) законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, а также в сфере информационных технологий (см. п. 1.2);

2) законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих отношения в той или иной сфере (например, в сфере культуры, здравоохранения, охраны окружающей среды, налогообложения), документов национальной системы стандартизации, международных, региональных стандартов, технических условий, сводов правил;

3) нормативных правовых актов, устанавливающих полномочия и функции ФОИВ, его территориальных органов и зарубежных представительств (при их наличии), локальных нормативных актов, устанавливающих цели и виды деятельности подведомственных ему организаций, организационно-распорядительных и иных документов, регламентирующих деятельность в установленной сфере и порядок ее документирования, а также номенклатур дел ФОИВ, его территориальных органов и зарубежных представительств (при их наличии), подведомственных ему организаций. Список нормативных, организационно-распорядительных и иных документов, необходимых для разработки Перечня документов, см. в Приложении 2.

При необходимости составляется анкета (вопросник) для структурных подразделений ФОИВ, его территориальных органов, зарубежных представительств и подведомственных организаций (всех или выборочно) с целью уточнения видового состава образующихся документов и определения сроков их хранения.

2.3. Разработка Перечня документов осуществляется поэтапно:

1 этап. Разработка проекта структуры (схемы построения и звенности) Перечня документов, ее согласование Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) ФОИВ, ЦЭПК при Росархиве <4>;

--------------------------------

<4> Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, утвержденное приказом Росархива от 8 ноября 2019 г. N 173, зарегистрированным Минюстом России 28 февраля 2020 г., регистрационный N 57634 (далее - Положение о ЦЭПК при Росархиве). Пункт 5.4(а).

2 этап. Разработка проекта Перечня в соответствии с согласованной структурой, согласование проекта ЦЭК ФОИВ, ЦЭПК при Росархиве <5>, утверждение Перечня.

--------------------------------

<5> Положение о ЦЭПК при Росархиве. Пункт 5.4(б).