4. "Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения"

4.1. Выявление видов и разновидностей документов, их включение в статьи Перечня документов целесообразно осуществлять по системам и видам документации:

- типовая управленческая и научно-техническая документация (на основе перечней типовых архивных документов);

- документация, отражающая специфику деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций.

На данном этапе помимо выявления состава документов изучается порядок документирования деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций (в т.ч. согласование документов, предоставление отчетности подведомственными организациями и территориальными органами, реализация функций контроля (надзора) и т.д.).

Сведения, выявленные в результате анализа видового состава документов, целесообразно обобщить в базе данных (см. Приложение 4).

4.1.1. При изучении состава типовой управленческой документации необходимо сравнить виды и разновидности документов, образующихся в деятельности ФОИВ, с теми, которые указаны в перечнях типовых архивных документов. При наличии особенностей их следует отразить в Перечне документов (конкретизировать заголовки, включить дополнительные статьи в типовые разделы и т.д.).

В Перечень документов не включаются типовые статьи, не имеющие отношения к данному ФОИВ и подведомственным ему организациям.

В статьях Перечня документов не используются литерные пункты (а, б, в...), конкретизирующие место хранения документов (например, по месту разработки, рассмотрения, принятия, подписания, издания, у ответственного исполнителя). Сроки хранения распределяются по соответствующим звеньям Перечня документов.

4.1.2. Выявленные виды и разновидности документов группируются в статьи.

В одну статью может включаться:

- один вид документов (например, "Номенклатура должностей");

- несколько видов документов (например, "Отчеты, справки об объеме документооборота в организации"), если они относятся к одному вопросу, процессу и, как правило, имеют одинаковый срок хранения.

Если в статье перечисляется более двух видов документов, рекомендуется объединять их следующим образом: указывать слово "документы", затем в скобках перечислять виды документов, после закрытия скобок уточнять - по какому вопросу, по каким видам деятельности.

Например: Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки, сведения) структурных подразделений по основной (профильной) деятельности

Если указанные в статье документы образуются в процессе разработки основного документа, то вначале приводится вид основного документа, а затем виды вспомогательных документов - в скобках после обобщающего слова "документы".

Например: Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

Исключение составляют виды документов, отражающих деятельность коллегиальных органов, которые перечисляются через запятую.

Например: Протоколы, постановления, решения, стенограммы...

Документы при этом перечисляются в порядке значимости (от основных - к вспомогательным, от комплексных - к частным и т.п.).

Научно-технические документы могут располагаться в соответствии с этапами (стадиями) конструирования, проектирования, разработки.

Использование формулировки "и др." ("и другие документы", "и другие") после перечисления видов документов допускается лишь в порядке исключения: если состав документов не указан в нормативных актах и стандартах или указан частично, или если нормативными актами определено, что он устанавливается организацией самостоятельно.

Например: Договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации информационных систем и документы к ним (технические задания, акты классификации, планы, перечни и другие)

Результаты НИР, прилагаемые к отчетам, подлежащие включению в ЕГИСУ (рукописи, методические разработки, справочники и другие документы)

Необоснованное использование формулировки "и другие документы" ("и другие") недопустимо, поскольку позволит расширительно толковать положения Перечня, нивелирует его нормативный характер.

Комплекты научно-технической документации включаются в Перечень документов с раскрытием или без раскрытия их состава по аналогии с Перечнем НТД.

Вид управленческого документа, как правило, конкретизируется в наименовании его разновидности, связанной с автором, корреспондентом, вопросом, объектом документирования.

Если документы нескольких видов (разновидностей), относящиеся к одному вопросу, тематике сгруппированы в одной статье, но имеют разный срок хранения, статья разбивается на пункты.

Например:

Приказы:

а) по основной (профильной) деятельности;

б) по административно-хозяйственной деятельности

Различия в сроках хранения отдельных видов документов, включенных статью, могут быть оговорены в примечании.

Например:

Заголовки видов и разновидностей документов в Перечне должны быть краткими и четкими. Вначале приводится вид (разновидность) документа, затем вопрос, отраженный в нем.

Например: Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи

Переписка по вопросам охраны труда

При этом вопросы, отраженные в документах, указываются в обобщенной форме без излишней детализации.

Если вид документа не имеет разновидностей, связанных с тематикой, допускается не указывать отраженные в нем вопросы.

Например: Счета-фактуры

Путевые листы

Авторы или корреспонденты указываются в статьях, сформированных по соответствующему (авторскому или корреспондентскому) признаку.

Например: Документы (акты, протоколы, постановления, определения, заключения, запросы, заявления, переписка) административных комиссий субъектов Российской Федерации, муниципальных образований

Протоколы комиссий и групп по международному сотрудничеству

При составлении заголовков, относящихся к переписке, корреспондент может указываться, если это влияет на срок хранения документов.

Например: Переписка со страховыми организациями по обязательному медицинскому страхованию

В других случаях корреспонденты указываются не в Перечне документов, а в номенклатурах дел.

Авторы и корреспонденты указываются в статьях Перечня документов, как правило, обобщенно, без указания конкретного названия органа, организации, структурного подразделения. Исключение может быть сделано для наиболее важных российских и международных государственных органов, объединений, финансовых институтов и др. (например, Правительство Российской Федерации, Исполнительный комитет СНГ, Центральный банк Российской Федерации и т.д.).

Названия видов и разновидностей документов, зафиксированные в законодательных и иных нормативных правовых актах, приводятся полностью. Следует стремиться к единой, унифицированной форме составления заголовков в рамках всего Перечня документов.

В статьи Перечня документов включаются реестры, базы данных и иные информационные ресурсы.

Если в системе электронного документооборота (СЭД) или системе хранения электронных документов (СХЭД) ФОИВ осуществляется хранение документов различных видов и разновидностей (приказов по основной деятельности и личному составу, документов текущего и перспективного планирования, первичной и сводной финансовой и статистической отчетности, договоров), имеющих разные сроки хранения, виды документов вносятся в разные статьи Перечня. СЭД (СХЭД) отдельной статьей в Перечень не включается. Сроки хранения баз данных СЭД (СХЭД) устанавливаются в соответствии со статьей 182 Перечня типовых управленческих архивных документов.

В заголовки статей, включающих книги, картотеки, журналы, целесообразно добавлять через запятую "базы данных", поскольку данные документы могут создаваться в электронном виде. Допускается также указание на электронную форму их ведения в примечаниях.

Рекомендуется включать в статьи Перечня не только виды (разновидности) документов, но и документированную информацию в различных формах (например, заявки, оформленные через заполнение электронной формы при реестровой форме получения услуг; записи в информационной системе; видеозаписи и аудиозаписи и др.). Отдельные файлы данных, полученные, например, в результате телеметрии или испытаний изделия, продукции, целесообразно включать в Перечень под заголовком "данные о (указание вопроса, вида деятельности, объекта измерения)".

При включении в Перечень государственных и муниципальных информационных систем следует приводить наименование системы, указанное в нормативном акте (концепции, положении).

Поскольку информационная система включает в себя технические и технологические средства, срок хранения для которых не определяется Перечнем, целесообразно в названии статьи использовать формулировку "база данных информационной системы".

Например: База данных информационной системы по ведению государственного учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения

При этом следует учитывать, что базы данных подсистем одной системы могут иметь разные сроки хранения, в таких случаях их следует включить в разные статьи Перечня или выделить в одной статье пункты (а, б, в...).

Сроки хранения баз данных определяются на основании сроков хранения документов, включенных в базу данных.

Например: База данных комплекса программных средств "Правоохрана - Административные правонарушения", срок хранения которой в Перечне ФТС России определен следующим образом: "В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу данных" <8>.

--------------------------------

<8> Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной таможенной службы, ее территориальных органов и организаций, находящихся в ведении ФТС России, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом ФТС России от 6 сентября 2021 г. N 747. Статья 926.

Если база данных выполняет функции журнала учета, регистрации, срок ее хранения устанавливается по аналогии со сроками хранения соответствующих журналов.

Например: База данных автоматизированной системы контроля и учета использования акцизных марок для маркировки алкогольной и табачной продукции (КПС "Марка-К"), срок хранения которой - 5 лет после использования марок <9>.

--------------------------------

<9> Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной таможенной службы, ее территориальных органов и организаций, находящихся в ведении ФТС России, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом ФТС России от 6 сентября 2021 г. N 747. Статья 830.

Управленческие документы, связанные с ведением и использованием информационной системы, включаются в раздел Перечня, к которому относится данная система по своим функциям и назначению, и могут быть указаны в отдельной статье (статьях).

Если информационная система имеет сложную структуру, ее ресурсы могут быть включены в разные статьи Перечня.

Например, входящие в состав автоматизированной информационной системы (АИС) "Налог-3" реестры: Единый государственный реестр юридических лиц, Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей, Единый государственный реестр налогоплательщиков включены в разные статьи Перечня Федеральной налоговой службы <10>.

--------------------------------

<10> Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Федеральной налоговой службы от 2 ноября 2021 г. N ЕД-7-10/952. Статьи 288 - 302.

Документы, подтверждающие записи реестра, в бумажной и электронной форме ("реестровое дело"), как правило, имеют срок хранения самого реестра, даже если отдельные виды документов (сведения, заключения) обычно имеют меньший срок хранения. Целесообразно включать их в Перечень с формулировкой "(Государственный) реестр (регистр, кадастр - наименование) и документы (виды документов согласно нормативным актам) по его ведению".

Научно-технические документы, связанные с проектированием, внедрением и эксплуатацией информационных систем, включаются в раздел "Информатизация деятельности" или отдельный раздел, включающий документы по информационным системам и технологиям.

4.2. Систематизация статей внутри разделов и подразделов Перечня осуществляется в соответствии с функциями, при осуществлении которых образуются данные документы.

4.2.1. Последовательность расположения статей определяется в соответствии со значимостью видов документов и их содержанием. Так, например:

- вначале располагаются законодательные, иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты и их проекты, распорядительные документы, затем - организационные и учетные документы;

- документы, относящиеся к деятельности всей организации, - перед документами, относящимися к ее структурным подразделениям;

- годовые планы - перед квартальными

и др.

4.2.2. Переписка включается в статьи Перечня совместно с другими документами (например, "Документы (доклады, отчеты, справки, переписка) о выполнении приказов, распоряжений") или выделяется в отдельные статьи (например, "Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела").

Рекомендуется предусматривать общую статью "переписка по такому-то вопросу" в конце подразделов, рубрик Перечня документов. Допускается иметь несколько статей "переписка" в одной структурной части Перечня, если в ней выделяется несколько тематических блоков, а сроки хранения переписки по разным вопросам различаются. В этом случае "переписка" располагается после каждого тематического блока, при этом уточняется, по какому она вопросу.

4.2.3. При необходимости осуществляется уточнение схемы построения Перечня документов (конкретизация названий разделов и подразделов, их объединение или разделение, выделение дополнительных подразделов).

4.3. Определение и установление сроков хранения документов осуществляется для каждого звена Перечня. Если отдельные виды документов не образуются в деятельности организаций того или иного звена, вместо срока хранения ставится прочерк.

4.3.2. При определении сроков хранения используются законодательные акты, перечни типовых архивных документов и иные нормативные правовые акты, которыми установлены сроки хранения документов тех или иных видов и разновидностей.

Сроки хранения документов, установленные перечнями типовых архивных документов, не могут быть снижены (это не относится к копиям документов и к документам, присланным для сведения или согласования, для которых устанавливается срок хранения "До минования надобности" или "До замены новыми"). Сроки хранения документов могут быть увеличены по сравнению с указанными в статьях перечней типовых архивных документов, если это обусловлено практической необходимостью.

При определении сроков хранения документов, отражающих специфику деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций, не установленных нормативными правовыми актами, рекомендуется руководствоваться следующими критериями:

- историческая значимость документов;

- практическая значимость документов;

- социально-правовое значение документов;

- востребованность документов при осуществлении проверок, ревизий контролирующими и надзорными органами (при этом учитывается периодичность таких проверок, ревизий; срок, за который запрашиваются документы и данные);

- срок исковой давности;

- условия договоров, определяющих сроки и место хранения документов (оригиналов и копий);

- поглощенность информации в других документах (учитывается также вид повторяемости информации - аналитико-синтетическая и формальная).

Для научно-технической документации принимается во внимание значимость документов с учетом этапов и стадий разработки, комплектности научно-технической документации.

4.3.3. Сроки хранения документов не зависят от того, ведется ли документ на бумажном носителе или в электронном виде.

Сроки хранения информации, содержащейся в базе данных информационной системы, не могут быть меньше сроков, которые установлены для хранения документов на бумажном носителе, содержащих такую информацию, <11> и, как правило, совпадают с ними <12>.

--------------------------------

<11> Если иное не установлено нормативными правовыми актами. В соответствии с пунктом 24 постановления Правительства Российской Федерации от 6 июля 2015 г. N 676.

<12> Источником для выявления видов документов и соотнесения видов документов и документной информации может быть Федеральная государственная информационная система учета информационных систем, создаваемых и приобретаемых за счет средств федерального бюджета и бюджетов государственных внебюджетных фондов, и иные реестры информационных ресурсов и систем.

Срок хранения документов, являющихся приложениями к другому документу (за исключением сопроводительного письма), определяется сроком хранения основного документа.

4.3.4. Срок хранения "Постоянно", как правило, устанавливается по месту создания (подписания, утверждения) подлинника документа.

Для документации, отражающей специфику деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций, срок хранения "Постоянно" может использоваться только в отношении исторически значимых документов.

4.3.5. Перечнем могут быть установлены следующие временные сроки хранения документов: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 20 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет. Может быть установлен и иной срок хранения, не противоречащий законодательству.

4.3.6. Срок хранения "До ликвидации организации" применяется для документов длительной практической значимости, необходимых для функционирования организации на протяжении всего ее существования, а после ликвидации организации подлежащих возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации на основе экспертизы их ценности.

4.3.7. Срок хранения "До минования надобности" означает, что структурные подразделения, организации вправе сами определять срок хранения таких документов в соответствии с практическими задачами их использования, однако этот срок не может составлять менее одного года.

4.3.8. Срок хранения "До замены новыми" применяется в отношении нормативных документов, документов директивного характера, руководств, которые направлены в организацию для использования в работе и действуют до тех пор, пока не будут отменены или заменены.

4.3.9. Отметка "ЭПК" ("Экспертно-проверочная комиссия"), проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. В этом случае после истечения установленного срока хранения документы подлежат рассмотрению на заседании экспертного органа (Экспертной комиссии (ЭК) или Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) - в зависимости от уровня организации), для принятия решения о продлении данного срока (в том числе об отборе на постоянное хранение) или его применении без изменения. Соответствующие описи дел, документов постоянного хранения подлежат впоследствии утверждению ЭПК федерального государственного архива, источником комплектования которого является ФОИВ.

Отметки "ЦЭК" и "ЭК" означают, что документы подлежат обязательной экспертизе ценности по истечении установленного срока хранения. При этом сроки хранения некоторых документов, имеющих длительное практическое значение, могут быть увеличены по решению экспертного органа. Срок хранения "Постоянно" при этом не может быть применен.

До решения соответствующей комиссии уничтожение документов, для которых установлены сроки хранения с отметками ЭПК, ЦЭК, ЭК, не может быть осуществлено.

4.4. При переработке действующего Перечня документов рекомендуется использовать следующий алгоритм действий:

1) Разработка и согласование ЦЭК ФОИВ, ЦЭПК при Росархиве новой структуры (схемы построения и звенности) Перечня документов;

2) Распределение статей действующего Перечня в соответствии со схемой построения;

3) Сравнение статей разделов Перечня, подлежащего переработке, со статьями соответствующих разделов перечней типовых архивных документов, актуальных номенклатур дел ФОИВ, его территориальных органов, зарубежных представительств и подведомственных организаций <13>.

--------------------------------

<13> Действующим Перечнем может быть ведомственный перечень (перечни), согласованный ЦЭПК ГАУ при Совете Министров СССР, прошедший процедуру инкорпорации Минюстом России правовых актов СССР и РСФСР или их отдельных положений в законодательство Российской Федерации, предусмотренную подпунктом "б" пункта 1 распоряжения Президента Российской Федерации от 18 марта 2011 г. N 158-рп "Об организации работы по инкорпорации правовых актов СССР и РСФСР или их отдельных положений в законодательство Российской Федерации и (или) по признанию указанных актов недействующими на территории Российской Федерации".

При выявлении расхождений в формулировках следует брать за основу формулировки статей перечней типовых архивных документов. При этом формулировки статей могут конкретизировать и уточнять состав документации в соответствии со спецификой реализации тем или иным ФОИВ типовых функций.

Например, статьи об аттестации персонала (приказы, списки, протоколы аттестационных комиссий, постановления, заявления, ведомости) могут быть дополнены видами документов о добровольной аттестации медработников (отчет о профессиональной деятельности, заключение экспертной комиссии на отчет) и др.

При отсутствии в перечнях типовых архивных документов некоторых ранее имевшихся в Перечне ФОИВ статей следует проверить, ведутся ли такие документы в ФОИВ и подведомственных ему организациях в настоящее время, и принять решение:

- об их сохранении в Перечне документов в том же разделе;

- о необходимости их переноса в другой раздел Перечня документов;

- об исключении из Перечня в связи с тем, что такие документы уже не создаются в деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций.

Уточнение состава типовой научно-технической документации может осуществляться также на основании документов национальной системы стандартизации, региональных и отраслевых стандартов.

Например, статьи о сертификации и декларировании соответствия продукции могут быть дополнены статьями о сертификации лекарственных средств (протоколы производства и контроля качества активной фармацевтической субстанции, порядок их хранения, заключение на проведение мониторинга качества и т.п.).

3) Последовательная проработка разделов Перечня документов, отражающих специфику деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций.

Имеющиеся статьи Перечня тщательно анализируются, при этом проверяются:

- формулировки статей (названия видов и разновидностей документов, их группировка в статьи);

- актуальность ведения тех или иных документов, и соответственно, необходимость их отражения в Перечне;

- необходимость включения новых статей в связи с появлением новых видов и разновидностей документов.

4) Уточнение сроков хранения документов, в том числе при изменениях в звенности.

4.5. Оформление Перечня документов осуществляется в виде таблицы, имеющей графы: номер по порядку статьи Перечня (графа N 1); наименование вида документов (графа N 2); срок хранения документа (графы NN <14>); примечания (последняя графа). При этом графа "срок хранения документа" разделяется на несколько, в соответствии с числом выделенных звеньев, указываются входящие в соответствующее звено виды организаций.

--------------------------------

<14> В соответствии со звенностью Перечня документов.

Нумерация разделов, подразделов и статей осуществляется арабскими цифрами.

4.5.1. Перечень документов может включать уточнения, пояснения к отдельным статьям, которые оформляются в виде примечаний. В таком случае после заголовка (его части) или срока хранения, к которому дается примечание, ставится арабская цифра в скобках - (1), (2). Нумерация примечаний ведется в пределах статьи Перечня.

Само примечание раскрывается в соответствующей графе и может содержать сведения:

- о месте хранения документов;

- об электронной форме документов;

- о выделении документов того или иного вида, тематики, а также присланных для сведения, срок хранения которых отличается от указанного в статье;

- об особом порядке исчисления срока хранения (например, "После замены новыми") и др.

4.5.2. Помимо основной части, включающей статьи с указанием видов документов и сроки их хранения, Перечни документов имеют следующие части:

- Общие положения;

- Список сокращений;

- Указатель видов документов.

В отдельных случаях Перечень документов может включать и другие указатели или приложения, поясняющие содержание Перечня (например, списки организаций, входящих в звенья Перечня документов).