Жалоба на утрату документов работодателем – это официальная бумага, с которой работник предприятия может обратиться в местное управление Государственной трудовой инспекции, сообщить о серьезном нарушении со стороны организации-работодателя, попросить привлечь её представителей к ответственности. Сегодня мы разберемся, какие документы работник передает работодателю на хранение, кто конкретно должен нести за них ответственность, что делать в случае их утраты.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Документы на работе
Устраиваясь на работу, гражданин передает на предприятия определенный набор документов. На основании этих официальных бумаг предприятие сможет заключить с ним трудовой договор, внести в него необходимые данные. Вместе с заявлением на трудоустройство человек также передает в компанию согласие на обработку своих персональных данных, а значит, её представители получат полное право сканировать документацию, хранить в своих архивах до тех пор, пока согласие не будет отозвано.
Все документы, необходимые для трудоустройства, перечислены в Трудовом кодексе Российской Федерации. Если условные военный билет и документ об образовании нужны кадровику лишь единожды, чтобы снять с них копии, то вот физическая копия трудовой книжки должна храниться у работодателя постоянно, вплоть до тех пор, пока гражданин не решит уволиться. На протяжение всего этого времени сотрудник отдела кадров обязан хранить документ надлежащим образом.
Отметим, что трудовую книжку отечественный законодатель относит к бланкам строгой отчетности, то есть к подобной разновидности официальных бумаг применяются особые правила хранения. В частности, трудовая должна храниться в сейфе или металлическом ящике под замком.
Утрата документов
К сожалению, утрата документов на работе не является чем-то редким или выходящим за грань, так как подобное происходит регулярно, повсеместно. Несмотря на всю ответственность, возлагаемую на работодателя, следует понимать, что руководство компании – это всё еще люди, которым свойственно допускать ошибки. В подавляющем большинстве случаев причина утраты – банальный человеческий фактор.
По умолчанию вся ответственность за документацию возложена на руководителя всего предприятия. Например, для общества с ограниченной ответственностью это будет директор, а для ТСЖ – председатель. Уже в дальнейшем, когда штат сотрудников разрастется, полномочия будут переданы кому-то из подчинённых. Как правило, за все дела по направлению работы с сотрудниками, включая их личную документацию, отвечает руководитель отдела кадров. Обычно, если на предприятии работает не более пятидесяти человек, в целом отделе кадров нет никакой необходимости, ведь достаточно будет одного кадровика.
Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работник при необходимости может обратиться к работодателю и получить любые документы, связанные с работой, на руки. Конечно, как и всегда, из данного правила есть исключения. Например, трудовую книжку можно будет получить лишь для обращения в государственные органы по вопросам страхования и пенсионных начислений. По всем остальным поводом придется довольствоваться выписками и копиями.
Ответственность за утрату
В мире трудовых правоотношений работает золотое правило: кто потерял документы, тот и будет отвечать за их восстановление. Таким образом любое движение официальных бумаг всегда сопровождается составлением соответствующего акта приема-передачи. Кадровик, передавая трудовую сотруднику на руки, берет со второго подпись за прием документа, тем самым снимая с себя ответственность.
Следует понимать, что восстановление трудовой книжки – это не такая простая задача, как может показаться, ведь придется пройтись по всем работодателям, на которых человек когда-либо трудился. Ситуация может существенно осложниться, если часть предприятий уже попросту не существуют на рынке. Конечно, из любого тупика есть выходы, однако в дальнейшем, когда работник начнет проводить работу по начислению пенсии, могут возникнуть серьезные проблемы с трудовым стажем.
Как мы уже неоднократно упоминали выше, организация несёт ответственность перед работником за его документацию. В нашем случае речь пойдёт об административной ответственности в соответствии с положениями Кодекса об административных правонарушениях. Несмотря на то, что кадровик и является ответственным лицом, отвечать перед законом в любом случае придется директору как представителю юридического лица.
Рассказываем, как составить жалобу «на пальцах»
В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование ведомства, в которое мы обращаемся, ФИО и должность его руководителя, а также юридический адрес конкретного управления в вашем регионе. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, серию и номер его паспорта, место прописки.
Ниже по документу ссылаемся на то, что работаем по трудовому договору на таком-то предприятии в такой-то должности. Следующим шагом утверждаем, что работодатель, несмотря на возложенную на него по закону ответственность, утратил ваши личные документы, связанные с работой, не имеет возможности выдать их на руки. Разъясняем, о каких конкретно документах идёт речь, а также ссылаемся на документ, подтверждающий сам факт приёма-передачи. Например, это может быть заявление о приеме на работу или любой акт соответствующего содержания.
В завершение работы с документом мы просим сотрудников ГИТ привлечь организацию к ответственности перед законом, обязать восстановить утраченную документацию за свой счет. Теперь, когда наше заявление полностью сформировано, осталось лишь заверить его своим автографом и передать на рассмотрение надлежащим образом. Ответ должен поступить в течение тридцати календарных дней.
Примерный образец
