Заявление работника на возмещение затрат на оплату телефонных переговоров

Заявление работника на возмещение затрат на оплату телефонных переговоров – это документ, с которым сотрудник может обратиться в адрес работодателя, официально выразить запрос на компенсацию личных денежных средств, затраченных на нужны предприятия. Сегодня мы разберемся, относятся ли расходы на мобильную связь к категориям расходов, которые должна принимать на себя организация-работодатель, может ли работник претендовать на компенсацию, как правильно составить соответствующее заявление.

Сотовая связь на работе

Трудовые обязанности по некоторым профессиям неразрывно связаны с ведением телефонных переговоров. Это могут быть переговоры с потенциальным или действующими деловыми партнерами, обзвон должников по дебиторской задолженности или что-то ещё.

Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам о том, что работодатель обязан обеспечить своих сотрудников всем необходимым для работы. Для каждой отдельно взятой профессии будет свой список необходимых принадлежностей. Например, сварщику необходим сварочный аппарат, средства индивидуальной защиты и так далее, а менеджеру по продажам – телефон. Очевидно, что сам по себе телефон без оплаченных услуг связи едва ли представляет собой какую-то ценность, а значит, необходимо будет заключить договор с сотовым оператором.

По идее, компания-работодатель обязана взять на себя расходы по оплате сотовой связи, ведь сотрудники не должны тратить личные средства на нужды предприятия. К сожалению, по данному направлению часто можно столкнуться с проблемами. Например, одна из самых распространённых, - закончился тариф. Работодатель оплачивает лишь определенное количество минут разговора в месяц, а выйдя за его пределы, сотруднику придется платить уже из своего кармана.

Конечно, можно просто прекратить работу до пополнения счета работодателем, однако в таком случае работник ставит себя в невыгодное положение. Дело в том, что заработная плата сотрудников, задействованных на телефоне, во многом зависит от выполнения плана и суммы премии, а достичь высоких показателей без соответствующего инструментария банально не выйдет.

Компенсация расходов

Те денежные средства, которые работник внес на нужды предприятия, должны быть компенсирована работодателем в полном объеме. Для того чтобы получить компенсацию, сотруднику придется обратиться в адрес организации с соответствующим заявлением. В тексте заявления крайне важно уделить внимание двум факторам:

• необходимо подтвердить каждый затраченный рубль;
• необходимо доказать, что расходы пошли именно на нужды предприятия.

Для этого мы должны приложить к заявлению квитанцию об оплате услуг связи на корпоративную сим-карту либо отчет о звонках с личной сим-карты, на котором будет видно, сколько и кому вы звонили. Также в обязательном порядке прилагаем к заявлению квитанции об оплате, чеки и прочие подтверждающие денежные переводы официальные бумаги.

Форма документа

Какой-то конкретной формы для составления заявления работника на возмещение затрат на оплату телефонных переговоров отечественный законодатель не предлагает, что позволяет сотруднику сформировать обращение самостоятельно и в произвольном виде. Для этого мы должны освежить в памяти общие правила делового документооборота, вооружиться синей или чёрной шариковой ручкой, чистым листком бумаги формата А4.

Рассказываем, как составить заявление

Заявление работника на возмещение затрат на оплату телефонных переговоров мы должны начать составлять с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование компании-работодателя, ФИО и должность его руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО работника-заявителя, занимаемую им должность на предприятии.

Ниже по документу мы утверждаем, что были вынуждены самостоятельно пополнять корпоративный номер телефона либо осуществлять звонки по работе с личного номера телефона. Разъясняем причины, как так вышло, указываем, сколько конкретно денег нам пришлось положить на лицевые счета во благо нужд предприятия.

Ниже по документу мы оформляем список всех прилагаемых к заявлению официальных бумаг, в том числе чеков об оплате и квитанций, перечисляя их все в порядке списка. Затем здесь же, завершая работу с официальной бумагой, подписываем всё вышеизложенное, ставим дату формирования заявления.

Примерный образец

Сроки обработки заявления целиком и полностью будут зависеть от занятости отдельных сотрудников организации. Для начала наше заявление должен завизировать директор, а уже затем оно переходит в руки бухгалтерии. Главбух должен согласовать выделение денежных средств в пользу работника, реализовать инициативу на практике. По идее, вы можете получить деньги уже через час после обращения с заявлением, однако никто не станет этого гарантировать. Также следует учитывать, что банковский перевод занимает до двух банковских дней.