Заявление работника на удержание из зарплаты неиспользованных подотчетных сумм

Заявление на удержание из зарплаты неиспользованных подотчетных сумм – это документ, с которым работник обращается в адрес работодателя с целью закрыть вопрос о возврате излишне выделенных подотчетных средств. Сегодня мы разберемся, что понимается под подотчетными средствами, кому они выдаются, что делать, если сотрудник израсходовал не всю выделенную сумму.

Подотчётные суммы

Подотчётными суммами называются денежные средства, которые работодатель выдаёт своим сотрудником с целью удовлетворения нужд предприятия в целом. Например, водителям выдают деньги на заправку транспортных средств, а заведующим по АХЧ – на пополнение хозяйственных запасов организации. Список работников, имеющих доступ к подотчетным деньгам, в каждой фирме свой. Если мы берем традиционную схему ведения дел, то подотчетными суммами имеет право пользоваться лишь завхоз или заведующий по АХЧ. Этим сотрудникам нет нужды каждый раз писать заявление на выдачу средств в подотчет, они просто расписываются в соответствующей ведомости.

Подотчетны суммы имеют такое наименование по той причине, что за каждую потраченную копейку предприятия ответственное лицо должно отчитаться, указав, куда ушли денежные средства. Для этого с каждой покупки оставляют кассовые и товарные чеки, накладные, прочие подтверждающие документы. Если какую-то трату подтвердить не удалось, придется компенсировать из своего собственного кармана.

Возврат неиспользованных средств

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работник, взявший подотчетные суммы под свою ответственность, у которого после закупки на руках еще остались деньги, должен возвратить их на предприятие в этот же рабочий день. Если этого по каким-то причинам не произошло, работодателю придется самостоятельно удерживать деньги из зарплаты сотрудника, однако и здесь всё не так просто.

Дело в том, что компания-работодатель не имеет права по собственной воле удерживать деньги из зарплаты своего работника, ведь это противоречило бы нормам действующего законодательства. Для проведения процедуры по всем правилам необходимо сначала получить согласие от самого субъекта удержания. В том случае, если согласия добиться так и не удалось, придется обращаться с заявлением на взыскание в суд, переводить вопрос в судебную плоскость.

Форма документа

Форма заявления на удержание из зарплаты неиспользованных подотчетных сумм не утверждается на законодательном уровне, однако может быть закреплена одним из локальных актов организации-работодателя. Так, если компания регулярно практикует применение подотчетных сумм, было бы логично разработать фирменные бланки для сопроводительной документации. Одним из таких документов как раз и является наше заявление на удержание из зарплаты. Перед тем, как приступить к составлению заявления, поинтересуйтесь в отделе кадров вашей организации вопросом относительно наличия такого шаблона.

Как показывает практика, далеко не каждая организация столь ответственно подходит к собственному документообороту, в связи с чем иногда работникам приходится формировать заявление своими силами. Для формирования обращения вооружаемся чистым листом бумаги формата А4, синей или чёрной шариковой ручкой, вспоминаем общие правила делового документооборота и приступаем к работе.

Что касаемо структуры заявления, то все официальные бумаги подобного толка должны формироваться из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Выход за общепринятые рамки может лишить документа должной юридической силы.

Инструкция по составлению заявления

Заявление на удержание неиспользованных подотчетных сумм мы бы порекомендовали начать составлять с заполнения шапки. Из её содержания должно стать понятно, кто, к кому и по какому вопросу обращается. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем ФИО и должность руководителя, полное наименование компании-работодателя и её организационно-правовую форму. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность на предприятии.

Ниже по документу обращаемся к руководству, выражаем своё согласие на удержание выделенных, однако неизрасходованных, подотчетных денежных средств в такой-то сумме. В принципе, на этом моменте основной содержательный блок уже можно назвать полностью сформированным, ведь кроме согласия работника, здесь ничего быть не должно.

Следующим шагом сотрудник должен заверить всё вышеизложенное своим автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наше заявление полностью составлено, можно передавать его директору. Директор в свою очередь должен издать приказ, передать его в бухгалтерию. Бухгалтер по заработной плате, приняв распоряжение руководителя к своему производству, удержит неизрасходованные денежные средства из зарплаты работника в счет предприятия. Узнать о конкретных суммах удержания работник сможет в расчетном листе, выданном ему в день зарплаты.

Примерный образец