Записки – это обособленный вид документов, используемый во внутреннем документообороте предприятий. Официальные бумаги из этой категории направлены на обмен сведениями между работниками одной организации.
Разновидности записок
Все записки разделяются на несколько категорий в зависимости от повода их написания и получателя. Так можно выделить следующие:
- докладные записки;
- служебные записки;
- объяснительные записки.
Поподробнее разберём каждую разновидность в разрезе.
Докладная записка
Докладная записка отличается от остальных разновидностей тем, что её получателем всегда является кто-то из руководящего состава предприятия. Это может быть начальник структурного подразделения, главбух или директор компании лично. Основным назначением документа является информирование о каком-то случившемся инциденте. На практике докладные являются приложениями к различным актам, составляемым сотрудниками организации. Если акт содержит в себе данные относительно случившегося инцидента, то записка объяснит ситуацию с точки зрения зафиксировавшего нарушение сотрудника. Докладная в купе с актом может выступить основанием для принятия руководителем соответствующего решения.
Служебная записка
Служебная записка имеет место при обмене информацией между сотрудниками, находящимися в одной должностной горизонтали. Как правило, необходимость возникает в тех случаях, когда обсудить вопрос устно не представляется возможным. Имеет распространение при взаимодействии сотрудников из различных структурных подразделений.
Объяснительная записка
Объяснительная записка, пожалуй, является самым важным документом из всех представленных ранее. Её значимость обуславливается нормами Трудового кодекса. Дело в том, что работодатель не имеет права применить в отношении своего подчинённого дисциплинарное взыскание без получения его объяснений. Здесь срабатывает принцип состязательности сторон, когда каждый человек имеет право на объяснение своей позиции. Сотрудник получает срок в два дня на предоставление письменного объяснения. Если в течение установленного периода времени бумага не была получена администрацией фирмы, наказание последует в любом случае.
Необходимо учесть, что директор может не применять санкции в отношении провинившегося подчинённого, если сочтёт причину весомой и достаточно значимой. Этот момент отдаётся на откуп руководителю.
Структура записки
По своей структуре любая записка делится на три составных элемента: реквизиты, предмет и подпись ответственного за написание лица. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Первым делом разберёмся именно с реквизитами. В правом верхнем углу листа бумаги необходимо написать, кому и от кого направляется записка. Для этого в дательном падеже прописываем ФИО и должность получателя. Затем уже в родительном падеже указываем те же сведения об отправителе. Следующим шагом оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления записки.
Ниже по документу описываем предмет обращения. Если имеет место, необходимо сослаться на иные документы, нормативно-правовые акты. Допускается предложить какие-то решения относительно сложившейся ситуации. Оставлять ссылки на законодательство необязательно, но крайне желательно. В записке расписывается только лицо, её составившее.
Автограф обязательно должен быть расшифрован. В противном случае на неё нельзя будет сослаться.
