Служебная записка на фотографирование сотрудников

Служебная записка на фотографирование сотрудников – это официальная бумага, с которой в адрес директора может обратиться один из работников организации, выступив с инициативой проведения профессиональной фотосессии с целью запечатления лиц представителей компании. Сегодня мы разберемся, зачем нужна подобная фотосессия, какие компании обычно проводят подобные мероприятия, причем здесь служебная записка, как правильно её оформить.

Фотографирование сотрудников

Устраиваясь на работу, человек обязан предоставить в кадровую службу определенный набор документов:

• трудовая книжка;
• паспорт;
• документ об образовании;
• документ об отношении к воинской службе.

Как можно заметить, Трудовой кодекс Российской Федерации не включает в перечень документов фотографию работника. Конечно, фотография есть в паспорте, тем не менее кадровая служба не сможет никоим образом взять её оттуда. Более того, фото человека в паспорте может уже давно не отображать его актуального внешнего вида. Предполагается, что работодателю необязательно иметь фотографии своих сотрудников.

Если организация желает, она может провести на предприятии фотосессию для сотрудников, запечатлеть лица каждого из них. Полученные кадры могут оказаться полезными для:

• вклеивания фотографий в личные дела сотрудников; хранящиеся в кадрах;
• размещение фотографий на официальном веб-сайте в разделе «сотрудники» (обычно используется в сфере продаж);
• вывешивания на доску почета в коридоре предприятия, если человек отличился в лучшую сторону.

Как мы уже сказали ранее, фотографирование сотрудников не является прямым требованием закона, а значит, руководство компании может и вовсе отказаться от подобной затеи.

Служебная записка

Служебная записка на фотографирование сотрудников представляет собой внутренний документ, предназначенный для разрешения сугубо внутренних вопросов одного конкретно взятого предприятия. В частности, в нашем случае будет решаться вопрос относительно вызова на предприятие фотографа, согласования бюджета для оплаты его гонорара.

• Выступить автором подобной служебки в теории может совершенно любой сотрудник, поскольку здесь не нужно обладать каким-то особенными правами и полномочиями. Самое важное в нашем случае – это наличие самой инициативы, которая в последствие и будет обращена в служебную записку.

Как правило, вопросами фотографирования сотрудников и ведения их личных дел занимается отдел кадров или же кадровая служба. Кадровик заполняет карточки работников, актуализирует информацию, вносит туда новые сведения при их поступлении. В частности, человек должен сообщать на работу о смене прописки, заключении или расторжении брака, рождении ребёнка.

Что касаемо адресата служебной записки, то здесь всё решается весьма просто. Дело в том, что на организацию фотосессии нужны деньги. Чем больше сотрудников трудится в компании, тем больше придется потратить. Фотографу мало того, что придется запечатлеть весь штат фирмы, так еще и обработать каждую полученную фотографию. Фотографы обычно выставляют ценник своей работы за один час, а заказчик уже рассуждает, устраивает ли его такая сумма.

В юридический лицах, как правило, только один человек имеет возможность распределять внутренние денежные потоки. Речь идёт, конечно же, о единоличном руководителе. Так, в обществе с ограниченной ответственностью руководящие полномочия сконцентрированы в руках директора, исполнительного директора или же генерального директора.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки на фотографирование сотрудников нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование компании, внутри которой происходит всё действие, а также ФИО и должность её руководителя в дательном падеже. О себе автор инициативы оставляет собственные ФИО и занимаемую в штатном расписании должность, но уже в родительном падеже. Следует понимать, что такого набора сведений о сторонах и их представителях окажется вполне достаточно, поскольку наша служебка носит исключительно внутренний характер.

Ниже по документу мы официально обращаемся к директору, выступаем с инициативой проведения фотосессии сотрудников на предприятии. Поподробнее разъясняем, зачем нам это нужно, сколько это займет времени и в какую сумму встанет. Возможно, начальнику понравится сама идея и цель, которые вы хотите достичь, тем не менее не устраивает запрашиваемая денежная сумма. В таком случае можно будет попытаться договориться с фотографом о сумме либо же поискать более бюджетного по расценкам конкурента.

Имеем в виду, что руководитель может как удовлетворить нашу инициативу, так и вовсе зарубить её на корню. Вне зависимости от этого, обращаться со служебной запиской в любой случае стоит. Решение вопроса удовлетворения будет зависеть от текущего финансового положения организации и прочих факторов.

В завершение работы с официальной бумагой нужно будет расписаться на всё вышеизложенное, указать дату формирования документа. Как только последний штрих окажется на документе, передаём его итоговый вариант начальнику, дожидаемся ответной реакции. В том случае, если ответ будет «да», вам подпишут служебку, разрешат взять из бухгалтерии деньги в подотчет, чтобы рассчитаться с фотографом.

Примерный образец