Упаковочный лист

Упаковочный лист – это официальная бумага, составляемая при отгрузке тех или иных объектов для транспортировки. В настоящем материале мы рассмотрим происходящие на практике ситуации, а также расскажем о порядке и правилах написания данного документа.

Упаковка

Упаковка ТМЦ – это довольно важный процесс. Для отдельных разновидностей объектов предусмотрены свои правила упаковки, определённые требования к ней. Предприятия выделяют в своём штатном расписании специальные места под сотрудников на должностях упаковщиков. В основном это имеет место на различного рода производствах, в том числе продуктов питания. Если по итогу окажется, что объект был упакован ненадлежащим образом, последует ответственность.

Применение

Упаковочный лист по своей юридической природе относится к набору транспортной документации наравне с накладной. Он помогает определить, какой именно груз перевозится в транспортном средстве, в каком количестве. Упаковщик должен проследить, чтобы был отгружен именно тот продукт, который запрашивался представителем второй стороны. Если предполагается вывоз ТМЦ за границу, упаковочный лист будет обязательным документом.

Перевозка может носить как внутренний, так и внешний характер. В первом случае речь идёт о логистике между филиалами одной организации.

Кто составляет

Бремя по составлению упаковочного листа ложится на сотрудника предприятия, занимающегося загрузкой транспортных средств перед отправкой. Это может быть экспедитор, менеджер по продажам (закупкам), логист. Как бы то ни было, человек должен обладать определёнными навыками взаимодействия с учётной документацией, ведь она представляет ценность для обеих сторон.

Форма документа

Действующее законодательство не предлагает никаких стандартных шаблонов упаковочных листов, не заставляет использовать общеобязательные унифицированные бланки. Разработкой бланка занимается каждая организация самостоятельно. Иметь одну универсальную форму гораздо удобнее, чем каждый раз писать официальную бумагу заново. Это значительно уменьшит время на оформление документации, сделает документооборот фирмы более единообразным.

Доверить разработку проекта рекомендуется представителям бухгалтерии, так как именно они работают с учётной документацией.

Экспедитор или иной сотрудник будет взаимодействовать уже с готовым бланком, в который ему останется лишь вписать необходимые сведения. Сделать это можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Этот фактор ни коим образом не отразится на юридической силе упаковочного листа, его значимости для контрагентов. На практике данные по грузу просто переписываются из накладной.

Приёмка

Более подробно разберёмся в процедуре приёмки. Представители принимающей стороны помимо полученного груза также изучают полученную транспортную документацию. Обычно это накладная и упаковочный лист. В отдельных случаях прибегают к составлению акта приёма-передачи товара, чтобы доказать, что объекты действительно были доставлены в обусловленные сроки, в необходимом количестве и качестве. Акт поможет распределить ответственность между сторонами.

Дело в том, что в перевозке грузов зачастую принимает участие не две, а три или четыре стороны. Помимо получателя и отправителя тут могут фигурировать транспортная и страховая компании. Если поставщик отгрузил товар надлежащим образом упакованный товар, а покупатель получил объекты ненадлежащего качества, ответственность будет возлагаться на представителей фирмы-перевозчика. Скорее всего бой произошел по их вине.

Объясняем, как составить и заполнить упаковочный лист

Работа с упаковочным листом не должна вызвать сложностей у сотрудников, часто взаимодействовавших с транспортной документацией. Перечень положений в содержательной части практически полностью идентичен тому, что прописывается в накладной.

Начиная составление бланка, следует прописать наименование официальной бумаги в верхней части листа бумаги. Здесь же мы укажем наименование компании со ссылкой на её организационно-правовую форму и структурное подразделение, из которого происходит оправка груза. Следующим шагом отмечаем место следования, ссылаемся на оформленную товарно-транспортную накладную.

Ниже по документу берёт своё начало содержательный блок, в котором фиксируются сведения о грузе. Обозначаем вид упаковки, решаем вопрос с установкой пломб (имеются или нет), количество занятых мест в транспортном средстве, вид транспорта (модель автомобиля).

Далее в виде таблицы утверждаем полный перечень загруженных объектов. Должны быть указаны следующие моменты:

• наименование объекта;
• количество;
• артикул (если имеется);
• масса (брутто, нетто);
• примечания, если имеются.

Примерный образец

На этом работа с документом подходит к завершению. Официальная бумага должна быть заверена двумя автографами с расшифровкой (фамилия и инициалы), принадлежащими сотрудникам предприятия-отправителя. Это лица, которые непосредственно занимались упаковкой ТМЦ. Упаковочный лист составляется в двух экземплярах, обладающих равной юридической силой. Один передаётся контрагенту для ознакомления вместе с поставленным грузом, а второй остаётся на руках у отправителя для отчётности. Не забываем отметить дату и место составления документа. Заверять учётную документацию оттиском фирменной печати организации необязательно, но никто не запрещает.