Маршрутный лист – это документ, подтверждающий, что эксплуатирующий ТС предприятия водитель действительно совершал в течение рабочего дня поездки, их продолжительность, а также количество денежных средств, затраченных на ГСМ. В материале мы подробно рассмотрим, что представляет собой официальная бумага, как правильно разработать универсальный шаблон для постоянного использования.
Файлы для скачивания:
Применение на практике
Маршрутные листы повсеместно используются предприятиями, так или иначе эксплуатирующими транспортные средства. Документ ежедневно заполняется водителями, а в конце рабочего дня он должен оказаться в офисе компании, в бухгалтерии. На основании данной официальной бумаги будут исчисляться налоговые отчисления, затраты на ГСМ, их списание. Пренебрежительное отношение к учётной документации, к которой относится и маршрутный лист, может привести к проблемам с налоговым органом, краже топлива сотрудниками компании. К сожалению, это не редкость.
Порядок и правила составления акта на списание ГСМ мы разобрали в другом нашем материале.
ГСМ
ГСМ, закупаемые предприятием, необходимо регулярно списывать. Списание, в том числе, происходит на основании предоставленных водителем маршрутных листов. В целях избегания воровства в компании мы бы рекомендовали вести учёт всего выдаваемого подчинённым топлива. Так, в частности, можно произвести процедуру замера протяженности маршрута, которая покажет, какой именно объём топлива затрачивается на его прохождение с учётом средней скорости движения и остановок.
Подотчётные средства
Существует несколько способов заправки автопарка фирмы. Разберём каждый из них.
Первый – это заправка непосредственно со склада организации. То есть компания заблаговременно закупает у поставщика ГСМ в больших объёмах с целью экономии денежных средств, рационального использования ресурсов.
Второй – топливная карта на заправочной станции. Обычно между предприятием и АЗС заключается соглашение, позволяющее на правах оптовых закупок получить определённую скидку на топливо. Водителям выдаются топливные карты под подпись, на которых числится определённое количество литров или рублей.
Третий – самостоятельная заправка водителями их транспортных средств. Деньги могут выдаваться в подотчёт из бухгалтерии заранее на возвратной основе, но также подчинённый может заплатить и из своего кармана с последующим возмещением. В любом случае в бухгалтерию придётся предъявлять подтверждающие оплату документы, которыми выступят кассовые чеки с АЗС.
Форма документа
Несмотря на то, что маршрутные листы имеют широчайшее распространение на практике, используются многими организациями, органы государственной власти не разработали единого образца, не заставляют пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Дело в том, что грамотное ведение учётной документации входит в первую очередь в сферу интересов самой компании. Так, маршрутный лист должен объективно отражать время в пути, километраж, затраченное топливо.
Разработкой формы на практике занимается бухгалтерия организации. Шаблон должен быть универсальным, удобным в использовании. Работников заблаговременно оповещают об изменении формы, знакомят с ней, разъясняют правила заполнения. Дополнительный инструктаж никогда не бывает лишним.
Как заполнить
В теории маршрутный лист, как и любой другой бланк, можно заполнить в рукописном виде при помощи синей или чёрной шариковой ручки или же в машинописном виде с помощью компьютерных средств. В силу того, что процесс происходит зачастую в эксплуатируемом ТС, выбор практически всегда делается именно в пользу рукописного способа. Таким образом для водителя не будут создаваться лишние затруднения.
За основу для маршрутного листа берётся лист бумаги формата А5. В теории можно использовать и формат А4, однако в этом нет никакой необходимости. В наше время бумага стоит довольно дорого, следует использовать её практично, экономно.
Рассказываем, как правильно составить маршрутный лист
В составлении бланка маршрутного листа нет ничего сложного, процедура не должна вызвать затруднений у опытных работников бухгалтерии. Начать следует с обозначения наименования документа, прописываем его в шапке. Оставляем пространство, чтобы работник смог вписать здесь порядковый номер официальной бумаги. В шапке также имеет смысл прописать реквизиты организации: полное наименование, ИНН, ОГРН и так далее. Это необязательно, но лишним однозначно не будет. Так документ будет иметь более деловой внешний вид.
Чуть ниже сотрудник должен будет обозначить дату и место заполнения листа. Если организация действует исключительно в территориальных рамках одного населённого пункта, его можно прописать заранее, оставив пустую строку лишь для числа, месяца и года.
Следующим шагом предстоит исполнить содержательную часть документа, которая начинается с указания ФИО и должности подчинённого, наименования и модели его ТС, основания для выезда из гаража. Следует напомнить, что все поездки по личным целям, если они не запрещены вовсе, будут осуществляться за счёт водителя.
Ниже по документу составляем таблицу. Она должна быть максимально понятной и информативной, чтобы у сотрудников не возникало сложностей с её заполнением. Отдельные столбцы будут зависеть от способа заправки эксплуатируемых ТС.
Примерный образец
Маршрутный лист полностью составлен, готов к утверждению приказом руководителя компании, использованию на практике в качестве учётного документа. Каждый документ заверяется автографом водителя, выполнившего поездку, и бухгалтера, принявшего лист на руки. Оба эти сотрудника будут нести ответственность за оставленные в нём сведения. Если в дальнейшем выяснится, что такой поездки не осуществлялось вовсе, ответственности избежать не выйдет.
Рекомендуем вам взять за основу предложенный нами бланк маршрутного листа, использовать его на своём предприятии.
