Служебная записка о закреплении телефонов за сотрудниками

Служебная записка о закреплении телефонов за сотрудниками – это документ, с которой начальник отдела может обратиться в адрес директора организации, выступив с инициативой выдачи своим подчинённым сотовых телефонов, закреплении устройств за ними. Сегодня мы разберемся, каким сотрудникам в работе требуются мобильные телефоны, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Телефоны на работе

Если сотруднику в работе требуется телефон, организация обязана его предоставить. Об этом нам говорит Трудовой кодекс Российской Федерации. Так, работодатель должен предоставить всё необходимое, чтобы сотрудники могли выполнять свою трудовую деятельность, в том числе и сотовый телефон.

С сотовыми телефонами обычно работают менеджеры различного толка. В их трудовые обязанности входит необходимость постоянно быть на связи, ведь в любой момент на связь может выйти контрагент, потенциальный клиент. Более того, очень часто заработная плата такого менеджера зависит от объемов его продаж, а значит, без смартфона обойтись никак не выйдет.

Некоторые организации предоставляют своим работникам одни лишь корпоративные сим-карты, подозревая, что работник сможет пользоваться и личным смартфоном. С точки зрения действующего трудового законодательства это можно расценить как нарушение. Более того, это может создать серьезную проблему для самого сотрудника, если его смартфон поддерживает всего одну сим-карту. Получается, что личный смартфон моментально превращается в рабочий, пользоваться им в личных целях в рабочее время будет уже просто невозможно.

Как бы то ни было, если работодатель обязывает вас приобрести рабочий телефон самостоятельно и за свои деньги, вы имеете полное право подать жалобу в Государственную инспекцию труда.

Закрепление телефонов

Телефон представляет собой материальную ценность. Чем более современный смартфон, тем больше он стоит. Сейчас смартфон из бюджетного сегмента стоит в район десяти тысяч рублей. Именно по этой причине устройство может быть выдано сотруднику только под его ответственность. Если с телефоном что-то случится, работнику придется компенсировать стоимость ремонта или покупать новое устройство из своего кармана. Без служебной записки о закреплении и соответствующего приказа директора возложить ответственность на подчинённого не получится.

У каждого устройства есть уникальный инвентарный номер. В случае утраты одного из смартфонов можно будет понять, какой именно был потерян, за кем из работников он был закреплен.

Форма документа

Служебная записка о закреплении телефонов за сотрудниками является структурным элементом внутреннего документооборота организации. С 2014 года отечественный законодатель перестал предпринимать попытки урегулировать эту сферу деятельности частных компаний и муниципальных учреждений. Так, каждое предприятие имеет возможность самостоятельно определить, как именно будут выглядеть его служебки. Для этого разрабатывается фирменный бланк предприятия, закрепляется на локальном уровне.

Если в вашей фирме есть такие бланки, взять один из таких можно в отделе кадров организации. Кадровик не просто распечатает фирменный шаблон, но также подскажет, как правильно заполнить его, не допустив ошибок.

В том случае, если фирменных бланков у вашей фирмы не оказалось, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебку самостоятельно, своими силами. Освежаем в памяти общие правила делового документооборота, изучаем стандартную для таких деловых документов структуру. В частности, мы должны обособить шапку, основной содержательный блок и реквизиты.

Написать текст служебки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебку

Первый структурный элемент нашей служебки – это её шапка. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим, кому и от кого подается документ. Прописываем ФИО директора организации, её полное наименование. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность согласно штатному расписанию. По той причине, что обращение носит строго внутренний характер, прописывать более подробные идентификаторы нет нужды.

Далее на очереди у нас основной содержательный блок служебной записки. Здесь мы обращаемся к директору, просим его закрепить сотовые телефоны за отдельными сотрудниками организации. Для каждого отдельно взятого работника потребуется указать его должность, ФИО, а также модель смартфона, его инвентарный номер.

Когда директор издаст соответствующий приказ, сотрудников ознакомят с его содержанием, выдадут им на руки те самые смартфоны. Если человек переведется на другую должность либо вовсе уволится из компании, устройство придется возвратить. Более того, при возврате будет проведен внешний осмотр. В случае выявления дефектов придется объясниться или даже компенсировать ремонт. Естественный износ девайса в ходе эксплуатации не в счет.

Примерный образец