Служебная записка о возмещении средств за представительские расходы

Служебная записка о возмещении средств за представительские расходы – это самостоятельный документ из разряда внутренних, с которым сотрудник, вынужденный потратить свои личные деньги на представление компании, сможет обратиться в адрес директора и потребовать справедливого возмещения. В рамках настоящего материала мы разберемся, что представляют собой представительские расходы, как работнику их подтвердить, причем здесь служебная записка.

Представительские расходы

Предполагается, что представительские расходы – это денежные средства, которые идут на представление интересов организации на рынке. Если конкретизировать определение, то представительские тратятся на выстраивание взаимоотношений с деловыми партнерами, уже имеющимися или потенциальными. Сюда можно отнести организацию различных бизнес-встреч, проведение совместных мероприятий неформального характера и так далее и тому подобное. Сейчас, когда компания гонятся за развитием своей корпоративной политики и во главу угла ставится продуктивность, а не соблюдение формальных рамок, бизнес-встречи могут проводиться в самых неожиданных местах.

Например, менеджер по продажам был приглашен на бизнес-встречу с представителем партнерской компании в ресторан, где он за беседой выпил чашку кофе или даже пообедал. Предполагается, что эти расходы следует отнести к представительским и возложить на организацию-работодателя. В трудовые обязанности менеджера входит выстраивание деловых взаимоотношений с контрагентами, а подобного рода встречи в заведениях общепита являются неотъемлемой частью такой работы.

Обычно, если сотрудник так или иначе связан с представлением интересов, ему выделяют денежные средства на представительские расходы заблаговременно, однако не всегда. Даже если деньги были выделены заранее, их может банально оказаться недостаточно, в связи с чем работнику придется тратить свои личные средства.

Возмещение средств

Итак, если сотрудник был вынужден затратить личные денежные средства на удовлетворение нужд организации, он имеет полное право рассчитывать на их компенсацию. В таком случае потребуется составить на имя директора соответствующую служебную записку и попросить соответствующую сумму.

Всякий раз, когда на работе речь заходит о различного рода компенсациях, поднимается вопрос относительно подтверждения расходов. Наша история с представительскими расходами не станет исключением. Так, работник должен будет предоставить чеки за каждый рубль, который он требует выплатить в свой адрес, а также доказать, что траты произошли именно в рамках бизнес-встречи, то есть их можно отнести к представительским расходам. Если второй пункт является, по большей части, формальностью, не требует физических доказательств, то вот рассчитывать на компенсацию без чека, конечно, можно, однако не в каждом случае.

Если директор согласует служебную записку о возмещении средств за представительские расходы и в её шапке появится заветная виза «согласовано», такой документ можно будет смело нести в бухгалтерию и отдавать на исполнение. В обмен на такую служебку бухгалтер выдаст вам наличку или же перечислит деньги на зарплатную карту в ближайшее время.

Форма документа

Служебная записка о возмещении средств за представительские расходы, как мы уже отмечали ранее, является строго внутренним документом, необходимым для разрешения внутренних вопросов. В нашем случае речь пойдёт о вопросе финансового характера.

Отечественный законодатель, начиная с 2014 года, вовсе утратил интерес к вопросу внутреннего документооборота частных организаций и муниципальных ведомств. Таким образом получается, что любой документ, используемый во внутреннем документообороте, может быть составлен работниками самостоятельно. Единственное, чем придется руководствоваться, так это общими правилами делового документооборота.

По структуре служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Исполнить текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению на практике.

Инструкция по составлению служебной записки

Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. Так, в правом верхнем углу листа бумаги мы должны будем в дательном падеже прописать ФИО нашего руководителя, а также его должность и полное наименование организации и её организационно-правовую форму. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО и должность автора служебной записки, но уже в родительном падеже.

Ниже по документу сотрудник официально обращается к руководителю, просит его компенсировать затраченные из собственного кармана денежные средства, которые пошли на представительские расходы. Поподробнее разъясняем, о какой конкретно сумме идет речь, на что именно пошли денежные средства. Не забываем приложить к служебной записке все кассовые чеки, подтверждающие покупки.

Примерный образец