Служебная записка о совмещении должностей

Служебная записка о совмещении должностей – это официальная бумага, с которой любой сотрудник организации может обратиться к директору, выразить запрос об оформлении процедуры совмещения через кадровую службу. Сегодня мы постараемся разобраться, что представляет собой совмещение, зачем нужна служебка, как правильно её оформить.

Совмещение на работе

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает возможность работы в различных форматах. Стандартный трудовой договор подразумевает выполнение обязанностей в течение месяца, получение денежных средств как минимум два раза в месяц. Здесь всё просто, прозаично, всем знакомо. Также законодатель позволяет трудиться в режиме совмещения, совместительства. Разберемся, чем отличаются эти термины.

Совмещение – это когда один человек одновременно выполняет работу по двум должностям и более. На практике процедура оформляется временно, в период отсутствия кого-то из коллег на предприятии. Например, офис-менеджер, занимающийся приёмом граждан и регистрацией корреспонденции, заболел, а без него предприятия работать попросту не сможет. Одному из сотрудников поступает предложение о совмещении. В теории это может быть человек на любой должности. Ему придётся пересесть на ресепшен и выполнять свою основную работу параллельно дополнительной нагрузке.

Совместительство предполагает выполнение обязанностей по другой должности в свободное от основной работы время. Совместительство бывает внешним и внутренним, однако на практике чаще всего можно встретить именно первый вариант.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой официальную бумагу из внутреннего документооборота организации. Служебка о совмещении будет содержать в себе предложение, адресованное директору, об оформлении совмещения. Обратиться с подобным документом может совершенно любой работник, однако чаще всего с инициативой выступает начальник одного из отделов, представитель которого временно покинул предприятие по своим причинам (отпуск, больничный).

Вообще, в организациях не принято «ходить по головам» и перешагивать через руководящие звенья, однако в теории заявить служебку может совершенно любой сотрудник. Так, если человек видит, что его коллега отсутствует на работе, считает, что может выполнять его должностные обязанностями вне отрыва от своих, он может обратиться к директору с соответствующим предложением.

Служебная записка может быть использована в качестве ответа работника на поступившее от работодателя предложение о совмещении. Трудовой кодекс РФ запрещает возлагать на сотрудников дополнительную нагрузку без получения предварительного согласия. Оформление процедуры в принудительном порядке нарушит права работника, позволит ему обратиться за защитой в государственную инспекцию труда или суд общей юрисдикции.

Форма документа

Форма служебной записки не утверждается на законодательном уровне, однако может быть утверждена внутри каждого отдельно взятого предприятия. Организация оставляет за собой возможность самостоятельно разработать и внедрить в документооборот собственные шаблоны для формирования той или иной документации, служебки не являются исключением. Подобное решение сделает документооборот фирмы более целостным и единообразном, облегчит задачу сотрудникам. Как ни крути, а представители некоторых профессий никогда в своей профессиональной деятельности не сталкивались с деловым документооборотом.

Написать служебку можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению на практике.

Рассказываем, как правильно составить служебку

Служебная записка о совмещении должностей по своей структуре формируется из нескольких составных блоков: шапки, основной части с мотивировкой запроса и выдвижения просьбы об оформлении совмещения, даты формирования официальной бумаги и автографа работника-заявителя. Постараемся разобраться, как правильно оформить каждый из них.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь заявитель служебки должен прописать, кому и от кого она подаётся. Для этого укажем ФИО нашего руководителя, его должность в компании, а также полное наименование организации со ссылкой на организационно-правовую форму. Далее по тексту обозначим ФИО работника-заявителя, занимаемую им должность. Информация о получателе указывается в дательном падеже, а о заявителе – в родительном.

Ниже по документу мы с уважением обращаемся к директору, начинаем излагать нашу просьбу. Ссылаемся на то, что в отделе имеется одно вакантное место по той или иной причине: работник в отпуске, на больничном или место попросту никем не занято. Выражаем своё желание его занять на временной основе, мотивируя это тем, что вы справитесь с задачей. Вопрос относительно доплаты за совмещение будет решаться в индивидуальном порядке при оформлении дополнительного соглашения к трудовому договору. Это та ситуация, где стороны могут поторговаться.

В завершение работы со служебкой составитель должен заверить её своим автографом с расшифровкой (фамилия и инициалы), а также проставить дату формирования документа. Служебку в таком виде можно назвать завершенной, готовой к передаче на рассмотрение директору. О результатах вас уведомят в устной форме.

Примерный образец