Служебная записка о проверке надежности контрагента

Служебная записка о проверке надежности контрагента – это официальная бумага, с которой в адрес одного из коллег по профильному направлению деятельности может обратиться фактически любой сотрудник компании, выразить инициативу о необходимости проведения проверки благонадежности той или иной организации. Сегодня мы расскажем, что понимается под надежностью контрагента, кто и каким образом её проверяет, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Надежность контрагента

Под надежностью контрагента в деловой среде принято понимать всевозможные риски, связанные с взаимодействием с данной организацией. Занимаются проведением подобных проверок юристы или же менеджеры по работе с юридическими лицами. Так, сотрудникам придется обратить внимание на следующие моменты:

• дата регистрации юридического лица или же постановки на учет гражданина в качестве индивидуального предпринимателя;
• размер уставного капитала для общества с ограниченной ответственностью;
• история судебных тяжб, их результаты.

Исходя из этих и многих других данных, которые при желании можно раздобыть в открытых источниках информации, делается заключение относительно надежности контрагента как делового партнера. Например, если юридическое лицо основано в этом году, его уставной капитал составляет всего десять тысяч рублей и никакой информации о работе данной организации в интернете найти не удалось, значит, перед вами, вероятнее всего, фирма-однодневка. Такие юридические лица учреждаются с расчетом на их закрытие в будущем, объявление о банкротстве и получение дивидендов с сорванных сделок. Ни один юрист или менеджер не посоветует работать с организациями подобного толка.

Служебная записка

Служебная записка о проверке надежности контрагента должна составляться сотрудником, отвечающим за взаимодействие с деловыми партнерами, в том числе и поиск новых. Например, это может быть менеджер по реализации корпоративных продуктов. Когда такой работник находит потенциального партнера, он обращается к коллегам-юристам за помощью по части проведения проверки надежности. Проведение такой процедуры может быть предусмотрено инструкциями самой организации или же являться личной инициативой сотрудника.

В большинстве подобных фирм заработная плата менеджеров и другого персонала зависит от успешности их работы, а успешность в свою очередь я измеряется деньгами, поступлениями денежных средств на счет предприятия. Таким образом получается, что рядовые сотрудники заинтересованы в процветании фирмы не меньше, чем её руководители.

Адресатом такой служебки должен выступить человек, разбирающийся в нормах законодательства, предпринимательском и налоговом праве, имеющий определенный опыт наблюдения за юридическими лицами на рынке. В идеале, обращение подается на юриста, занимающегося арбитражными спорами. Кому как не ему лучше других распознавать благонадежность фирмы по первичным признакам.

Следует понимать, что ответ, вами полученный, будет носить, скорее, рекомендательный характер, нежели принудительный. Это означает, что итоговое решение по части заключения сделки или же отказа её неё будет принимать сам автор служебной записки, но уже руководствуясь мнением коллег-специалистов. В случае, если сделка, заключенная наперекор рекомендациям, окажется убыточной, коллега-юрист не станет нести с менеджером солидарную ответственность.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки о проверке надежности контрагента нам следует начать с заполнения её шапки. Так, мы должны будем в правом верхнем углу листа бумаги прописать полное наименование фирмы, в которой трудимся, ФИО и должность коллеги, которому хотим доверить проверку надежности контрагента. Сведения об адресате служебки мы укажем в дательном падеже. О себе автор записки должен оставить ФИО и наименование занимаемой в штатном расписании должности, в родительном падеже. Такого набора информации окажется вполне достаточно, чтобы назвать шапку сформированной максимально ёмко.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Здесь мы должны официально обратиться к нашему коллеге по работе, попросить его провести проверку надежности того или иного контрагента. Не забываем указать наименование предприятия, реквизиты юридического лица. Самым лучшим способом будет оставить ИНН. Этот идентификатор актуален как для юридических лиц, так и для индивидуальных предпринимателей. Более того, номер налогоплательщика является уникальным значением, не повторяется, а значит, в реестре без труда можно будет отыскать нужную организацию. Также не лишним будет распечатать выписку из ЕГЮЛ и приобщить её к служебной записке в качестве приложения. Все прилагаемые официальные бумаги должны быть прикреплены на скрепку или скобу степлера надлежащим образом.

Отметим, что взять выписку из ЕГРЮЛ может любой желающий, посетив соответствующий портал налоговой службы. Информация о лицах, действующих на территории нашей страны, является открытой, не ограничивается Федеральным законом «О персональных данных» или иными нормативными актами».

Следующим шагом мы должны будем расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебная записка будет уже полностью составлена, останется только передать её коллеге на рассмотрение, дождаться плодов его работы. Как только отчет по благонадежности будет готов, вам дадут об этом знать.

Примерный образец