Служебная записка о поощрении работника

Служебная записка о поощрении работника – это документ, с которым непосредственный руководитель сотрудника обращается в адрес директора компании с просьбой поощрить своего подчинённого за честным и добросовестный труд. Сегодня мы разберемся, в каких случаях может появиться инициатива поощрения, как правильно составить служебную записку, может ли директор отказать.

Поощрение за труд

Трудовой кодекс Российской Федерации регламентирует основы правоотношений формата «работник – работодатель». Помимо общих положений, касающихся рабочего времени, заработной платы и отпусков, нормативный правовой акт оставляет за организацией право наказывать и поощрять своих работников. Интересно, что для наказания законодатель предусмотрел всего три санкции, а для поощрения подобного исчерпывающего перечня нет. В частности, работодатель может награждать своих сотрудников деньгами, то есть премией, почётными знаками, медалями, сертификатами, ценными подарками и так далее. По большей части компании пользуются именно этими методами поощрения, однако простор для творчества в данном вопросе имеется.

Премии на работе можно смело делить на две категории: плановые и внеплановые. В настоящее время практически все организации используют мотивационную систему, подталкивающую работников лучше трудиться. Это максимально прозрачный и честных механизм формирования заработной платы, придерживающийся принципа «кто больше работает, тот больше получает».

Подобные премиальные вознаграждения выплачиваются каждый расчетный период. Также к плановой премии относят квартальную или годовую. Во многих фирмах нормативно закреплена так называемая «тринадцатая зарплата». Здесь никаких служебных записок не потребуется.

Служебная записка

Внеплановые премии выплачиваются работникам за личные профессиональные достижения. Непосредственный руководитель работников, демонстрирующего высокие показатели, может обратиться к директору с просьбой наградить своего подчинённого. В служебной записке можно выбрать меру поощрения, однако совершенно не факт, что директор утвердит ваш запрос. В теории можно и вовсе получить отказ либо предложение по поводу другого вида награды. Например, ценный подарок, стоимостью до четырёх тысяч рублей, не облагается налогом, а значит, дарить его несколько выгоднее.

Кстати, эта сумма устанавливается не для одного конкретного подарка, а на все подарки в течение года. Так что, если работник ранее уже получил от работодателя тот или ной ценный предмет, следует проявить бдительность и проконтролировать момент с налогообложением.

Также отметим, что поощрение работников – дело сугубо добровольное. Если организация не располагает средствами для награждения своих работников или попросту не желает этого делать в силу своих причин, никакого нарушения законодательства здесь не усматривается. Директор может спокойно отказать в удовлетворении служебной записки, не разъяснив причины или ограничившись стандартным отсутствием лишних денежных средств.

Форма документа

Форма служебной записки о поощрения работника не утверждается на законодательном уровне, а значит, является свободной. Руководитель вправе составить её в свободной форме, руководствуясь лишь своими знаниями по части делового документооборота, накопленным за годы работы опытом по работе с деловыми бумагами. Следует понимать, что служебная записка в конечном итоге должна оказаться на столе у директора, а значит, необходимо придать ей соответствующий внешний вид. Будет лучше воспользоваться фирменным бланком компании с размещением логотипа и общих сведений об организации, если таковые вообще имеются. Если же нет, то ничего страшного, ведь всегда есть возможность оформить документ своими силами, воспользовавшись чистым листком бумаги формата А4.

Что касаемо написания текста, то здесь также нет никаких строгих правил. Можно оформить всё в рукописном виде, использовав синюю или чёрную шариковую ручку, либо в печатном варианте при помощи компьютерных средств.

Рассказываем, как правильно сформировать записку

Записка как деловой документ состоит из трёх структурных элементов: шапки, основного блока с выдвижением просьбы и мотивацией своего запроса, даты и подписи непосредственного начальника потенциального награждаемого. Разберемся, как правильно сформировать каждый из них.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь нам потребуется прописать ФИО директора компании, её полное наименование и организационно-правовую форму. Далее по тексту укажем ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность согласно штатному расписанию.

Следующим шагом мы обращаемся к директору, утверждаем, что наш подчинённый усердно трудится, чем приносит пользу всему предприятию, заметно выделяется среди коллег по цеху. По такому поводу вы желаете поощрить его каким-либо способом. Предлагаем собственный вариант поощрения, однако не факт, что его согласуют.

В завершение работы с документом ставим дату его оформления, заверяем всё изложенное на бумаге автографом исполнителя и передаём директору на рассмотрение. Никаких сроков на рассмотрение служебной записки Трудовой кодекс не устанавливает. Здесь всё будет зависеть от особенностей документооборота в вашей компании, загруженности директора и прочих факторов. Как бы то ни было, оставить без внимания ваше обращение не должны.

Примерный образец