Служебная записка о переносе командировки

Служебная записка о переносе командировки – это документ, с которым представитель руководящего звена организации может обратиться к её директору, сообщить о смещении дат уже запланированной служебной поездки. Сегодня мы разберемся, что представляет собой командировка, каким образом она оформляется, зачем нужна служебка о переносе.

Служебная командировка

Служебная командировка в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации представляет собой поездку в целях выполнениях своих должностных обязанностей в отрыве от привычного рабочего места. Многие ошибочно полагают, что командировка в обязательном порядке должна быть связана с выездом за пределы населенного пункта или даже области, однако это не так. Многие работодатели целенаправленно доносят до своих сотрудников некорректную информацию в целях экономии денег. Так, если работника всё-таки направляется именно в командировку, ему необходимо выдавать суточные, то есть денежные средства на питание.

Под служебной поездкой понимается выполнение трудовых обязанностей не на рабочем месте, указанном в трудовом договоре или должностной инструкции. Так что, если сотрудник был направлен на весь день в другую организацию в рамках договора аутстаффинга или по любому другому поводу, придётся оформлять командировку посредством составления и подписания ряда документов. Один из них – служебная записка.

Смещение сроков

Всегда следует учитывать факторы случая и риска при планировании любых целей и задач. Служебная поездка на является исключением. На практике могут приключиться различные обстоятельства, которые могут привести к переносу уже запланированной командировки. Например, сотрудник может заболеть, а контрагент – ненадлежащим образом исполнить свою часть сделки. В конечном итоге получится ситуация, когда на кадровика и бухгалтера свалится дополнительная работа в виде переоформления служебной поездки.

Сложность процедуры переноса будет зависеть от срока, который остался до направления в служебную поездку. Так, если организация уже позаботилась о приобретении билетов на транспорт, забронировала гостиницу и провела через бухгалтерию денежные средства на суточные расходы, кадровику и бухгалтеру придётся выполнять лишнюю работу.

Следует понимать, что отменить бронь гостиницы и вернуть авиабилеты получится не всегда, ведь условия договоров с авиаперевозчиком и отелем могут не предусматривать подобной возможности.

Служебная записка

Служебная записка – это удобное средство для взаимодействия между сотрудниками одной организации. Подобный способ ведения дел обычно используется на крупных предприятиях, ведь представители сегмента малого и среднего бизнеса могут решать большинство вопросов в устном формате. В крупных фирмах, где подавляющее большинство полномочий сосредоточено в руках директора, приходится использовать служебки. Случай с оформлением и переносом служебной поездки не является исключением.

Служебную записку может подготовить как непосредственный начальник работника, направляемого в служебную поездку, так и сам командируемый. Следует понимать, что просьбу от сотрудника могут и не удовлетворить, ведь Трудовой кодекс РФ не оставляет подчинённому права выбора. Если организация в лице её директора говорит, что нужно поехать в командировку, сотруднику не остаётся ничего, кроме как согласиться. Единственное, что может сделать командируемый, - попросить руководство войти в положение, перенести сроки по тем или иным причинам. Причины могут быть как объективными, когда предприятие будет не в силах отказать, так и субъективными, где всё отдаётся на откуп директору.

Инструкция по составлению служебки

Служебная записка как деловой документ должна формироваться по общим правилам документооборота. Один из критериев – соблюдение структуры официальной бумаги. Так, наша служебка будет состоять из шапки, основного содержательного блока с разъяснением сути обращения, а также даты составления и подписи ответственного сотрудника. Разберемся, как не допустить критических ошибок.

Первый делом обратим внимание на шапку. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей компании, в дательном падеже укажем ФИО директора. Следующим шагом, но уже в родительном падеже, обозначим ФИО исполнителя служебки, занимаемую им должность на предприятии. Этих сведений о заявителе и адресате будет вполне достаточно, ведь официальная бумага носит строго внутренний характер.

Ниже по документу обращаемся к адресату служебки, доводим до сведения, что сотрудниками организации спланирована служебная поездка одного из коллег. Указываем, кто из сотрудников должен отправиться в командировку, куда, в каких целях. Затем мы утверждаем, что запланированную служебную поездку необходимо перенести по тем или иным причинам. Сами причины лучше разъяснить, ведь таким образом мы проявим хороший тон общения с руководством, сделаем наше обращение более прозрачным и открытым. Вопрос о том, предлагать новые даты или же нет, решается в каждом конкретном случае в индивидуальном порядке. Если по состоянию на сегодняшний день уже известные другие даты, пропишем их.

В завершение работы с документом подпишем всё вышеизложенное, проставим дату оформления официальной бумаги. Теперь, когда служебка полностью оформлена и готова к передаче на рассмотрение, можно вручать её директору или одному из его помощников.

Примерный образец