Служебная записка о направлении в командировку – это официальная бумага, с которой начальник одного из отделов в организации может обратиться к её руководителю с просьбой направить своего подчинённого в служебную поездку. Сегодня мы разберемся, зачем нужна подобная служебка, как правильно её составить, в каких случаях она подаётся.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Служебная поездка
Служебная командировка в соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации – это поездка по распоряжению работодателя в целях выполнения должностных обязанностей вне основного места работы. Существует распространённое заблуждение, согласно которому командировкой считаются исключительно поездки в другие регионы. Сообщаем, что это не так. Служебная поездка может осуществляться и в рамках одного региона или даже населенного пункта. Если работа человека в принципе предполагает выездную работу, каждый отдельный выезд не будет считаться командировкой.
Как мы уже отметили ранее, командировка является поездкой по распоряжению работодателя, а значит, сотрудник не имеет права отказаться. Если директор компании издал соответствующий приказ, ехать придётся в любом случае.
Для работника, направляемого в командировку, законодатель предусмотрел ряд гарантий. Во-первых, организация обязана оплатить дорогу до места назначения, а также проживание там, если поездка запланирована не на один рабочий день. Во-вторых, работодатель должен предоставить суточные расходы на питание.
Служебная записка
Со служебной запиской о направлении в командировку обращается начальник отдела в адрес директора компании. Ему придётся замотивировать свой запрос производственной необходимостью, привести факты, сослаться на документы. В теории командировку могут и не согласовать, если администрации фирмы посчитает её необоснованной, экономически невыгодной. Подобное может произойти, если поездка предполагается в отдалённые регионы. Чем дольше маршрут следования, тем больше придётся затратить на дорогу.
Если директор всё-таки завизирует вашу служебку, её необходимо будет передать в отдел кадров и в бухгалтерию. Кадровик должен оформить приказ о направлении в командировку, а бухгалтер – провести операцию через бухгалтерию. Командировочные расходы должны быть правильно разнесены в бухгалтерии, ведь с них платится налог.
Форма документа
Форма служебной записки о направлении в командировку не закреплена на законодательном уровне, а значит, исполнитель вправе составить её в произвольном виде, руководствуясь общими правилами делового документооборота. Соблюдаем нейтральный стиль языка, правила пунктуации и орфографии. Также любой деловой документ должен быть выполнен по определённой структуре: шапка, основной блок, реквизиты.
Иногда организации самостоятельно разрабатывают фирменные бланки документов для внутреннего пользования. На таких шаблонах размещается логотип фирмы и её реквизиты. Подобное решение сделает документооборот предприятия более целостным и единообразным. Уточнить о наличии бланков следует в отделе кадров.
Если вышло так, что в вашей компании фирменного бланка не предусмотрено, придётся брать ситуацию в свои руки и исполнять служебку своими силами. Для этого обзаведемся чистым листом бумаги формата А4. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта повсеместно применяются на практике. Мы бы порекомендовали отдать предпочтение именно печатному способу, так как печатный текст имеет более деловой внешний вид.
Рассказываем, как правильно составить служебку
Служебная записка как деловой документ будет состоять из следующих структурных элементов: шапки, основного содержательного блока с разъяснением сути обращения и деталей командировки, даты формирования служебки и подписи её составителя. Разберемся, как не допустить ошибок.
Первый элемент в нашем списке – шапка. Она размещается в правом верхнем углу чистого листа бумаги. В дательном падеже пропишем ФИО нашего директора, полное наименование компании с указанием её организационно-правовой формы. Затем в родительном падеже обозначим ФИО сотрудника, ответственного за составление данной служебки, занимаемую им должность в штатном расписании.
Ниже по документу мы уважительно обращаемся к руководителю, начинаем разъяснять суть запроса. Утверждаем, что в вашем отделе возникла производственная необходимость направления одного из сотрудников в служебную поездку. Обозначим, куда именно нужно поехать, зачем, на сколько и так далее. Согласовывать вопросы относительно стоимости поездки будут уже сотрудники бухгалтерии. Наша задача – получить добро на саму возможность направления в командировку. Не забываем указать, кто из наших подчинённых поедет в служебную командировку.
Следующим шагом мы ставим дату оформления служебки, заверяем её своим автографом с расшифровкой (фамилия и инициалы). В таком виде официальную бумагу уже можно передавать на рассмотрение директору организации, ждать ответной реакции. Если обращение увенчается успехом, запустится процедура подготовки командировочной документации.
Примерный образец
Все расходы, которые работник в ходе служебной поездки будет вынужден нести из своего кармана, придётся компенсировать организации. Сюда включаются траты на транспорт, проживание и питание.
