Служебная записка о направлении оборудования в ремонт

Служебная записка о направлении оборудования в ремонт – это документ, с которым фактически любой сотрудник предприятия может обратиться к заведующему по АХЧ или другому представителю организации с целью сообщить о необходимости проведения текущего ремонта того или иного оборудования. Сегодня мы разберемся, зачем нужна служебная записка, как правильно её оформить, кому вручить.

Оборудование предприятия

Различного рода оборудование используется во всех сферах деятельности, начиная от обычных офисных помещений с принтерами и заканчивая технически сложным производством с дорогостоящими приспособлениями. Таким образом можно сделать вывод, что к оборудованию можно отнести практически всё что угодно, за исключением простейшей оргтехники – она относится к канцелярии.

Всё оборудование предприятия стоит на балансе, бухгалтерском учёте, на него начисляется амортизация. Для того чтобы продать предмет или направить его в ремонт, потребуется провести немного бумажной работы. В частности, вся процедура начинается со служебной записки на имя ответственного за оборудование сотрудника. В компаниях, деятельность которых разворачивается в офисных помещениях, таким человеком будет системный администратор, а в производственных организациях – заведующий по АХЧ.

Когда ответственный сотрудник получает от своего коллеги письменный запрос на ремонт, он должен в ближайшее время забрать оборудование для осмотра. По факту процедуры составляется соответствующий акт, на основании которого и будет приниматься решение о дальнейшем ремонте устройства.

Направление в ремонт

Итак, когда оборудование оказалось в руках ответственного сотрудника, оно проходит первичный осмотр. Он может проводиться с использованием дополнительных устройств или без таковых, на основе опыта работника и его знаний по теме. Как бы то ни было, необходимо расставить точки над «i» по следующим вопросам:

• какой конкретно элемент оборудования вышел из строя;
• подлежит ли сломавшийся элемент ремонту;
• что стало причиной поломки;
• возможно ли осуществить ремонт своими силами;
• сколько денежных средств потребуется выделить на ремонт;
• кто будет заниматься ремонтом (конкретная подрядная организация или сотрудник своей же компании).

Служебная записка

Служебная записка по своей юридической природе является официальной бумагой из внутреннего документооборота предприятия, а значит, она адресуется одному конкретному сотруднику и никогда не выйдет за рамки организации. Что касаемо записки о направлении в ремонт, она может быть как горизонтальной, так и вертикальной.

В нашем случае расположение должностей работников по корпоративной иерархии не играет роли, ведь в учёт берётся лишь ответственность за оборудование и обязанность по проведению текущего ремонта.

Форма документа

Форма «служебки» не утверждается в Трудовом кодексе Российской Федерации или ином нормативном правовом акте, что позволяет формировать документ в произвольном виде. Иногда на предприятиях отдел кадров или представители других отделов разрабатывают собственные бланки, которые и будут браться за основу для составления записки. Это крайне удобный способ ведения внутреннего документооборота, ведь в таком случае он станет не только более единообразным и целостным, но и удобным для работников. Так, ответственному за ремонт сотруднику будет куда проще понять, что именно вышло из строя, при каких обстоятельствах, а значит, диагностировать проблему.

Если в вашей организации нет шаблона для «служебки» о направлении в ремонт, всегда можно исполнить документ в свободной форме на чистом листе бумаги формата А4. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Рассказываем, как правильно составить «служебку»

Служебная записка по структуре разделяется на несколько элементов: шапку, содержательный блок, дату и подпись составителя. Разберемся, как не допустить ошибок при их оформлении.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь сотрудник, заметивший поломку оборудования, прописывает ФИО и должность своего коллеги (ответственного за оборудование компании) в дательном падеже, а также аналогичный набор сведений о себе, но уже в родительном падеже.

Ниже по документу указываем, какое именно оборудование вышло из строя, в чем проявляется неполадка, при каких обстоятельствах это произошло и так далее. Чем больше вводных данных будет о получателя «служебки», тем скорее он сможет диагностировать проблему, исправить её и возвратить устройство на место. Как правило, в скорейшем достижении результата заинтересованы все стороны данных правоотношений.

В завершение работы с документом необходимо проставить дату составления «служебки», а также заверить все вышесказанное подписью исполнителя с расшифровкой (фамилия и инициалы). В теории направить записку можно и через корпоративную электронную почту, однако, если есть возможность вручить бумагу нарочно, лучше не пренебрегать этим.

Примерный образец