Служебная записка на замену монитора

Служебная записка на замену монитора – это документ, с которым в адрес системного администратора, заведующего по административно-хозяйственной части или иного представителя организации, несущего ответственность за имущество, может обратиться любой сотрудник при необходимости. Сегодня мы расскажем о процедуре замены монитора за рабочим компьютером, приведём инструкцию по составлению официальной бумаги.

Монитор на работе

Персональный компьютер и монитор – это неотъемлемые части рабочего стола любого офисного сотрудника, будь то бухгалтер, экономист юрист или кто-то ещё. Во многом качество их работы зависит именно от качества оборудования. Например, если компьютер зависает, выдаёт ошибки и иными способами препятствует осуществлению трудовой деятельности, рабочие показатели, несомненно, пойдут на спад. То же самое можно сказать и относительно монитора. Так, старый монитор может регулярно выключаться, искажать картинку, что крайне важно для работников креативной сферы (дизайн).

Даже в наше время на различных предприятиях иногда встречаются старые ламповые мониторы начала двухтысячных годов. Эти громоздкие устройства не только искажают цветопередачу, но также имеют относительно небольшую диагональ, неблагоприятно влияют на зрение. Если каждый день на протяжении восьми часов работать с некачественным монитором, визит к окулисту не заставит себя долго ждать.

Замена монитора

Каждое оборудование, устройство или инструмент, используемые предприятием в своей деятельности, стоять на бухгалтерском учёте, имеют свои уникальные инвентарные номера. Таким образом для того, чтобы приобрести новый монитор потребуется списать старый. Часто возникает вопрос о том, по какой причине списывать монитор, если он работает исправно, однако не устраивает сотрудника, с ним взаимодействующего. Бухгалтерское законодательство предусматривает моральное устаревание как причину списания. Безусловно, ламповый монитор в двадцатых годах двадцать первого века можно назвать устаревшим устройством.

Процедурой замены монитора будут заниматься несколько сотрудников организации: ответственный за имущество и бухгалтер. Нести ответственность за мониторы и компьютерную периферию может системный администратор или заведующий по административно-хозяйственной части. Этот работник должен принять решение о необходимости и возможности замены старого монитора новым, а бухгалтер – провести ряд учётных мероприятий. В частности, потребуется списать старый монитор, согласовать и выделить деньги на новый, поставить его на учет.

Служебная записка

Служебная записка во всей процедуре обновления монитора выступит документом-основанием. Как правило, если никто из сотрудников не жалуется на своё оборудование, организация его не меняет, так как не видит в этом необходимости. Более того, человек, взаимодействующий с устройством на постоянной основе, лучше знает, когда и что в нем заменить. Монитор не является исключением.

Перед тем, как приступить к оформлению «служебки», следует уточнить, на чьё имя её подавать. Здесь всё может быть по-разному на каждом отдельно взятом предприятии. В теории адресатом может выступить главный бухгалтер, директор, заведующий по АХЧ, системный администратор или кто-то ещё. По идее, служебные записки разделяются на вертикальные и горизонтальные, однако в нашем случае данная классификация неуместна, ведь запросить новый монитор в теории может совершенно любой работник организации.

Инструкция по составлению «служебки»

Служебка по своей структуре разделяется на несколько составных элементов: шапку, содержательный блок с выражением просьбы и мотивировкой запроса, дата оформления и подпись заявителя с расшифровкой. Пройдемся поэтапно по каждому элементу.

Первым делом уделим внимание шапке. Она размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь в дательном падеже прописываем ФИО работника компании, которому адресуется «служебка», занимаемую им должность в штатном расписании. Далее по тексту отметим аналогичный набор сведений уже о заявителе записки, но в родительном падеже. На этом работа по формированию шапки записки завершена.

Следующим шагом начинаем разъяснять суть нашего запроса. Утверждаем, что в течение определенного времени вы работаете за монитором, который вас по каким-то причинам не устраивает. Эти причины необходимо выдать развернуто, чтобы повысить шанс удовлетворения запроса, выдачу нового монитора взамен старого. Также не лишним будет указать модель нынешнего монитора, его инвентарный номер, а также номер кабинета, в котором он установлен.

Ниже по документу мы просим выделить нам новый монитор взамен старого, руководствуясь вышеизложенным текстом. В завершение работы с официальной бумагой необходимо оставить дату её оформления, а также расписаться в «служебке». В таком виде можно передавать записку на рассмотрение адресату. Можно отправить ещё по внутренней корпоративной почте либо вручить нарочно, из рук в руки.

Примерный образец