Служебная записка на командировочные расходы

Служебная записка на командировочные расходы – это документ, с которым сотрудник предприятия, возвратившийся из служебной поездки, может обратиться в адрес бухгалтера или директора, заявить просьбу о компенсации затраченных личных денежных средств. Сегодня мы разберемся, о каких конкретно расходах идёт речь, как правильно их рассчитать, может ли работодатель отказать.

Командировочные расходы

Командировочными расходами признаются денежные средства, которые сотрудник компании, направленный в служебную поездку, затратил на месте временного пребывания. Сюда относят транспорт, жилье и питание. Согласно 167 статье Трудового кодекса Российской Федерации все эти расходы берёт на себя работодатель в лице организации.

На практике процедура может производиться двумя способами:

Первый – сотруднику заранее выделяют определённое количество денежных средств, предполагая, что он самостоятельно купить билеты, забронирует жилье и решит вопросы по транспортировке. Подобная практика применяется не очень часто.

Второй вариант – работодатель самостоятельно решает транспортный и жилищный вопрос, выделяя подчинённому суточные на питание и общественный транспорт. Именно таким образом в большинстве случаев и организуются служебные поездки.

В тех случаях, когда работник выходит за выделенную ему сумму денег, приходится тратить свои, которые работодатель в дальнейшем должен возместить. Для того, чтобы рассчитывать на возмещение, придётся подтвердить действительность затрат и их обоснованность.

Служебная записка

Служебная записка на командировочные расходы заявляется сотрудником уже по факту возвращения из служебной поездки. Именно на основании этого документа директор и будет решать, удовлетворять запрос сотрудника или же не удовлетворять. В случае удовлетворения придётся выделять денежные средства, тут служебка выступит основанием для списания денег.

Следует понимать, что командировочные расходы должны отражаться в бухгалтерской отчётности, с них потребуется уплатить налоги по упрощенной системе налогообложения. Просто выдать деньги из кассы и забыть не получится, ведь первая же налоговая проверка выявит нарушения, что в свою очередь является поводом для привлечения к ответственности по закону.

Сама служебка адресуется директору предприятия, однако исполнять решение, если запрос удовлетворят, будут сотрудники бухгалтерии. В бухгалтерский отдел должна попасть записка с проставленной визой руководителя.

Подтверждающие документы

Директор не одобрит выдачу средств, если не подтвердить действительность и необходимость расходов. Что касаемо действительности, то здесь речь пойдёт о кассовых чеках, договорах найма жилого помещения, договора с гостиницей, билетов на транспорт и так далее. Под необходимостью понимается надобность расходов. Так, например, нет никакой необходимости бронировать номер класса «люкс», когда есть свободные стандартные номера. То же самое касается и перемещения по городу на такси или общественном транспорте.

Если сотрудник воспользовался какой-то дополнительной услугой, придётся доказать, что без неё было не обойтись. Зачастую аэропорт располагается на окраине города или даже за его пределами, а добраться до него на общественном транспорте в ночное время попросту не представляется возможным, следовательно, приходится пользоваться услугами частного извоза. Электронный чек из мобильного приложения заказа такси выступит подтверждение действительности поездки, а авиабилет с датой вылета и временем – необходимости.

Инструкция по составлению служебки

Служебная записка является деловой бумагой из внутреннего документооборота предприятия, а значит, должна формироваться по всем правилам работы с подобной документацией. Соблюдаем деловой стиль языка, выдерживаем определённую структуру. Что касаемо структуры, служебка будет состоять из шапки, основной части с обращением и перечнем расходов в командировке за свой счёт, даты оформления и подписи сотрудника.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны прописать ФИО нашего директора в дательном падеже, полное наименование компании со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее по тексту укажем ФИО и должность согласно штатному расписанию сотрудника, заявляющего служебку, в родительном падеже.

Ниже по документу мы прописываем его наименование, обращаемся к директору с уважением. Теперь мы ссылаемся на сам факт направления в командировку по приказу руководителя (дата издания приказа и его номер), возвращения из неё (срок нахождения в служебной поездке). Затем мы утверждаем, что выделенных предприятием командировочных денежных средств оказалось недостаточно, в связи с чем пришлось платить за некоторые услуги из своего кармана. Далее мы приводим полный перечень расходов, которые нам пришлось понести, обосновывая их необходимость и подтверждая действительность соответствующими документами.

На этом моменте процесс составления служебной записки подходит к завершению, а значит, самое время проставить дату её оформления и заверить всё вышеизложенное автографом работника с расшифровкой (фамилия и инициалы). Теперь можно передавать служебку на рассмотрение директору, а затем нести её в бухгалтерию. Денежные средства могут выдать непосредственно на месте, из кассы в наличной форме, либо приобщить к заработной плате, перевести в период расчета.

Примерный образец