Служебная записка на замену ламп освещения – это документ, с которым в адрес ответственного за хозяйственную часть организации может обратиться любой сотрудник, недовольный качеством освещения в рабочих помещениях. Сегодня мы рассмотрим, какова роль подобной служебной записки, как правильно её оформить, передать на рассмотрение.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Освещение на работе
Освещение на работе – это крайне важный аспект, которому многие работодателя в силу неграмотности или экономии не уделяют должного внимания. Каждое рабочее помещение должно быть достаточно освещено, чтобы сотрудники могли не только трудиться без затруднений, но также меньше уставали от своей деятельности. Научно доказано, что тусклый свет плохо влияет не только на зрение, но и на накопление усталости в целом. Даже в офисных помещениях, где большинство сотрудников проводят рабочее время смотря в монитор, необходимо устанавливать яркие лампы с белым светом. Как известно, здоровый сотрудник – хороший сотрудник, а значит, хороший работодатель сделает всё возможное для удовлетворения базовых потребностей своих подчинённых.
Часто можно встретить, как на предприятиях в качестве осветительных приборов используются некачественные устройства, в том числе и с тусклым тёплым светом. Подобную практику необходимо устранять при обнаружении, ведь это этого будет зависеть здоровье работников.
К кому обращаться
По идее, выступить с подобной служебной запиской может совершенно любой сотрудник организации, однако на практике не принято «перешагивать через голову» и нарушать внутреннюю должностную иерархию. Например, если проблему с освещением подметил, условно говоря, бухгалтер, он должен сообщить об этом своему непосредственному начальнику, главбуху, а тот уже в свою очередь сформирует служебную записку и передаст её в руки компетентного сотрудника.
Конкретный адресат записки будет зависеть от того, на ком лежит ответственность за имущество организации в целом. Обычно такие полномочия делегируются заведующему по административно-хозяйственной части, однако встречаются и исключения из общего правила. Как бы то ни было, перед тем как формировать «служебку», следует уточнить в кадровой службе, на чьё имя её составлять.
Служебная записка
Служебная записка в нашем случае будет нести в себе просьбу, адресованную от одного работника другому, то есть документ будет иметь горизонтальный характер. Часто возникает вопрос о том, зачем вообще нужны служебные записки, если всю процедуру можно провести значительно быстрее, просто заявив устное прошение. Отчасти подобная позиция имеет право на жизнь, ведь действительно, куда более оперативно будет позвонить по телефону или обратиться лично.
Как правило, на небольших предприятиях вопросы по типу нашего решаются без оформления «служебок». Записки используются в уже более крупных организация. Таким образом документооборот компании становится более целостным и единообразным. Более того, сам факт наличия записки послужит подтверждением факта обращения, то есть один сотрудник снимает с себя ответственность и перекладывает её на другого.
Если заведующий по АХЧ, получивший служебную записку, не предпримет никаких мер, его будет ждать дисциплинарная ответственность от работодателя. Передав просьбу в устном формате, в дальнейшем невозможно будет доказать сам факт обращения.
Форма документа
Многие организации в своей внутренней документации закрепляют шаблоны для формирования служебных записок по тем или иным поводам. К сожалению, замена ламп освещения является внештатной ситуацией, для которой, вероятнее всего, отдел кадров не разработал бланка. Как бы то ни было, всегда имеется возможность сформировать «служебку» своими силами, ведь ни Трудовой кодекс Российской Федерации, ни какой-либо иной нормативный правовой акт не предлагают шаблонов к применению.
Для достижения желаемого результата в виде правильно составленной служебной записки нам потребуется чистый лист бумаги формата А4, чёрная или синяя шариковая ручка, если мы хотим оформить текст от руки. В качестве альтернативы допускается исполнить содержание в машинописном виде, однако в этом нет никакой острой необходимости.
Инструкция по составлению записки
В правом верхнем углу листа бумаги пропишем, кому и от кого подаётся «служебка». В дательном падеже укажем ФИО адресата и занимаемую им должность в организации. Далее по тексту оставим аналогичный набор сведений о себе и своей должности, но уже в родительном падеже.
Ниже по документу начинаем разъяснять суть нашего обращения. Утверждаем, что в одном из помещений предприятия смонтированы некачественные осветительные приборы, излучающие тусклый свет, непригодный для работы. Нелишним будет напомнить, когда в последний раз в данном помещении менялись лампочки, сколько времени они уже работают без замены. Здесь же следует предложить свой вариант, какой осветительный прибор смонтировать в данном помещении. Как правило, выбор делают в пользу яркого, белого, холодного света.
В завершение работы с документом необходимо поставить дату его оформления, а также заверить все вышесказанное автографом исполнителя с расшифровкой (фамилия и инициалы). В таком виде «служебку» можно передавать на рассмотрение и ждать ответа. При необходимости с вами могут связаться и задать дополнительные вопросы. Отчет о проделанной работе также должны будут предоставить в письменном виде.
Примерный образец
