Служебная записка на выдачу топливной карты

Служебная записка на выдачу топливной карты – это официальная бумага, с которой представитель организации может обратиться к заведующему по административно-хозяйственной части, попросить выдать пластиковую карту для заправки служебного автомобиля. Сегодня мы разберемся, что такое топливная карта, кому из сотрудников организации она может выдаваться, зачем нужна подобная служебка.

Топливная карта

Организации, которые в своей работе используют транспортные средства и спецтехнику, заключают договоры с заправочными станциями, оформляют для своих сотрудников топливные карты. Это крайне удобный способ ведения дел, ведь он не только позволяет обеспечить горючим всех водителей при необходимости, но также собирать отчетность. Руководство предприятия всегда сможет отследить, кто и сколько заправлялся за учетный период. Таким образом можно выявить, кто из сотрудников недоработал, а кто использовал топливную карту для заправки собственного автомобиля.

Топливная карта – подотчетный предмет, который выдаётся работником под роспись, под их ответственность. Предполагается, что топливная карта может быть использована исключительно по назначению, в целях заправки служебного транспортного средства. В организациях, использующих топливные карты, разрабатываются и утверждаются топливные лимиты. Каждый сотрудник имеет возможность заправиться на определённое количество литров, не более того. Всё, что свыше, потребуется согласовывать с бухгалтерией в индивидуальном порядке, ведь вопрос всегда упирается в деньги.

Получение карты

Топливными картами обычно заведует заведующий по АХЧ или главный бухгалтер. Здесь всё будет зависеть от внутренней организации работы предприятия, однако для заявителя служебки этот вопрос не сыграет большой роли. Обычно вопрос о выдаче топливной карты встаёт при приёме на работу нового сотрудника, смене должности, изменении должностных обязанностей подчинённого. В общем, если кому-то из представителей предприятия понадобилась топливная карта в рабочих целях, следует обращаться со служебкой.

В большинстве случаев заявителем служебной записки выступит не сам водитель, а его непосредственный начальник. Как правило, им будет являться начальник гаража или иной представитель организации, на которого возложена ответственность за транспортные средства, работу сотрудников. Заведующий по АХЧ получит записку, проанализирует её содержание и примет решение. Иногда требуется процедура согласования с директором, то есть до тех пор, пока документ не будет завизирован вышестоящим руководством, топливной карты у работника не появится.

Служебная записка

Служебная записка как разновидность документов используется во внутреннем документообороте предприятия. Посредством записок происходит обмен информацией между различными отделами, осуществляются запросы, выражаются просьбы, доводятся до сведения те или иные факты. В случае с выдачей топливной карты обращение будет носить характер запроса, ведь мы просим выдать имущество организации в подотчет. Водитель, которому вручат карту, будет нести ответственность за каждую копейку, затраченную на ГСМ.

Как показывает практика, служебные записки применяются исключительно на крупных предприятиях, численность сотрудников которых превышает сто человек. В небольших фирмах, в которых трудится до двадцати человек, все вопросы организационного характера можно решить в устном формате, выразив словесный запрос.

Форма документа

Форма служебной записки на выдачу топливной карты не утверждается на законодательном уровне, что позволяет представителям организаций формировать документ в произвольном виде. Отечественный законодатель позволяет частным и государственным организациям разрабатывать и утверждать на локальном уровне собственные фирменные бланки, которыми бы сотрудники пользовались на постоянной основе. Это крайне удобное решение, ведь позволяет не только облегчить задачу работником, снизить на них нагрузку по части работы с деловыми бумагами, но также сделать документооборот фирмы более целостным и единообразным.

Текст служебки допускается исполнить как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Обратим внимание, что оба варианта используются на практике, однако печатный способ выглядит более приоритетным. Как ни крути, а машинописный текст имеет более деловой внешний вил и проще воспринимается человеческим глазом.

Рассказываем, как правильно составить служебку

Служебная записка на выдачу топливной карты будет формироваться по общим правилам делового документооборота, а значит, состоять из вполне конкретных структурных элементов. Речь идёт о шапке, основном содержательном блоке с обращением к заведующему по АХЧ и выдвижением просьбы о выдаче топливной карты, даты формирования и подписи ответственного за исполнение сотрудника.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь необходимо прописать, кому и от кого подаётся служебная записка. В дательном падеже укажем ФИО адресата служебки, занимаемую им должность. Затем отметим аналогичный набор сведений о заявителе, но уже в родительном падеже.

Ниже по документу обращаемся к адресату, утверждаем, что возникла производственная необходимость в выдаче одному из сотрудников топливной карты. Разъясняем, чем вызван подобный запрос, кому необходимо выдать топливную карту, с каким топливным лимитом (если они разные). Просим выдать топливную карту.

В завершение работы с документом мы заверяем всё вышеизложенное подписью заявителя, ставим дату оформления служебки. Теперь, когда документ полностью готов, можно передавать его на рассмотрение.

Примерный образец