Служебная записка на списание сувенирной продукции

Служебная записка на списание сувенирной продукции – это самостоятельный документ, с которым в адрес завхоза или главбуха организации может обратиться отвечающий за сувенирку сотрудник, сообщить о её выбытии, необходимости списания. Сегодня мы постараемся разобраться, что принято понимать под сувенирной продукцией, в каких случаях заходит речь о её списании, как правильно оформить процедуру.

Сувенирная продукция

Под сувенирной продукцией принято понимать изделия, представляющие собой коллекционную ценность. Как правило, это какие-то уникальные предметы из лимитированной производственной партии, которые организация использует в демонстрационных или представительских целях.

Сейчас, когда многие предприятия стремятся развивать свою корпоративную политику, очень часто можно встретить самую разнообразную сувенирную продукцию. Чем больше организация, тем большие различной сувенирки у неё есть:

• шариковые ручки и прочие канцелярские принадлежности;
• предметы посуды, в том числе кружки и тарелки;
• элементы гардероба, шарфы, шапки;
• и так далее.

В общем и целом, разнообразие сувенирной продукции ограничивается исключительно фантазией ответственных за её производство людей.

Следует понимать, что каждая организация по-своему распоряжается сувенирной продукцией. Например, если в одной компании сувенирка используется исключительно в представительских целях, то другие предприятия раздают коллекционные предметы своим сотрудникам за определенные достижения.

Очень часто в фирмах с развитой корпоративной политикой проходят акции по типу: «приведи друга, который отработает, как минимум, три месяца, и получи толстовку с фирменным логотипом организации». Ценности такой толстовке добавляет тот факт, что приобрести за деньги её нельзя, а значит, придется в любом случае выполнять задания руководства.

Списание сувенирки

Сувенирная продукция, по сути дела, является такой же материальной ценность, как и любое другое имущество, используемое в работе предприятия:

• канцелярские принадлежности;
• горюче-смазочные материалы;
• спецодежда.

Все предметы такой категории являются расходниками, то есть со временем имеют свойство заканчиваться. Как известно, вещи, фактически выбывшие со склада, должны быть официально списаны. Для этого ответственный за склад работник должен подать в бухгалтерию соответствующую служебную записку.

В нашем случае в это звено может быть добавлен ещё один работник, как раз и занимающийся распределением сувенирной продукции. Это может быть менеджер, торговый представитель или кто-то ещё.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на списание сувенирной продукции, следует отметить, что отечественный законодатель в настоящий момент не уделяет особого внимания вопросам внутреннего документооборота организаций. Причем это касается как частных компаний коммерческого сектора, так и муниципальных ведомств. В любом случае, их внутренний документооборот остается свободным, то есть может выглядеть фактически как угодно.

Чем с более крупным предприятием мы имеем дело, тем больше оно заботится о своем документообороте. Многие представители свободного рынка и вовсе вводят в работу собственные фирменные бланки, приводящие все официальные бумаги к единообразному внешнему виду.

Если в вашей компании таких бланков нет, придется брать ситуацию в свои руки. Для этого сотрудник должен будет изучить или же освежить в памяти общие правила делового документооборота. Во-первых, держим в уме, что по структуре служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во-вторых, в тексте мы придерживаемся делового стиля языка, нейтрального тона повествования.

Исполнить содержание допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае, как и обычно, станет чистый лист бумаги формата А4.

Рассказываем, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки на списание сувенирной продукции нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы обозначим полное наименование организации, в которой трудимся, а также ФИО и должность сотрудника, к которому будем обращаться, в дательном падеже. О себе автор записки должен оставить собственные ФИО и наименование занимаемой в штатном расписании должности, в родительном падеже.

Ниже по документу обращаемся к коллеге, принимающему решения относительно списания имущества организации, просим его осуществить списание сувенирной продукции, которую мы взяли на те или иные нужды. Например, можно сослаться на использование сувенирки в представительских целях.

В завершение работы с официальной бумагой мы расписываемся за всё вышеизложенное и ставим дату формирования документа. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется только передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции.

Примерный образец