Служебная записка на приобретение цветов для офиса - это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации или её штатного специалиста по закупкам может обратиться один из сотрудников, выразить инициативу относительно размещения цветов в помещении. Сегодня мы разберемся, насколько сильно цветы необходимы офисному пространству, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуЦветы в офисе
Цветы в офисном пространстве является не только отличным элементом декора, но также способом сделать воздух внутри более чистым и свежим. Как все мы знаем из школьных уроков биологии, растения при помощи фотосинтеза генерируют кислород, которым мы, люди, в свою очередь дышим. Многие врачи, в том числе терапевты и оториноларингологи, настойчиво рекомендуют иметь вблизи человека зелёные растения.
Что же до коммерческой стороны вопроса, то здесь, как и а большинстве сфер, все упирается в деньги. Любые зелёные растения сейчас можно найти на рынке и купить за соответствующую цену, нужно лишь иметь желание и материальную возможность. Если с желанием у нас все в порядке, раз мы уже задумываемся о составлении служебной записки, то вот деньги придется поискать.
Служебная записка
Служебная записка как документ представляет собой строго внутреннее обращение, используемое в рамках одной конкретно взятой организации. Основная цель введения такой официальной бумаги в работу - разрешение внутренних вопросов. Так, в нашем случае будет решаться вопрос финансового характера.
Автором подобной служебки в теории может стать совершенно любой сотрудник, которому в голову придет идея относительно приобретения домашних цветов в офис: кадровик, бухгалтер, менеджер по продажам и так далее. Конкретная должность и статус в фирме здесь не сыграет никакой роли.
Что же до адресата, то им выступит человек, уполномоченный принимать решения относительно выделения денежных средств на те или иные нужды, их распределения. Таким сотрудником в небольших компаниях будет являться их руководитель. Так, в обществе с ограниченной ответственностью руководящие полномочия осуществляет его директор. В компаниях с уже набранным штатом сотрудников подобные полномочия будут переданы одному из подчинённых: заведующий по АХЧ, специалист по закупкам, завхоз. Этот работник не только будет обязан следить за обеспечением сотрудников всем необходимым для работы, но также решать вопросы относительно нестандартных запросов.
Иногда мнения одного лишь закупщика окажется вполне достаточно, а иногда ему придется дополнительно обращаться к директору и согласовывать инициативу с ним. Всё зависит от того, каким образом распределены полномочия внутри фирмы.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на приобретение цветов в офис, хочется отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-либо строгих бланков или шаблонов. Отсюда получается, что единой формы, утвержденной на уровне закона, не существует вовсе, а значит, любой желающий имеет возможность исполнить служебку самостоятельно и в свободной форме. Для этого достаточно лишь соблюдать общие правила делового документооборота.
Как известно, все деловые документы должны быть оформлены в более-менее единообразном стиле. Для этого исполнителю потребуется уделить особое внимание общим правилам делового документооборота.
Во-первых, посмотрим на структуру. В частности, наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.
Во-вторых, не стоит забывать о том, что автор должен придерживаться делового стиля языка и нейтрального тона повествования. Это весьма важный момент, поскольку скажется на восприятии нашей служебки.
Исполнить текст документа допускается как от руки с помощью синей или черной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютера и соответствующей периферии. За основу мы возьмём чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебку "на пальцах"
Начинаем составлять служебную записку на приобретение цветов в офис с заполнения её шапки. Так, в правом верхнем углу листа бумаги мы должны будем прописать полное наименование компании, в которую и хотим закупить цветы, а также ФИО и должность человека, к которому собираемся обратиться, в дательном падеже. Далее по тексту, отступив вниз, обозначим аналогичный набор сведений об авторе обращения, уже в родительном падеже.
Ниже по документу официально обращаемся к коллеге, просим его согласовать вопрос относительно закупки цветов в офис. Если у вас есть конкретный перечень растений, которые вы хотели бы видеть, перечислите их в столбик. Также допускается оформить список отдельным документом и приложить его к служебке. Именно таким образом мы бы и составили оформить обращение.
В завершение работы с официальной бумагой необходимо расписаться за всё вышесказанное и проставить дату формирования документа. Когда наша служебная записка будет уже полностью оформлена, можно передавать её на рассмотрение и начинать дожидаться ответа. Говорить о конкретных сроках принятия решения не приходится, всё будет зависеть от занятости нашего руководителя. В теории решение вопроса может занять один рабочий день или же целую неделю. Как только согласование останется позади, вас поставят в известность, попросив расписаться в распоряжении.
Примерный образец
