Служебная записка на открытие счета клиента – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя может обратиться сотрудник организации, выступить с инициативой и достаточными основаниями для открытия счета на одного из клиентов. Сегодня мы разберемся, о каких конкретно счетах здесь идёт речь, какие нужны основания для их открытия, причем здесь служебная записка и как не допустить ошибок при её оформлении.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Счет в организации
Всякий раз, когда речь заходит об открытии или закрытии внутреннего счета в организации, речь идёт о так называемых лицевых счетах. Под лицевым счетом принято понимать своеобразный буфер, привязанный к договору, который используется деловыми партнерами для:
- периодической оплаты товаров и услуг;
- хранения передаваемой друг другу документации в электронной форме.
По большей части, такие счета используются компаниями, занимающимися оказанием тех или иных услуг на рынке. Это может быть сотовая связь, клининг, вывоз мусора и так далее и тому подобное. Услуги подобного характера оказываются периодически, регулярно, а значит, оплата за них должна производиться точно так же. В целях упрощения взаимодействия между деловыми партнерами и открываются подобные лицевые счета.
Отметим, что лицевой счет по своей природе представляет собой что-то на подобие буфера, в котором задерживаются деньги. Фактически, конечно, денежные средства уже будут в распоряжении организации-держателя, однако с точки зрения закона это не совсем так.
Дело в том, что деньги со счета списываются в определенном размере и по определенным числам. Сами условия определяются, конечно же, договором. Например, если на лицевом счету образуется переплата, излишки денег их законный владелец сможет получить назад по своему заявлению. Срок на обработку такого заявления по Закону «О защите прав потребителей» составляет всего десять календарных дней.
Основания для открытия
Все основания для открытия лицевого счета можно условно разделить на две большие категории: добровольные и вынужденные. Конечно, в подавляющем большинстве случаев мы будем говорить именно о добровольном открытии счетов, тем не менее случаются и исключения. Например, существуют ряд организаций, оказывающих услуг по договору публичной оферты. Публичная оферта предполагает, что заключать бумажных договоров нет нужды, правоотношения складываются самостоятельно, на основании закона. Сюда можно отнести услуги по вывозу мусора. Каждый собственник жилья буквально обязан вносить ежемесячные платежи исключительно на основании наличия права собственности на жилое помещение.
Под добровольным основанием для открытия мы понимаем заявление от самого лица, будь то физического или же юридического. Заявление может быть как изложено на бумаге по всем правилам и стандартам, так и выражаться исключительно в виде устной просьбы, брошенной по телефону или в рамках личного разговора между людьми.
Служебная записка
Служебная записка на открытие счета клиента представляет собой строго внутренний документ, необходимый, как нетрудно догадаться, для разрешения внутренних моментов. В нашем случае автором служебки выступит человек, отвечающий за работу с контрагентами, потенциальными клиентами. Это может быть, например, менеджер или специалист договорного, абонентского отделов. Такие работники, среди прочего, занимаются приемом заявлений и заявок на открытие счетов.
Принимать итоговое решение или же утверждать служебную записку на открытие счета должен представитель руководящего поста в организации. Например, это может быть один из начальников отделов или же заместитель директора по какому-то направлению деятельности.
Разбираемся, как составить служебную записку
Процесс формирования служебной записки на открытие счета клиента нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование фирмы, в которой и происходит всё действие, а также ФИО и должность человека, принимающего решения по лицевым счетам, в дательном падеже. Затем здесь же, несколько отступив вниз, оставим ФИО и должность автора данного обращения, в родительном падеже. Следует понимать, что такого набора информации окажется недостаточно, чтобы посчитать шапку оформленной максимально корректно.
Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебки. Здесь мы официально обращаемся к нашему руководителю, просим его по тем или иным основаниям открыть счет для клиента. Не забываем ссылаться на основания, поподробнее разъяснять их содержание и саму суть. Если вы хотите приложить к служебке какие-то документы, прикрепите их на скрепку или степлер, приобщите.
В завершение работы с официальной бумагой необходимо будет расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования служебной записки. Как только основной пласт работы будет выполнен, можно будет говорить о полном завершении работы с данной служебной запиской, передавать её на рассмотрение руководству. Теперь в шапке нашего делового обращения должна появиться заветная виза «согласовано». Это будет означать, что начальник дал «зеленый свет» нашей инициативе, разрешил действовать дальше. Если в дальнейшем кто-то подвергнет открытие счета сомнению, вся ответственность ляжет именно на завизировавшего служебку руководителя.
Примерный образец
