Рекламное письмо

Рекламное письмо – это документ, предлагающий другим субъектам рынка воспользоваться услугами или приобрести товары у организации. Официальная бумага используется коммерческими предприятиями для продвижения на рынке. В настоящем материале мы подробно разберём все тонкости составления рекламного письма.

Роль письма

Рассылка рекламных писем потенциальным контрагентам – это важнейшая часть рекламной кампании коммерческой организации. Его основное отличие от других форм рекламы – нулевая стоимость производства. Рассылка по электронной почте не требует абсолютно никаких затрат от фирмы, однако зачастую приносит желаемый результат.

Способ отправки

Выше уже был обозначен один из способов отправки письма получателям, однако существуют и другие. Среди них:

• факс;
• почтовое отправление;
• личная передача представителю другой организации из рук в руки.

Конечно, наибольший отклик вызовет именно третий способ, так как сотрудник сможет дополнительно ответить на все возникшие вопросы, прорекламировать компанию самостоятельно. На практике предпочтение всегда отдаётся именно рассылке по электронной почте в силу большого охвата и бесплатности мероприятия.

Кто составляет документ

Доверить составление рекламного письма необходимо лицу, разбирающемуся в рекламе. Это может быть маркетолог, опытный копирайтер или иной человек. Отметим, что зачастую компании прибегают к помощи второй стороны. Речь идёт о рекламный агентах или фрилансерах, готовых за небольшую стоимость подготовить качественный рекламный текст.

Содержание официальной бумаги

Содержание рекламного письма – это важнейшая его составляющая. Именно от того, как написан текст, и будет зависеть отклик контрагентов. Недостаточно просто перечислить все предоставляемые услуги или продаваемые товары. Опытный маркетолог знает, что крайне важно определить преимущества относительно других компаний. Они могут выражаться в качестве продукта/работы, сроках выполнения/поставки, стоимости и так далее. Нужно заинтересовать получателя.

Не следует загружать текст различными терминами, расчётами. Человеческий глаз плохо воспринимает большие объёмы рекламной информации. Текст должен быть сжатым, но ёмким. Необходимо уместить как можно больше информации в как можно меньший объём текста.

Правила делового этикета

В силу того, что рекламное письмо относится к корреспонденции, оно должно быть выполнено по всем правилам делового этикета. Их соблюдение выразит серьёзные намерения организации, подчеркнёт уважение к контрагентам. К таковым относят:

• соблюдение делового, строгого стиля языка. Допускаются лишь небольшие отступления с целью заинтересовать получателя;
• отсутствие жаргонизмов, ругательств, оскорблений других представителей рынка. Если не соблюдать этот пункт, можно получить в ответ исковое заявление о нанесении ущерба деловой репутации.

Форма документа

Органы государственной власти не предъявляют особых требований к деловой корреспонденции организаций, однако рекламное письмо является исключением. Оно не должно нарушать положения ФЗ «О рекламе». Рекомендуем предварительно ознакомиться с содержанием закона. Документ принято писать в свободной форме, которая в свою очередь также предъявляет определённые требования, а именно:

• указание, кому и от кого направляется официальная бумага;
• ссылки на законодательство при необходимости;
• подписание ответственным лицом;
• расшифровка оставленного автографа.

В документе должны быть отражены реквизиты компании, чтобы потенциальные контрагенты смогли проверить её через специальные сервисы. Также обязательный пункт – это контактные данные. Если в рекламном письме не указаны средства обратной связи, оно направлено в пустую.

Текст рекламного письма всегда выполняется в печатной форме, так как оно рассылается по электронным ящикам.

Объясняем, как правильно составить рекламное письмо

Первым делом необходимо отметить, кому и от кого направляется документ. Не выйдет оформить рассылку без указания адресатов. В шапке документа прописываем сведения о получателе и отправителе:

• ФИО руководителей и их должности;
• наименования организаций с указанием организационно-правовой формы;
• контактные данные.

Далее по тексту берёт своё начало основная часть, в которой и размещается предложение. Обозначаем весь спектр услуг, преимущества относительно других субъектов рынка с соблюдением норм Гражданского кодекса и ФЗ «О рекламе».

Примерный образец

Остаётся лишь заверить письмо автографом руководителя предприятия, расшифровать его. Не лишним будет отметить, что обращение оформлено и отправлено с уважением к контрагенту. Выражаем надежду на сотрудничество. Доверить рассылку письма следует опытному сотруднику.