Протокол собрания учредителей – это официальная бумага, составляемая в процессе совещания участников общества. В настоящем материале мы рассмотрим особенности ведения протокола, его значение и роль в жизни юридического лица.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Собрание учредителей
Собрание учредителей – это высший административный орган любого общества. Именно на собраниях принимаются все важные решения, касающиеся деятельности предприятия. Это может быть назначение гендиректора, определение векторов развития фирмы, согласование сделок с контрагентами.
Периодичность проведения собраний зависит от повода и желания участников общества. Для отдельно взятых случаев ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» устанавливает вполне конкретные рамки. В частности, это касается выплаты дивидендов.
Председатель
Первым этапом проведения любого собрания является назначение его председателя. Процедура происходит путём простого голосования большинством голосов. Роль председателя предполагает ведение процесса. Именно он будет озвучивать вопросы, стоящие на повестки дня, останавливаться не отдельных моментах. Как правило, эти обязанности возлагают на учредителя с наибольшей долей в уставном капитале общества.
Роль протокола
Протокол является одним из обязательных элементов проведения собрания. В этом документе отражается повестка встречи, ставятся вопросы, принимаются решения. Протокол собрания сможет выступить основанием для принятия дальнейших управленческих решений директором компании, в том числе и кадровых. Официальная бумага имеет свои уникальные реквизиты, что позволяет на неё ссылаться.
Кто пишет протокол
Для ведения протокола предусмотрена специальная должность в штатном расписании юридического лица – секретарь. У него имеются и иные должностные обязанности, однако работы с протоколами находится на первом месте. Сотрудник на должности обязан обладать высоким уровнем грамотности, чтобы не допускать пунктуационных и орфографических ошибок. Возможно, сам протокол или выписку из него придётся предоставлять заинтересованным лицам.
В отдельных случаях квалификации секретаря может оказаться недостаточно. Такая ситуация складывается, когда партнёры обсуждают стратегию экономического развития предприятия. Секретарь, как правило, не сведущ в профессиональных экономических терминах. В таком случае ведение протокола перепоручают более квалифицированному лицу.
Правила написания
Существуют определённые стандарты, установленные для протоколов. В первую очередь рассмотрим моменты, которые обязательно должны быть отражены в документе. К ним относят:
- реквизиты (номер, дата, место);
- наименование общества со ссылкой на его организационно-правовую форму;
- кто из учредителей присутствовал на собрании. Учтём, что явка всех участников общества нужна не во всех случаях;
- вопросы, вынесенные на повестку дня;
- решение, принятое по факту заседания;
- автографы председателя собрания и лица, ведущего протокол, с расшифровкой (фамилия и инициалы).
Выше был представлен минимум сведений, без которых официальная бумага не имела бы юридической силы. В зависимости от метода ведения протокола могут добавляться и иные положения. Например, если протокол пишется в стенографическом варианте, придётся записывать каждую реплику, высказанную на собрании. Как правило, данный метод не используется на практике.
Деловая этика
В силу того, что протокол безусловно относится к официальным бумагам, к нему предъявляются определённые требования по части стиля изложения текста. К стандартным положениям навроде соблюдения пунктуации и орфографии добавляется соблюдение делового стиля языка, подразумевающего официальный стиль речи, отказ от ругательств, фамильярства, грубости. Поддерживаем строго нейтральный тон.
Выписка из протокола
Если имеется необходимость ознакомления с содержанием протокола, необязательно высылать всю его копию. Порой она может занимать несколько десятков листов текста, а заинтересованной стороне будет достаточно лишь нескольких строк. В таком случае практика документооборота обращается к выпискам.
Выписка – это самостоятельная официальная бумага, содержащая в себе конкретные отрывки из первоначального документа. Например, она может потребоваться представителям государственных структур (ИФНС, ФСС, ПФР) или сотрудникам предприятия. Выписка послужит основанием для издания приказа руководителя.
Необходимо учесть, что директор не всегда обязательно является одним из учредителей общества. Он вполне может быть обычным работником, осуществляющим свою деятельность на основании трудового договора с юридическим лицом.
Рассказываем, как правильно составить протокол
Составление протокола, равно как и любого другого документа, следует начать с написания его наименования, присвоения уникального номера для регистрации и документооборота. Здесь же, в шапке, прописываем наименование общества со ссылкой на организационно-правовую форму, указываем дату и место проведения собрания, составления документа.
Следующим пунктом перечисляем состав собрания. Отмечаем только тех учредителей, которые явились на собрание. Далее по пунктам перечисляются вопросы, стоящие на повестке дня. По итогам собрания каждый из пунктов должен быть рассмотрен участниками общества.
Ниже по документу утверждаем решение руководства общества по каждому моменту. Если имеются какие-то приложения к протоколу, указываем их в завершающей части документа. В качестве приложений могут выступить личные заявления от учредителей или проект какого-то нормативного акта, находящегося в разработке.
Примерный образец
На этом процесс составления протокола подходит к завершению. В документе расписываются все учредители, принимавшие участие в собрании, а также лицо, ведущее протокол. Каждый оставленный на бумаге автограф подлежит обязательной расшифровке (фамилия и инициалы).
