Приказ по личному составу

Приказ по личному составу – это вид распорядительных документов, целью издания которых является совершение юридически значимых действий в отношении подчинённых. Зачастую сопровождается составлением прочих официальных бумаг и внесением изменений в текущую документацию предприятия.

Приказ по личному составу

К приказам по личному составу относят все распорядительные документы, так или иначе затрагивающие сотрудников организации. Традиционно к ним относят:

• заключение и расторжение трудового договора;
• наложение дисциплинарного взыскания;
• назначение ответственного лица;
• перевод на другую должность, другое структурное подразделение.

Настоящий вид приказов является составной частью комплекса распорядительных документов, без которой предприятие не сможет существовать и полноценно функционировать. Трудовой кодекс напрямую обязывает работодателя знакомить своих подчинённых со всеми распоряжениями, изданными в их отношении.

Сроки

Распоряжение вступает в силу в дату, указанную в самом документе. Если конкретное чисто не обозначено, то по факту подписания. Действует приказ по личному составу также в рамках обозначенных в тексте официальной бумаги (например, временный перевод на другую должность заканчивается по истечению срока действия приказа) или единоразово. Из вышесказанного можно сделать вывод, что все распоряжения по личному составу можно разделить на две группы: длящиеся и одноразовые (для решения конкретной задачи). К одномоментным документам можно отнести, например, назначение ответственного лица за пожарную безопасность.

Процедура составления документа

Несмотря на то, что приказ издаётся от имени руководителя фирмы, занимается его составлением, как правило, не он. Вопросы, связанные с трудоустройством, переводом, учётом рабочего времени, решает кадровая служба организации. Кадровик или начальник отдела кадров по просьбе директора и пишут будущий документ. Начальник должен будет лишь поставить на нём свою подпись.

Что касаемо исполнения распоряжения, то здесь всё индивидуально на каждом отдельно взятом предприятии. Руководитель поручает контроль одному из подчинённых на своё усмотрение. Как правило, этим также занимается работник отдела кадров. Под исполнением понимается подготовка личной документации сотрудника, внесение соответствующих изменений в официальные бумаги, уведомление и ознакомление лица, в отношении которого и издан приказ.

Основания

Каждое распоряжение руководителя должно иметь под собой документальное основание и обусловленное сложившейся ситуацией на предприятии обоснование. Это не тождественные термины. Основания – это требования, предписания нормативных актов, регулирующих те или иные правоотношения в сфере труда. Речь может идти как о государственных законах, так и о локальных актах компании. Обоснование – это юридическое событие, которое послужило началом процедуры. Оно может выражаться, например, в письменном заявлении подчинённого.

Форма документа

На сегодняшний день не существует никаких общеобязательных бланков для составления распорядительных документов руководителей предприятий. Все приказы пишутся и издаются в свободной форме. Однако свободная форма также подразумевает определённые правила:

• вполне конкретная структура официальной бумаги (реквизиты, основная часть);
• чёткость и ясность изложенного текста;
• деловой стиль речи;
• и так далее.

Что касаемо способа написания, то здесь всё стандартно. Практика документооборота выработала два основных варианта изложения текста на бумаге: рукописный с помощью чёрной или синей шариковой ручки (но не карандаша) и машинописный при помощи компьютерных средств. Необходимо учесть, что любое распоряжение руководителя – это документ, который должен иметь физическую форму. Это означает, что компьютерную версию в любом случае придётся распечатать и заверить подписью начальника. Разослать электронный файл по корпоративной почте всем заинтересованным сотрудникам не представляется возможным.

Объясняем, как правильно составить приказ

Распоряжения по личному составу имеют вполне конкретную структуру, которую рекомендуется соблюдать: реквизиты, основная часть документа и подписи. Следует уделить должное внимание каждой из них. Начинают всегда, как правило, именно с шапки.

В верхней части листа бумаги пишется наименование организации. Указывать ИНН, ОГРН, юридический адрес необязательно, однако если используется фирменный бланк эти сведения уже будут прописаны. Затем по центру листа пишется слово «приказ», ему присваивается номер для документооборота внутри фирмы. Ниже по документу обозначается дата его издания и населённый пункт, в котором физически располагается офис компании.

Следующим шагом переходим к основной части приказа. Первым делом следует обозначить, что стало причиной издания распоряжения. На практике используется формулировка «В связи с …». После этих слов описывается юридическое событие, ставшее обоснованием. Далее руководитель отдаёт те или иные распоряжения своим подчинённым, решает вопросы по личному составу (например, назначает дисциплинарное взыскание в виде выговора за опоздание). В завершение основного блока указываются документы-основания. Под ними понимаются официальные бумаги, которые и стали в юридическом смысле инициаторами процедуры. Это может быть заявление сотрудника, докладная записка или акт.

Последней частью официальной бумаги является подписи лиц. Главный автограф, конечно же, принадлежит самому директору. Также по общему правилу в приказе расписываются все упомянутые в нём лица:

• работник, в отношении которого издан приказ;
• ответственное за исполнение распоряжения лицо;
• подчинённый, осуществляющий контроль за исполнением.

Примерный образец

Следует указывать ФИО человека, его должность на предприятии согласно штатному расписанию и подпись с расшифровкой. Как только документ будет заверен подписями всех необходимых участников, он обретает юридическую силу. Ставить оттиск фирменной печати необязательно.